Que vous soyez artisan, commerçant, professionnel libéral ou dirigeant d’une TPE, il n’est pas rare que le développement de vos activités vous amène également à rencontrer des besoins plus importants en matière de secrétariat . Et force est de constater que ces tâches administratives prennent du temps ! Cependant, il existe une solution, relativement abordable d’un point de vue financier, qui pourra vous aider à vous concentrer pleinement sur votre cœur de métier, sans pour autant exploser votre budget : le secrétariat virtuel.
Secrétariat virtuel : de quoi s’agit-il ?
Opter pour une solution de secrétariat virtuel consiste à confier certaines missions à un prestataire externe : assurer le standard téléphonique, prendre des rendez-vous, gérer votre agenda… Généralement très souple, la prestation pourra s’adapter à vos besoins individuels et se traduire par une prise en charge totale, partielle ou occasionnelle des tâches confiées. Et ce, quel que soit votre secteur d’activité. Tout sera géré à distance, par un téléopérateur ou une téléopératrice, missionné(e) par le prestataire de services. De quoi vous dégager du temps pour vous consacrer aux activités plus importantes liées à votre métier.
Externaliser pour réduire les coûts et les charges salariales
Gestion des rendez-vous, relances téléphoniques, rédaction de courriers, saisie de documents : votre secrétaire virtuel sera en mesure de réaliser les mêmes tâches qu'un(e) secrétaire classique et pourra également prendre en charge l'édition et la gestion de vos devis et factures… mais à moindre coût. Et pour cause ! Opter pour un service de secrétariat virtuel au lieu de procéder à un recrutement interne vous permettra de réaliser d'importantes économies, notamment en termes de charges salariales. Sans compter que cette alternative vous permettra aussi de limiter vos investissements en équipements bureautiques, fournitures et matériel informatique.
Améliorer l’accueil de vos clients et partenaires
Sans doute, il vous est déjà arrivé de devoir refuser des appels car vous étiez trop occupé ou d’être contraint de fermer votre boutique pendant quelques heures pour vous consacrer aux incontournables tâches administratives. Or, qui dit commerce fermé, dit également opportunité d’affaires manquée ! Faire appel à un service de secrétariat virtuel vous permettra, en effet, de vous rendre davantage disponible pour vos clients et partenaires et de leur offrir, in fine, une meilleure qualité d'accueil et d'information. Un atout de taille, aussi, pour les fidéliser durablement.
Optimiser votre temps de travail grâce au secrétariat virtuel
De même, le secrétariat virtuel vous fera gagner un temps précieux : en vous libérant de certaines tâches de gestion administrative, souvent chronophages et éloignées de votre cœur de métier, il contribuera à renforcer votre productivité et vous aidera à gagner en sérénité au quotidien.
Bien entendu, si le secrétariat virtuel constitue une opportunité réelle pour les entreprises, quelle que soit leur taille et leur secteur d’activité, il est primordial de faire appel à un prestataire professionnel pouvant vous garantir une qualité de service optimale.
Auteur Valérie Ramarozatovo - création le : 06.11.2015