8 règles à connaître avant de rédiger un e-mail

L'email est devenu l'outil de communication le plus utilisé autant dans le cadre privé que professionnel. Néanmoins, les règles de base sont de moins en moins respectées. Quels sont les usages à suivre avant d'envoyer votre message ?

1. L'objet de votre e-mail

Première règle à connaître : soigner l'objet de votre mail. Il doit être clair et concis, et faire 5 à 7 mots maximum. Il est nécessaire de lui accorder de l'importance car c'est généralement la seule ligne qui apparaît sur la messagerie de votre destinataire. Et donc, la première qu'il lira.

Soyez donc bref et explicite : le destinataire doit immédiatement comprendre l'intérêt d'ouvrir votre e-mail. L'objet peut prendre la forme d'une phrase nominale, sans article ou mot de liaison. Par exemple :

• « demande d'informations » ;
• « candidature poste de commercial » ;
• « annulation journée de formation du 5 janvier » ;
• « compte-rendu séminaire » ;
• « demain coupure électrique 8h-10h »

Évitez les mots associés aux spams comme « gratuit », « gagner », « offre », « urgent », etc. Les points d'exclamation à répétition ou les majuscules sont également à proscrire. Cela augmentera sensiblement la délivrabilité de votre courrier électronique.

2. L'adresse d'envoi

Autre règle de l'étiquette du courrier électronique à connaître avant de rédiger un email : pour s'adresser à un interlocuteur, il vous faudra éviter les adresses email pro génériques comme @gmail.com, @yahoo.fr, etc.

Pour la rédaction des courriels professionnels, il est préférable de disposer d'une adresse e-mail professionnelle personnalisée. Cette règle reflète le sérieux et la notoriété de votre entreprise. Sur Internet, c'est donc un outil de communication à ne pas négliger, surtout pour contacter des clients et prospects dans le cadre de votre travail.

3. L'entrée en matière

Comment doit-on commencer un email ? Il est important de soigner votre entrée en matière car ce sont ces premiers mots qui marquent votre prise de contact avec votre destinataire.

La formule d'appel du courriel dépend principalement de votre rapport avec le ou les destinataires, et de la nature du message : est-il formel ou non ? Ainsi, vous pouvez débuter votre email par :

• Madame /Monsieur, si vous ne connaissez pas le nom et le titre de votre destinataire ;
• Monsieur le Directeur/Madame la Directrice, si vous vous adressez à un supérieur ou à un destinataire dont vous connaissez le titre ;
• Bonjour Monsieur/Madame, si vous vous adressez à un(e) client(e) ;
• Bonjour Jean/Marie, si vous vous adressez à un collègue.

D'une manière globale, évitez de commencer votre mail par un « Bonjour » quand il s'agit d'une première prise de contact, car cela reste très informel. Préférez « Cher/Chère », « Monsieur/Madame », voire « Monsieur le Directeur/Madame la Directrice », si vous connaissez le titre professionnel de la personne.

4. Le contenu de votre message

Un e-mail doit être succinct, il doit aller droit au but. Votre destinataire doit comprendre dès les premières lignes quel est le sujet de la prise de contact. Il n'est pas conseillé d'utiliser des abréviations. Évitez d'écrire un courriel trop long, vous risquez de refroidir votre interlocuteur.

N'hésitez pas à sauter des lignes ou à ajouter des puces et paragraphes pour séparer vos différentes idées ou propositions.

À la manière d'un article de blog professionnel, il est recommandé de structurer le contenu du mail en pyramide inversée : on commence avec l'information principale du message. Puis, les autres informations apparaissent par ordre décroissant d'importance.

Après la formule d'appel, la première phrase doit avoir un lien direct avec l'objet du mail :

• « Vous trouverez ci-joint… » ;
• « Merci de me faire parvenir… » ;
• « Je vous prie de bien vouloir… » ;
• « Comme convenu lors de notre rencontre… », etc.

5. La signature

La fin de votre e-mail doit comporter l'ensemble des informations nécessaires afin que votre interlocuteur puisse vous identifier et, éventuellement, vous retourner une réponse :

• nom et prénom ;
• fonction ;
• nom de l'entreprise ;
• téléphone fixe et/ou portable ;
• site web de l'entreprise ;
• réseaux sociaux.

Généralement, les messageries permettent d'insérer une signature automatique contenant tous les éléments cités ci-dessus. Plus vous apportez d'informations à votre destinataire, plus vous avez de chances de le convaincre et de montrer votre sérieux. Il sera aussi plus facile pour lui de vous contacter.

Dans une entreprise, créer une signature de mail représente un élément important de communication. Elle reste un vecteur d'image important et un élément d'identification de l'entreprise. Elle peut même être utilisée pour communiquer des informations à durée de vie limitée : jours de fermeture exceptionnelle, participation à un événement, etc.

6. Les fautes d'orthographe

Rédiger un e-mail passe aussi par une relecture avant l'envoi afin de vérifier qu'il n'y a aucune faute d'orthographe ou de syntaxe dans le texte. À l'ère du 2.0, où l'information circule à vitesse grand V, laisser passer une ou plusieurs erreurs peut très vite arriver. Mais mettez-vous à la place de votre destinataire : si vous receviez un e-mail avec des erreurs, que penseriez-vous de votre interlocuteur ? Cela n'appelle pas à une réponse.

Un courriel contenant des fautes d'orthographe - d'autant plus dans un cadre professionnel - peut laisser transparaître un manque de sérieux, de crédibilité et ne renverra pas une bonne image de l'entreprise. Il vous éloigne ainsi de la conversion.

En cas de doute sur les règles d'orthographe et/ou de grammaire, n'hésitez pas à faire vérifier votre e-mail par une tierce personne. Vous pouvez également prendre connaissance des règles orthographiques et grammaticales sur des sites de mise à niveau, tels que le Projet Voltaire. Ainsi, plus de doute possible !

7. La politesse

Tout comme l'orthographe, les formules de politesse restent primordiales dans la rédaction d'un e-mail. Le vouvoiement est de rigueur dans les premiers échanges, surtout lorsqu'il s'agit d'une première prise de contact. Laissez votre interlocuteur faire le premier pas vers le tutoiement.

Également, de la même manière que vous le feriez dans une lettre, une courte formule de politesse est la bienvenue pour conclure votre courriel.

Comme pour la formule d'appel, celle de courtoisie varie en fonction de votre degré de proximité avec le destinataire :

• « Respectueusement », « Salutations respectueuses », pour des relations formelles avec des personnes que vous ne connaissez pas, dont vous connaissez le titre professionnel, ou pour une institution ou une administration ;
• « Salutations distinguées », « Sincères salutations », « Cordiales salutations », pour une relation formelle dans le champ professionnel ;
• « Cordialement », pour une relation impersonnelle, relation formelle entre collègues, mail à un groupe ;
• « Amicalement », « Bien à toi », pour une relation informelle avec des collègues proches » ;
• « Salut », « À plus » et autres formules familières, exclusivement pour les destinataires que vous connaissez très bien.

8. Les erreurs à éviter

Au moment de rédiger un e-mail, il existe toujours un risque de commettre plusieurs impairs :

• Ne vous précipitez pas lorsque vous envoyez des courriels : la plupart des erreurs sont dues à la précipitation.
• Faites attention aux destinataires et aux personnes en copie.
• Faites attention aux pièces jointes trop lourdes : n'oubliez pas que certaines messageries bloquent les emails à partir de 2 Mo. Préférez donc des fichiers légers, en nombre limité.
• N'écrivez pas en majuscules : selon la Nétiquette – les règles informelles de bonnes pratiques sur les médias de communication – cela équivaut à des propos hurlés.
• Ne mettez pas trop de destinataires en copie : cela peut multiplier les risques de tomber dans les spams.
• Évitez de souligner vos propos : le soulignement est réservé aux liens hypertexte.
• Évitez d'utiliser des smileys ou des émoticônes dans le corps du texte, ou utilisez-les avec parcimonie.