L’intégration à distance d’un collaborateur est un défi pour l’entreprise. Et pour réussir l’onboarding, l’entreprise doit s’adapter. Les mots d’ordre : digitalisation, anticipation, communication.

En 2021, 22 % des actifs ont eu recours au télétravail en moyenne chaque semaine d’après l’INSEE. Si le “TT” est en légère baisse depuis la fin de la crise sanitaire, ce mode de travail flexible reste privilégié dans certains secteurs et permet de renforcer sa marque employeur auprès des jeunes actifs notamment. Ainsi, en tant qu’employeur, intégrer des nouveaux salariés à distance peut être tout aussi efficace qu'une intégration en personne si vous utilisez la bonne stratégie et les bons outils.

Comment réussir l’onboarding à distance des nouveaux collaborateurs ?

En tant que dirigeant et potentiellement manager d’équipes, il est important que vos nouveaux collaborateurs comprennent rapidement les enjeux qui gravitent autour de votre activité et assimilent les rouages pour être opérationnels rapidement. De même, il est nécessaire que le matériel technique (ordinateur, smartphone) mis à disposition de votre nouvel employé soit envoyé à temps pour ne pas retarder le début de la prise de poste.

Pour ce faire, il est important de définir avec vos collaborateurs RH un plan d’onboarding ou une check-list d’onboarding qui s’applique à tous les nouveaux salariés intégrant votre entreprise afin que le processus soit rapide et fluide, et que la nouvelle recrue dispose de toutes les informations et ressources nécessaires.

Préparer le dossier administratif du nouveau collaborateur

Assurez-vous que le dossier administratif du nouveau salarié soit bien créé avec sa fiche de renseignement ainsi que son contrat de travail pour finaliser le recrutement. N’oubliez pas non plus de prévoir la visite médicale obligatoire du salarié suite à son recrutement, et ce même s’il travaille à distance.

Fournir du matériel à votre employé à distance

En ce qui concerne les considérations pratiques, quelques jours avant la prise de poste, le collaborateur à distance doit recevoir le matériel nécessaire pour commencer sereinement à travailler. Ce matériel comprend généralement un ordinateur avec les logiciels utiles installés et un guide d’utilisation, ainsi qu’un téléphone.

Pour les logiciels, le nouveau salarié doit avoir à disposition ses identifiants afin de se connecter aux outils en ligne facilement.

Désigner un mentor pour tout nouveau collaborateur

Assignez un mentor virtuel aux nouveaux salariés pour les aider à naviguer dans leur nouveau rôle et à poser des questions sur l’entreprise, les missions, le fonctionnement en interne, et plus encore. Ce mentor peut être choisi parmi les managers ou les collègues de la nouvelle recrue, qui trouvera sa place plus aisément au sein de vos employés. Avoir recours à un plan de mentorat peut également aider à renforcer les liens entre les nouveaux collaborateurs et l'entreprise.

Partager la culture d’entreprise même à distance

Utilisez des vidéos, des sessions de présentations en ligne ou des webinaires pour présenter l'entreprise et sa culture d'entreprise aux nouveaux collaborateurs se trouvant à distance. Cela les aidera à mieux comprendre l'entreprise et à se sentir connectés à la culture d'entreprise. Vous pouvez également proposer une formation en ligne si vous intégrez plusieurs collaborateurs au même moment.

Par ailleurs, il est tout à fait envisageable d’envoyer un colis aux collaborateurs avec un “Kit de Bienvenue” qui contient des goodies à l’effigie de l’entreprise :

  • casque audio ;
  • tapis de souris ;
  • disque dur externe ou clé USB ;
  • batterie externe ;
  • mug ;
  • stickers…

Ce type de kit aide à créer un premier lien d’appartenance avec l’entreprise, même pour un collaborateur à distance.

Vous pouvez avoir recours à un prestataire spécialisé dans la création de ces Kits de Bienvenue (ou Welcome Pack / Welcome Box). Notez que certains prestataires français proposent des Kits de Bienvenue avec des goodies éco-responsables.

Anticiper le programme du Jour-J

Le premier jour est forcément crucial pour tout nouvel arrivant et d’autant plus quand ce dernier ne se rend pas au bureau et télétravaille. Préparez-lui un programme pour son premier jour afin que son intégration dans l’entreprise se fasse sereinement. Le parcours d’intégration peut comprendre une réunion en visio avec vous et son mentor, une vidéo de présentation de l’entreprise et des informations clés du poste, ainsi qu’un moment de convivialité entre vos employés pour favoriser les interactions au sein de vos équipes.

Comment renforcer le travail d’équipe lors de l’intégration à distance d’un collaborateur ?

Utiliser la messagerie en ligne

La messagerie en ligne est l’outil incontournable pour faciliter l’intégration du nouveau salarié et lui permettre de collaborer efficacement avec son équipe à distance.

En tant qu’employeur, vous pouvez présenter le nouveau collaborateur via la messagerie en ligne afin que tous les salariés de l’entreprise soient informés de son arrivée.

Autre étape importante : le nouveau salarié doit être intégré dans des groupes de travail virtuels avec les autres membres de son équipe pour l’intégrer officiellement à l’entreprise et lui mettre le pied à l’étrier dans ses missions.

Demander l’avis des nouvelles recrues (feedback)

Pour perfectionner son onboarding à distance, il est important de demander aux collaborateurs leurs retours honnêtes et transparents sur leur expérience d’onboarding. Au bout de quelques semaines au sein de l’entreprise, n’hésitez donc pas à organiser une réunion avec le nouveau salarié pour lui demander son ressenti et d’éventuels points d’amélioration à prévoir pour l’intégration de ressources humaines au sein de l’entreprise.

Une fois l’onboarding à distance réussi, il peut être intéressant de proposer au nouveau collaborateur une visite des bureaux dans le mois qui suit la prise de poste afin de renforcer les liens entre ce dernier et l’équipe.