Ceux qui l'ont adoptée ne peuvent presque plus s'en passer. Perçue jusqu'ici comme une technologie « de confort » par rapport à une habitude papier qui fonctionnait correctement, la signature électronique s'est imposée dans les entreprises en 2020, en même temps que le télétravail. « La vitesse de déploiement de la signature électronique ces dix-huit derniers mois est incroyable. Du jour au lendemain, il a fallu basculer rapidement dans une logique dématérialisée. Nous avons gagné trois ou quatre ans par rapport à un cheminement classique », estime Jean-Philippe Clair, directeur digital au sein du groupe Keyrus.

Le premier avantage de la signature électronique est incontestablement le gain de temps et la simplicité qu'elle apporte. Alors qu'un contrat multipartite peut mettre plusieurs jours à être signé par ses parties prenantes, le processus est ramené à quelques minutes avec cet outil. En quelques clics, le tour est désormais joué, le salarié étant en capacité de signer son document de n'importe où et de n'importe quel canal (tablette, ordinateur portable...). Des bénéfices évidents dans un contexte de travail à distance et de recherche de flexibilité.

« On ne saurait plus revenir en arrière »

« C'est un gain de temps extraordinaire. Nous le constatons sur les délais de signature des contrats de travail, des factures, des bons de commande, des documents administratifs. On ne saurait plus revenir en arrière », avance Stéphanie Jandard, directrice d'Accenture Technology. Le développement de la signature électronique entraîne aussi, grâce à la dématérialisation des documents, un gain de place et une meilleure accessibilité des informations que l'on peut retrouver rapidement dans un espace de stockage numérique.

Troisième atout : le gain d'argent. L'utilisation de la signature électronique permet d'économiser les coûts d'impression, de déplacement, d'envoi de papiers par La Poste, ainsi que la main-d'oeuvre nécessaire pour préparer les documents et s'occuper de l'impression. Quatrième avantage : sa fiabilité. « La signature électronique est sécurisée, infalsifiable, irrévocable. Il ne s'agit pas d'un simple scan de votre signature, mais d'un procédé technique qui permet d'authentifier l'identité des signataires et de garantir l'intégrité de l'acte. Une fois que le document est signé, il n'est pas possible de le contester », explique Stéphanie Jandard.

La signature électronique est, en effet, régie par le règlement européen eIDAS et propose trois degrés de fiabilité. La signature électronique simple, largement répandue, qui correspond au premier stade de sécurité et doit a minima permettre de disposer de l'identité du signataire et assurer l'intégrité du document. La signature électronique avancée, plus sécurisée, est conseillée dans le cadre de transactions financières conséquentes ou de signature de documents pouvant présenter des enjeux juridiques importants. La signature électronique qualifiée repose, quant à elle, sur un niveau supérieur de contrôle en amont.

« Certains prestataires proposent de renforcer la sécurité du processus et du précontrôle en ajoutant des options supplémentaires d'authentification du signataire, avec l'envoi d'un code Pin par SMS ou en authentifiant en temps réel la pièce d'identité de la personne », rapporte Jean-Philippe Clair. Le choix du niveau de signature dépend ainsi de l'usage, et de l'enjeu du document à signer.

Avant de choisir un prestataire, il est donc fortement conseillé de s'intéresser au niveau de sécurité proposé. « Ce point n'est pas toujours pris en compte par les entreprises. Il y a pourtant un enjeu fort de cyberattaque et d'usurpation d'identité », ajoute Jean-Philippe Clair.

Un acte qu'il ne faut pas sous-estimer

Il convient, par ailleurs, de ne pas sous-estimer l'acte que représente la signature électronique ainsi que la responsabilité qu'elle engage. « La signature électronique a fluidifié les processus. Cette simplicité ne doit toutefois pas aller à l'encontre du devoir de vigilance », met en garde Jean-Philippe Clair.

Que ce soit pour un bon de commande ou un contrat à plusieurs dizaines de milliers d'euros, il ne suffit pas d'appuyer sur un bouton pour apposer une signature électronique. Il faut rester vigilant et s'assurer de bien mesurer la portée de son engagement en lisant attentivement la documentation avant de signer.