Facture acquittée : définition, obligations et modèle

Toute transaction entre une entreprise et un client peut être prouvée par un document clé : la facture acquittée. Que vous soyez dirigeant ou auto-entrepreneur, maîtriser ce format de document comptable est indispensable afin de justifier une facture payée, peu importe le type de règlement, en cas de litige. Retrouvez en fin d'article un modèle pratique pour créer votre propre facture acquittée à délivrer à vos clients.

Qu'est-ce qu'une facture acquittée ?

Définition de la facture acquittée : une preuve de règlement

Une facture acquittée est un document commercial, juridique et comptable qui sert de preuve qu'une entreprise a bien reçu le montant d'argent dû par son client, via un moyen de paiement (carte bancaire, virement, chèque ou espèces). Elle atteste qu'une facture payée a bien été enregistrée comme réglée, mettant ainsi fin à toute obligation financière entre les parties (fournisseurs, prestataires, clients...).

 Vous pouvez, par exemple : 

• émettre une facture acquittée auprès d'un client qui a réglé la totalité d'une somme due pour valider une confirmation de paiement ; 
• demander la facture acquittée à un fournisseur à qui vous deviez un règlement.

Prouver le paiement d'une facture comporte plusieurs avantages, comme : 

• assurer la transparence des transactions en gardant une trace des flux d'argent (cela représente, par là même, un avantage dans la gestion proactive de vos dépenses et de votre trésorerie pour vous ou pour votre expert-comptable) ; 
• prouver l'utilisation correcte de fonds auprès d'organismes d'aides financières et de subventions ; 
• constituer, en cas de litige, une preuve de règlement incontestable devant un tribunal de justice.

Facture acquittée vs facture échue : quelles différences ?

Une facture acquittée ne doit pas être confondue avec la facture échue.

L'acquittement d'une facture signifie en effet que le client a payé en totalité le montant dû. Une facture échue, quant à elle, désigne une facture émise après une prestation de service effectuée ou la livraison d'un bien, ce qui indique que le montant est désormais exigible.

Comment créer une facture acquittée une fois la facture payée en totalité ?

Pour créer une facture acquittée en tant qu'entrepreneur, vous devez simplement reprendre la facture initiale et apposer les mentions obligatoires suivantes : 

• la mention “acquittée” ;
• la date du paiement ;
• le mode de règlement ; 
• le cachet de l'entreprise ; 
• la signature de l'entreprise. 

En sommes, la facture acquittée ne change pas de la facture initiale puisque le numéro de facture reste le même. Seules des mentions légales supplémentaires obligatoires sont ajoutées après le règlement. 

En plus des mentions spécifiques obligatoires à une facture acquittée, celle-ci doit inclure les informations légales habituelles : numéro SIRET/SIREN, adresse du siège social, numéro de facture, description détaillée des biens ou services, montant de la TVA à déclarer, ainsi que le délai de paiement accordé.

Qui doit créer une facture acquittée ?

Seule l'entreprise qui perçoit le règlement d'une facture dans sa totalité peut acquitter une facture  à ses clients. Il s'agit d'une demande courante souvent formulée par un client souhaitant une preuve de règlement auprès de votre entreprise.

De votre côté, vous pouvez également solliciter une facture acquittée auprès d'un fournisseur, après réception et une fois la somme acquittée.

Comment obtenir une facture acquittée ?

En tant qu'auto-entrepreneur ou dirigeant d'entreprise, si vous avez besoin d'une preuve de règlement pour une facture, il vous suffit de la demander par mail ou courrier à votre fournisseur (ou tout créancier). Celui-ci doit vous transmettre une facture incluant les mentions obligatoires indiquant la confirmation de paiement. 

Dans certains secteurs, comme le BTP (bâtiment et travaux publics), où les transactions sont fréquentes et les factures nombreuses, les fournisseurs génèrent souvent les factures acquittées automatiquement après le règlement avec un logiciel de facturation.

Les autres preuves d'acquittement d'une facture

La facture acquittée n'est pas l'unique document comptable prouvant le règlement d'une facture. Selon le mode de paiement, il existe des alternatives qui servent de preuves de paiements.

Facture payée par carte bancaire

Le libellé de la transaction sur vos relevés bancaires indique automatiquement le nom de l'entité bénéficiaire. En imprimant ce relevé, vous disposez des informations nécessaires pour prouver qu'une facture a été réglée en totalité.

Facture payée en espèces

Lors d'un règlement par espèces, un reçu peut remplacer une facture acquittée. Il doit mentionner la somme encaissée, la date d'encaissement et la mention “payée en espèces”.

Facture payée par chèque

Les talons de votre chéquier permettent d'identifier les chèques émis. Vous pouvez également demander à votre banque de vérifier l'identité du bénéficiaire pour une confirmation de paiement.

Facture payée en virement bancaire

Votre banque peut fournir une attestation confirmant l'origine et la destination des fonds. De plus, les relevés bancaires détaillent aussi toutes les informations nécessaires, comme le montant, la date et le bénéficiaire.

Modèle gratuit de facture acquittée

Prestataire : 

 

[Nom et prénom du prestataire]

[Adresse complète]

[N° SIRET/SIREN]

[Téléphone]

[Email]

 

Client :

[Nom du client]
[Adresse complète]
[n° Siret/Siren et de TVA si c'est un professionnel assujetti à la TVA]

 

Détail de la prestation

Total HT : [XX,XX €]

TVA (20%) : [XX,XX €]
Total TTC : [XX,XX €]

 

Mention d'acquittement : 

 

Total à payer : [XX,XX €]

Moyen de paiement : [Espèces / Chèque / Virement / Carte bancaire]

Date du paiement : [Date exacte]

Mention : "Facture acquittée"

 

Signature ou cachet du prestataire

 

Cette facture atteste que la somme dû a été réglée en intégralité.

 

Facture non acquittée : comment gérer les impayés ?

 

Faire face à une créance client, c'est-à-dire qu'une facture due et échue n'a pas été réglée, est une situation délicate pour laquelle il existe toutefois des solutions : 

• Relance à l'amiable : contactez d'abord votre client pour comprendre l'origine de l'impayé. Privilégiez un e-mail avec la facture en pièce jointe pour garder une trace écrite.
• Mise en demeure : si la relance échoue, envoyez une lettre recommandée avec accusé de réception incluant un délai de paiement (1 à 2 semaines).
• Recours juridique : en dernier recours, plusieurs options face à la justice existent selon la somme et les circonstances, comme le recouvrement simplifié (via huissier), l'injonction de payer, le référé provision ou l'assignation en paiement.

Par ailleurs, vous pouvez mettre en place des mesures pour éviter que vos factures soient impayées par vos clients : prévoir un devis, demander un acompte (ou des arrhes) ou proposer un échelonnement par chèques par exemple.