Lorsque vous appelez un numéro standard, une voix vous accueille en vous invitant à appuyer sur les touches clavier de votre téléphone pour joindre un service spécifique. Il s'agit d'un serveur vocal interactif, un service de téléphonie d'entreprise très répandu qui peut vous être utile en tant que professionnel, et ce, même si vous êtes à la tête d'une petite structure.
Qu'est-ce qu'un serveur vocal interactif ?
Un serveur vocal interactif, également appelé standard téléphonique, est un système informatique capable de gérer des appels simultanés. Il réagit aux actions de vos interlocuteurs lorsque ces derniers appuient sur les touches clavier de leurs téléphones ou par reconnaissance vocale.
Le SVI se base sur la technologie VoIP (ou Voice Over Internet Protocol). Concrètement, la VoIP permet aux appelants de passer des appels via internet, et non pas via une connexion analogique traditionnelle. Parmi ses solutions, on trouve la reconnaissance vocale donc, une méthode de traitement de la parole dans laquelle les données vocales sont envoyées à des serveurs distants pour être analysées et converties en texte.
Quels sont les avantages du SVI ?
Oubliez l'image du répondeur froid et impersonnel. Un SVI n'est pas juste un standard automatique. C'est un assistant intelligent, qui travaille 24h/24 pour améliorer vos interactions avec vos clients.
Mieux accueillir vos appelants, sans mobiliser vos équipes
Le SVI est un excellent moyen d'accueillir vos correspondants en dehors des heures de bureau. Il leur permet d'accéder facilement aux informations dont ils ont besoin 24/7 : horaires d'ouverture, prestations proposées, conditions générales, tarifs, etc. Vous pouvez également le programmer pour transférer l'appel entrant vers un autre numéro et ainsi rester joignable en cas d'absence.
De plus, le serveur vocal interactif vous aide à favoriser les échanges avec vos interlocuteurs. Il peut recueillir certaines informations pour vous avant de décrocher l'appel : code postal, prestation demandée, etc. Ainsi, vous pourrez traiter au mieux leurs demandes.
Rendre l'expérience téléphonique plus fluide
Un client qui tombe sur un répondeur impersonnel ou qui attend 5 minutes pour une information basique n'est pas un client satisfait. Tandis qu'un SVI bien paramétré permet de générer :
- moins d'attente ;
- moins de frustration ;
- davantage de réponses dès les premières secondes.
Vous améliorez ainsi l'expérience utilisateur et votre image de marque.
Exploiter vos appels comme une ressource stratégique
Le SVI n'est pas seulement un outil de tri. C'est aussi un capteur de signaux faibles. En identifiant les requêtes fréquentes ou les options les plus sélectionnées, vous collectez des données utiles pour ajuster vos services. Une façon simple de mieux comprendre vos clients, d'anticiper leurs besoins... et de devancer la concurrence.
Comment fonctionne un SVI ?
Concrètement, le SVI agit comme une porte d'entrée intelligente dans votre entreprise. Lorsqu'un client appelle, il est accueilli par un message vocal, puis redirigé selon ses choix ou ce qu'il dit.
Ces choix sont définis à l'avance dans un arbre de scénarios. Vous déterminez les étapes, les options, les redirections et les messages. Tout est personnalisable. Et grâce aux solutions modernes de téléphonie IP, plus besoin d'infrastructure complexe : tout se pilote depuis une interface en ligne.
Conseil
Confier sa téléphonie d'entreprise à un acteur professionnel comme Orange Pro sera un gage de sécurité et de performance.
Comment créer un serveur vocal interactif ?
Créer un serveur vocal interactif efficace est une question de méthode. Voici comment procéder :
- Cartographiez vos besoins : quelles demandent reviennent souvent ? Où perdez-vous du temps ?
- Créez un menu clair et logique : pas plus de 3 ou 4 choix au premier niveau, et des intitulés limpides.
- Soignez la voix : optez pour des messages vocaux chaleureux, et évitez si possible le ton robotique.
- Testez et ajustez : votre SVI n'est pas figé. Il évolue avec votre activité et vos retours clients.
- Analysez les usages : volume d'appels, choix des options, temps d'attente... Les statistiques téléphoniques sont précieuses pour améliorer votre service.
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