Le smartphone reste un outil stratégique majeur pour toutes les communications professionnelles, permettant de soigner la relation clients. Pour cela, un suivi des appels est primordial, notamment via le répondeur téléphonique. Quel message pour un répondeur professionnel ? Comment changer son répondeur professionnel ? Les réponses de nos experts.
Message pour répondeur professionnel : pourquoi est-il important ?
Le répondeur téléphonique de votre smartphone professionnel est parfois le tout premier contact avec un prospect, raison pour laquelle il se doit d'être soigné. La première image que vous laissez aux clients, prospects et partenaires potentiels se joue en effet dès la première communication, et ce, même au téléphone.
Le message professionnel pour répondeur est donc un véritable outil stratégique en termes de gestion de la relation clients. S'il est bien travaillé, il permet ainsi de :
- créer une première impression positive et rassurante ;
- limiter la volatilité des contacts, qu'il s'agisse de clients ou de prospects ;
- améliorer l'image de marque de l'entreprise, en démontrant son envie d'optimiser l'expérience client et de garder le lien ;
- rassurer les appelants sur le fait qu'ils ont bien composé le bon numéro ;
- donner des informations essentielles, telles que les horaires d'ouverture de l'entreprise, la disponibilité de l'interlocuteur, etc.
Bon à savoir
On distingue deux types de répondeurs professionnels : le répondeur enregistreur - qui laisse la possibilité aux appelants de laisser un message vocal – ou le répondeur simple (ou direct), qui donne des informations sur l'entreprise mais ne permet pas de laisser un message vocal.
Comment élaborer un message de répondeur professionnel efficace ?
Le message professionnel pour répondeur doit remplir plusieurs objectifs pour être pleinement efficace, principalement deux : informer l'appelant et lui laisser une impression chaleureuse.
Le contenu d'un répondeur professionnel
Certains éléments clés doivent composer le message pour répondeur professionnel, afin d'apporter toutes les informations utiles à l'appelant :
- le nom de l'entreprise ou de l'interlocuteur appelé, afin de rassurer l'appelant sur le fait qu'il est bien au bon numéro ;
- les motifs de l'indisponibilité, comme le fait d'être en dehors des horaires d'ouverture, d'être déjà en communication, etc. ;
- les horaires auxquelles l'appelant peut rappeler ou des moyens alternatifs de contact (adresse mail, numéro d'un autre collègue, site web de l'entreprise, etc.) ;
- les délais de reprise de contact, le cas échéant, si vous demandez les coordonnées de l'appelant dans le message afin de le rappeler ;
- les formules de politesse, bien sûr, à l'ouverture et à la clôture du message.
Les conseils sur la forme
Au-delà du contenu, le message professionnel pour répondeur doit être soigneusement travaillé sur la forme, en appliquant ces quelques conseils :
- Élaborez un message court et précis, de 30 secondes grand maximum. Vos phrases doivent être brèves et faciliter la compréhension de l'appelant.
- Ayez un ton professionnel, courtois et chaleureux à la fois. N'oubliez pas que ce message peut être la première impression que vous laissez aux prospects et partenaires.
- Veillez à la qualité sonore du message. Ce dernier doit être audible, sans bruit de fond, avec une bonne élocution.
- Personnalisez le message selon la période et les circonstances (congés, week-ends, jour férié, etc.).
Trois exemples de messages professionnels
Pour vous accompagner dans cette démarche, voici quelques exemples de messages pour répondeur professionnel.
Exemple de message professionnel pour répondeur d'un auto-entrepreneur
« Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de [Prénom et nom de l'interlocuteur] de l'entreprise [nom de l'entreprise]. Je ne suis pas disponible pour le moment, mais n'hésitez pas à me laisser un message vocal avec vos coordonnées, ainsi que la raison de votre appel. Je me ferai un plaisir de revenir vers vous dès que possible. »
Exemple de message de répondeur d'une entreprise
« [Nom de l'entreprise], bonjour ! Nous ne sommes malheureusement pas en mesure de répondre à votre appel pour le moment. Nous sommes ouverts du lundi au vendredi, de 9h à 18h. N'hésitez pas à nous rappeler durant ces horaires ou à nous laisser vos coordonnées, ainsi que la raison de votre appel. Un membre de notre équipe vous rappellera dans les plus brefs délais ! Merci, à bientôt ! »
Exemple de message professionnel lors de congés
« Bonjour, vous êtes bien sur le répondeur de [nom/prénom et/ou nom de l'entreprise]. Je suis actuellement en congés jusqu'au [date retour] inclus. Je prendrai connaissance de votre message dès mon retour. N'hésitez pas à me laisser vos coordonnées et la raison de votre appel. En cas de demande urgente, vous pouvez joindre [nom du collègue] au [numéro professionnel]. Merci, à bientôt ! »
Comment changer son message d'accueil de répondeur ?
Pour changer votre message d'accueil de votre répondeur, rendez-vous dans la messagerie de votre téléphone et procédez par étapes (à adapter selon le type de smartphone et le système d'exploitation). Sur un iPhone, par exemple, procédez comme suit :
- Appuyez sur l'icône téléphone puis sur « Messagerie », en bas à droite.
- Cliquez ensuite sur « Annonce » en haut à droite.
- Sélectionner « Personnalisée » puis « Enregistrer » pour créer votre nouveau message de répondeur professionnel.
- Cliquez sur « Arrêter » dès que vous avez terminé votre message.
- Écoutez-le, afin de vérifier qu'il vous convienne et que la qualité de l'enregistrement soit correcte.
- Cliquez sur « Valider » si vous souhaitez enregistrer votre nouvel enregistrement en tant que message d'accueil de répondeur.