La gestion d'entreprise consiste à utiliser et organiser les ressources d'une entreprise pour atteindre les objectifs que celle-ci s'est fixés, et assurer sa pérennité. Elle suppose d'être réactif et de prendre des mesures concrètes pour l'activité.
La gestion d'entreprise s'appuie sur plusieurs piliers, comme la planification stratégique, le management, l'analyse financière, ou encore la gestion des comptes clients.
De manière générale, lorsqu'on parle de gestion d'entreprise, il s'agit donc de maîtriser les aspects financiers de l'entreprise pour assurer sa bonne exploitation.
1. Vous fixer des objectifs
Lorsqu'on gère une entreprise, il est important de se fixer un cap en tant qu'entrepreneur. Cela revient à définir un ou plusieurs objectifs, et à mettre en œuvre toutes les mesures pour les atteindre. Le risque, en négligeant cette étape, est de s'éparpiller et de prendre des décisions non pertinentes, car non motivées par un but spécifique.
Quelle est la règle d'or à suivre pour vous fixer des objectifs ? Définissez des objectifs SMART, c'est-à-dire spécifiques (specific), mesurables (measurable), atteignables (attainable), réalistes (relevant) et temporels (time-based).
Quelques exemples d'objectifs SMART pour un projet de gestion d'entreprise :
- Augmenter de 20% son chiffre d'affaires d'ici un an ;
- Atteindre 50 000 visiteurs uniques par mois sur son site Internet dans les 6 prochains mois ;
- Augmenter le taux de fidélisation de ses clients de 10 % d'ici un an.
Comme vous pouvez le constater, les objectifs SMART sont spécifiques et s'inscrivent dans une temporalité précise. Ainsi, vous fixer comme objectif d'augmenter votre chiffre d'affaires de 10 % dans les 6 prochains mois (par exemple), plutôt que simplement augmenter votre chiffre d'affaires, vous permet de prendre des mesures concrètes pour y parvenir.
2. Élaborer une stratégie d'entreprise
Cette étape découle directement de la précédente.
En effet, établir un plan avec des actions hebdomadaires, mensuelles ou trimestrielles (en fonction des besoins de votre activité) est le meilleur moyen d'atteindre les objectifs avec votre entreprise.
Par exemple, supposons que l'un de vos objectifs consiste à augmenter le taux de fidélisation de vos clients de 10 % d'ici un an. En vous fixant cet objectif, vous allez pouvoir vous poser les questions suivantes :
Quelle action puis-je entreprendre dès aujourd'hui pour tendre vers cet objectif ?
Sur le plus long terme, quelles mesures puis-je mettre en place ? Ce mois-ci ? Ce trimestre ? Puis les trimestres suivants ?
N'oubliez pas de suivre régulièrement vos objectifs et de modifier ce qui ne fonctionne pas dans votre plan d'actions stratégiques.
3. Éviter les charges fixes trop importantes
Les charges fixes sont les dépenses récurrentes de l'entreprise, dont le montant est identique quel que soit le niveau de l'activité de l'entreprise. On les oppose aux charges variables, dont le montant est directement lié à l'activité de l'entreprise.
Les charges fixes sont, par exemple : le loyer, les primes d'assurance, l'électricité, les honoraires d'avocat ou d'expert-comptable, etc.
Il est important de connaître le niveau de charges fixes de votre entreprise. En effet, celles-ci font partie du calcul du seuil de rentabilité, qui correspond au montant de chiffre d'affaires au-delà duquel l'entreprise réalise un bénéfice.
Il est également important de limiter les charges fixes de l'entreprise. Vous pouvez, à ce titre, agir sur plusieurs leviers. Quelques exemples non exhaustifs :
- Négocier vos contrats fournisseurs ;
- Éviter les dépenses manifestement trop élevées par rapport aux moyens de votre entreprise (bureaux trop grands, abonnements non nécessaires…) ;
- Utiliser un seul fournisseur pour vos outils de communication ;
- Externaliser certaines activités ;
- Réétudier les contrats de l'entreprise de manière régulière.
De manière générale, la règle est que les dépenses de l'entreprise doivent augmenter au fur et à mesure que votre développement le permet.
4. Maîtriser vos décalages de paiement
Le besoin en fonds de roulement (BFR) est un indicateur essentiel pour toute entreprise. Il correspond au décalage de trésorerie de l'entreprise, et aux fonds dont celle-ci a besoin pour financer son exploitation. En tant qu'entrepreneur, il est nécessaire d'apprendre à maîtriser les décalages de trésorerie entre les dépenses et les recettes pour réussir à bien gérer votre entreprise. En effet, ces décalages peuvent engendrer des "trous" dans la trésorerie. Or, une entreprise en phase de croissance qui ne maîtrise pas sa trésorerie peut rapidement se retrouver en difficulté.
Pour éviter de vous retrouver dans une telle situation, un seul mot d'ordre : l'anticipation. Pensez à établir un plan de trésorerie, c'est-à-dire un tableau comptable qui répertorie les transactions mensuelles de l'entreprise. Ce tableau est divisé en deux grandes catégories : les décaissements et les encaissements prévisionnels. Il est possible de le réaliser sur Excel (des modèles gratuits sont disponibles sur Internet), ou via un logiciel de comptabilité.
5. Mesurer la performance de l'entreprise
Bien gérer votre entreprise suppose de pouvoir mesurer sa performance. Par performance, on entend la capacité à atteindre des résultats en utilisant ses ressources de manière optimale. Celle-ci peut se mesurer à l'aide de plusieurs indicateurs, aussi appelés KPIs (acronyme pour Key Performance Indicator) :
- Le ROI (retour sur investissement), qui mesure la rentabilité d'un investissement particulier ;
- Le BFR (besoin en fonds de roulement) ;
- Le coût d'acquisition (montant dépensé pour acquérir un nouveau client) ;
- Le chiffre d'affaires ;
- Le seuil de rentabilité.
6. Tenir une comptabilité à jour
Étape repoussoir pour certains, la comptabilité est pourtant un élément crucial dans la gestion d'une entreprise et de son quotidien. Même si vous avez décidé de confier votre comptabilité à un professionnel, il est important de la suivre régulièrement et de comprendre tous les termes nécessaires à la compréhension des enjeux financiers.
Ainsi, n'hésitez pas à échanger avec votre expert-comptable, à le questionner sur les performances de votre entreprise et sur ses difficultés potentielles, à suivre votre trésorerie, etc. Cela vous permettra d'avoir une vision d'ensemble de votre activité et de prendre les décisions les plus pertinentes au quotidien pour bien gérer votre entreprise.
Vous êtes micro-entrepreneur ? Les choses sont un peu différentes pour vous, car vous bénéficiez d'une comptabilité ultra-allégée pour vous aider dans votre gestion. Celle-ci consiste à ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité, tenir un livre-journal des recettes, établir des factures et tenir un registre des achats (si votre activité a pour objet l'achat-revente). Si ces obligations sont plus légères par rapport à une entreprise "classique", elles doivent néanmoins être respectées. A ce titre, vous pouvez choisir de prendre en charge votre comptabilité vous-même, ou bien la déléguer à un professionnel.
7. Établir un calendrier des dates importantes
Les formalités des entreprises dépendent du régime fiscal choisi. En fonction du vôtre, pensez à établir un calendrier des dates importantes pour la vie de votre entreprise pour assurer une bonne gestion de votre entreprise :
- Les déclarations fiscales (TVA si vous y êtes redevable, impôt sur les sociétés, BIC, BNC, CFE, etc.) ;
- La déclaration et le paiement des cotisations sociales ;
- Les déclarations sociales nominatives, si vous avez des salariés ;
- Le dépôt des comptes annuels (pour les sociétés commerciales) ;
N'hésitez pas à réaliser un calendrier au format papier et à l'accrocher au-dessus de votre bureau, ou à tout endroit où vous serez susceptible de le voir chaque jour. Le respect de ces dates est important. En effet, si vous vous acquittez en retard du paiement de la TVA ou de vos cotisations sociales (pour prendre un exemple), vous serez soumis à des majorations qui peuvent mettre à mal votre trésorerie et donc la gestion de votre entreprise.
8. Assurer le suivi des devis et factures
La trésorerie est un élément central de la pérennité de l'entreprise et d'une bonne gestion. En tant qu'entrepreneur, il est donc important d'assurer le suivi de vos devis et factures. Cela implique notamment d'établir un échéancier de suivi des règlements clients pour suivre les flux de paiement, et d'effectuer des relances client lorsque cela est nécessaire. Certains retards de paiement peuvent en effet mettre en péril la trésorerie, notamment chez les jeunes entreprises.
De même, assurez-vous que votre entreprise n'est pas en retard sur le paiement de ses factures fournisseurs.
9. Automatiser certaines tâches
Si l'automatisation de certaines tâches dans la gestion de son entreprise représente un certain coût initial, elle permet, sur le long terme, de gagner du temps et de l'argent. Elle est particulièrement importante pour les entreprises dont l'activité connaît une croissance rapide, et dont les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée représentent un coût important.
Il est aujourd'hui possible de mettre en place des processus automatisés pour bien gérer votre entreprise dans plusieurs domaines, comme la relation client, la facturation, la gestion des stocks, les ressources humaines, ou encore la comptabilité. A vous de choisir les plus pertinents en fonction de l'activité de votre entreprise, et de vos besoins spécifiques.