La période de pré-intégration est très souvent oubliée par les entreprises qui pensent qu'un candidat ayant accepté leur offre et signé une promesse d'embauche ou un contrat, leur est définitivement « acquis ». Or, même si son engagement a été donné par écrit, rien n'est réellement garanti, car d'autres recruteurs vont continuer à le solliciter. S'ils estiment avoir trouvé un bon profil, ils feront le maximum pour capter son attention, surtout s'ils ressentent l'urgence de la situation. L'aspirant collaborateur, qu'il se montre honnête ou non, prêtera sûrement une oreille attentive à ces opportunités, au mieux par curiosité, au pire, par intérêt. Dans tous les cas, le risque de voir s'évaporer la nouvelle recrue sur la ligne d'arrivée du recrutement est grand. Avec une offre d'embauche en main, les candidats en position de force se montrent plus performants en entretien pour exprimer leurs atouts et négocier avantageusement avec une autre entreprise. [Voici quelques] moyens d'action.

#1. Soyez réactif

Au début de la relation, le futur collaborateur a peu d'éléments objectifs pour vous évaluer en dehors de votre capacité de réactivité sur des points le concernant (envoi des différents documents, réponses à ses questions…). Confortez-le dans son choix et placez-le rapidement dans les meilleures conditions de prise de poste. Faites en sorte que les délais entre la réponse positive, la signature du contrat ou l'entrée en poste ne soient pas trop longs en mobilisant vos équipes dans ce sens.

#2. Définissez vos procédures internes

Rédigez une promesse d'embauche (engagement très apprécié), remettez la preuve de la DPAE (Déclaration Préalable à l'embauche) au collaborateur, prenez rendez-vous pour lui avec la médecine du travail, proposez-lui une lecture du contrat de travail quelques jours avant son arrivée et adressez-lui, avant sa prise de poste, les formulaires de la mutuelle santé et de la prévoyance. Préparez en amont les outils qui lui permettront de démarrer dans de bonnes conditions (badge, PC, boîte e-mail, téléphone portable…). (...)

#3. Communiquez régulièrement avec le nouvel entrant

Toutes les occasions sont bonnes pour rester en contact avec votre futur collaborateur, au mieux par téléphone ou, sinon, par écrit. Les marques significatives de reconnaissance sont autant de preuves tangibles qu'il est désiré et attendu. Elles éloignent les doutes de dernière minute et favorisent la motivation. La fréquence et la qualité des échanges permettent de créer un véritable lien de loyauté, rempart le plus efficace contre les éventuelles propositions extérieures. Si le candidat est chassé en cette période, il lui sera alors plus difficile d'accepter d'autres opportunités. La rédaction d'un livret d'accueil contenant toutes les informations pratiques et utiles est pertinente. Dans le même esprit, la réalisation d'une vidéo spécialement dédiée à l'intégration peut représenter un moyen original et plus moderne de transmettre vos messages. Une vidéo « maison » aura autant d'attrait qu'une production professionnelle. (...)L'intégration commence le premier jour de travail du nouveau collaborateur et recouvre a minima la période d'essai pendant laquelle chacune des deux parties peut rompre librement* et sans formalisme** le contrat de travail. Après plusieurs semaines de recherche, l'intégration est naïvement vécue par les employeurs comme un aboutissement, alors que s'annonce l'étape la plus complexe et la plus risquée du processus de recrutement : le passage de relais entre ceux qui recrutent et les opérationnels qui « travaillent avec » et « intègrent ». Les chiffres parlent d'eux-mêmes : près de 20 % des contrats sont rompus dans les trois mois de la prise de poste*** et plus d'un tiers avant leur premier anniversaire. (...)

#4. Impliquez les équipes

Intégrez les autres comme vous aimeriez qu'ils vous intègrent ! Cette règle simple, qui relève du bon sens, doit être un leitmotiv à répéter aux collaborateurs qui oublient trop souvent qu'ils ont, eux aussi, un jour débuté. Lorsqu'elle est respectée par tous dans l'entreprise (DG, RH, managers et collègues), elle permet de corriger naturellement les mauvaises pratiques et de développer les comportements positifs. (...)

#5. Organisez le travail

Indiquer où se trouvent le bureau et la cafétéria n'est pas suffisant. C'est l'ensemble du cadre de travail que vous devez faire découvrir dès les premiers jours : visite guidée, plan des locaux avec les lieux stratégiques comme les machines à café, liste des meilleurs restaurants du quartier… Pensez aussi au trombinoscope qui est une aide précieuse pour comprendre l'organisation et savoir qui appeler en cas de besoin. Assurez-vous que votre collaborateur ait accès aux outils et procédures en lien avec son poste (logiciels métiers, CRM, RGPD, saisie des temps, des notes de frais…). (...) Développez l'esprit d'équipe de l'ensemble des collaborateurs afin de favoriser une montée en compétences progressive du nouvel intégré. Evitez les situations extrêmes de surcharge de travail ou, presque pire, les journées « vides ». Pour cela, vous pouvez mettre en place une solution de parrainage / tutorat /mentorat ou réaliser un plan de développement des compétences.

#6. Effectuez un suivi régulier

Chacun a intérêt à savoir où en est l'autre et à communiquer en transparence pour limiter le risque de rupture de la période d'essai, en se donnant une chance de se corriger en cas d'écart par rapport à l'attendu. Les deux principaux acteurs du suivi sont les RH et le manager direct. Il est également important de chercher à obtenir le feedback des collègues de travail sur la prise de poste du nouvel arrivant, d'autant plus s'ils ont contribué au processus de recrutement ou s'ils ont une responsabilité dans sa montée en compétences. (...) N'hésitez pas à aborder la question de son bien-être, et à faire le point sur ses compétences acquises, l'organisation du travail, ses réussites et les difficultés qu'il rencontre. Apprenez à travailler avec lui, à écouter ses propositions et à définir conjointement les actions à mettre en place.Dans certains cas, vous mettrez fin à la période d'essai d'un collaborateur. Ce jour-là, face à lui, vous serez heureux d'avoir fait un suivi sérieux, de l'avoir alerté et de lui avoir laissé le temps et les moyens de progresser. Disposant d'éléments tangibles expliquant votre décision, le salarié sera moins surpris et l'acceptera plus facilement. * Librement mais sans abus. La loi et la jurisprudence définissent des interdictions pour l'employeur. ** La période d'essai est rompue sans formalisme, sauf si la convention collective le prévoit, et à l'exception des ruptures pour faute qui doivent respecter la procédure disciplinaire. En pratique, même si elle peut être verbale, la rupture de la période d'essai fait le plus souvent l'objet d'un courrier remis en main propre contre décharge ou d'un courrier en recommandé avec accusé de réception. *** Source : Etude Dares, janvier 2015.