La gestion de paie demande des compétences particulières, une grande méticulosité, ainsi que des connaissances législatives régulièrement actualisées. Si la tâche peut sembler fastidieuse, il ne faut pas la négliger pour autant. Voici 3 astuces essentielles pour assurer en toute tranquillité la gestion de paie de son entreprise.

Astuce n°1 : connaître les indispensables d'une fiche de paie

L'expression " gestion de paie " désigne en réalité deux choses : d'une part, la réalisation des bulletins de paie, et d'autre part le traitement des salaires. Un bulletin de paie comprend les éléments suivants :

- Les coordonnées de l'employeur, à savoir le nom, l'adresse, le numéro SIRET ainsi que le code APE ;
- Les mentions légales du collaborateur, à savoir son nom, son adresse, son emploi et statut dans l'entreprise, et le cas échéant son coefficient ;
- Le nom de l'administration qui encaisse les cotisations sociales ;
- La convention collective du salarié ;
- L'indemnité de transport ;
- Les informations relatives au calcul de la paie : heures travaillées, heures supplémentaires, taux horaire, primes, prélèvements fiscaux et sociaux, frais professionnels sujets à remboursement, congés payés, RTT (pris et à prendre), et bien sûr le salaire net (avec la date de paiement).

Astuce n°2 : choisir le bon logiciel de gestion de paie

En tant que TPE/PME, la solution la plus abordable reste la gestion de paie en interne, via un logiciel qui vous permet de gagner un temps considérable.

Les logiciels de paie peuvent se révéler assez coûteux, mais ils représentent un investissement. Il s'agit d'un outil qui permet d'éditer vos fiches de paies sous un même format, avec vos mentions légales, déclarations obligatoires, congés payés, etc.

Le prix démarre autour de 180 euros et peut aller jusqu'à 3000 euros pour les plus performants. N'oubliez pas qu'à ce tarif s'ajoute la prise en compte du coût des mises à jour du logiciel. Cette maintenance est essentielle pour assurer la performance de votre outil. En outre, la gestion de paie en interne vous permet d'accéder à vos données 24h/24.

L'astuce à retenir : choisissez un logiciel compatible avec votre outil de comptabilité, afin d'éviter de ressaisir vos informations.

On distingue 3 catégories de logiciels :

- Pour les entreprises de moins de 10 salariés, les logiciels comme EBP Paye 2003 ou Cogilog vous permettent d'établir vos bulletins de paie.
- Pour les entreprises entre 10 et 50 salariés, les logiciels tels que Pégase ou Ciel Paye ajoutent d'autres fonctionnalités administratives à l'édition des fiches de paie.

Astuce n°3 : le travail d'équipe

Qu'elle soit internalisée ou externalisée, la gestion de paie est une tâche qui nécessite un double regard. Avant de déclencher les règlements, choisissez une personne compétente pour relire vos documents. A cet égard, il est important de former au minimum 2 personnes à la gestion de paie, pour éviter qu'une absence ou démission ne diffère le règlement des salaires.