Les collaborateurs passent plusieurs heures par jour en réunions. Or, la moitié d'entre elles seraient inutiles ou mal calibrées… Face à la réunionite aiguë, des solutions existent !
La réunionite : un mal bien connu
On reconnait facilement cette tendance de plus en plus présente dans les entreprises françaises : des réunions qui durent une heure alors qu'elles sont réalisables en à peine 15 minutes, des réunions sans ordre du jour précis, des réunions où personne n'écoute, des réunions qui digressent à n'en plus finir,...
Des règles simples à suivre
Alors qu’une réunion peut devenir un outil efficace de travail collectif, il convient de respecter quelques règles simples :
- Avant tout il faut savoir quel sera le sujet principal abordé et la problématique traitée. Beaucoup de réunions se font sans réel intérêt, sans réel but, alors que pour être efficace, elles doivent apporter un vrai plus aux projets en cours.
- Le respect du timing est aussi primordial. Les réunions qui dépassent largement le temps qui était initialement prévu sont trop fréquentes, et c'est d'ailleurs le premier reproche qui leur est fait. La durée maximum recommandée est d’une heure, au-delà il est difficile de maintenir un haut niveau de concentration et d'implication.
- La sélection des participants doit aussi être prise en compte. Pour une réunion vraiment productive, ne convier que les personnes directement concernées.
Une réunion ne pourra apporter une valeur aux projets en cours que si elle répond à ces critères.
Des solutions existent pour simplifier l’organisation de réunions et les rendre plus performantes (vidéoconférence, conférences téléphoniques, utilisation de messagerie instantanée partage d’écran et de documents).
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