La dématérialisation des documents : un enjeu non négligeable

Pour les TPE et PME, la dématérialisation reste un défi à relever : en 2020, toutes les entreprises devront avoir dématérialisé leur facturation avec l'administration. Les PME sont attendues au tournant en 2019, et les TPE en 2020.
Or, selon une étude menée en 2015 par l'APECA et Mautan, 45,83 % des ETI, PME et TPE n'ont pas mis en place de solutions de dématérialisation des factures. Leurs réticences sont avant tout dues à une méconnaissance des outils et une crainte de la perte de leurs données.

Quels documents dématérialiser en priorité ?

Aujourd'hui, la priorité pour les TPE et PME est d'adopter progressivement la dématérialisation des factures et documents comptables. Dans ce contexte, la dématérialisation et l'archivage électronique représentent un vrai plus en matière de gestion.

Ensuite, la dématérialisation des documents répond à une logique toute simple : c'est la nature du document qui détermine s'il doit être numérisé ou non. Ainsi, après les factures et documents comptables viennent les documents liés aux ressources humaines, aux achats, à la production...

Enfin, n'oublions pas que la dématérialisation est une transition vers le tout numérique. Si nous en sommes encore à transformer le document papier dans sa version numérique, bientôt les entreprises et l'administration se tourneront directement vers un document numérique.

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Pourquoi dématérialiser vos dossiers ?

Nombreux sont les avantages liés à la dématérialisation des données et à l'archivage électronique :

  • un avantage logistique : les milliers de pages accumulées aux archives sont désormais stockées sur un disque dur ou en ligne, dans un espace sécurisé qui fait office de coffre-fort numérique ;
  • un avantage pour le suivi : la dématérialisation de vos bulletins de paie, de vos factures… facilite leur traçabilité et centralise la gestion.
  • un avantage en matière de sécurité : la Gestion Electronique des Documents (GED) regroupe un ensemble de solutions destinés à sécuriser les documents dématérialisés, avec un système de sauvegarde ;
  • un avantage économique : les documents dématérialisés coûtent moins cher et sont plus facile à retrouver sur un disque dur ou un espace Cloud que les documents papier.

Si vous optez pour la dématérialistion de vos documents, sachez que revenir à une solution papier sera très compliqué.  Avant de vous lancer dans la dématérialisation, posez vous les bonnes questions : quels documents ?  quelle solution technique ?

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