Bien que les emails professionnels constituent souvent la meilleure option de communication pour l'entreprise moderne, ses utilisateurs peuvent rapidement en devenir esclaves s'ils n'apprennent pas à s'organiser. Quelles sont donc les règles de bonne conduite à tenir pour ne pas être submergé de messages électroniques parfois indésirables ?

Mettre en place des fonctions intelligentes pour éviter de perdre du temps

Une boite email fonctionnelle est généralement vide ! Elle est tenue par un gestionnaire qui sait lire, stocker et supprimer ses messages sans y consacrer trop d'énergie et de. Il existe des logiciels de notification intelligents pour avertir les internautes des e-mails importants, qui leur permettent de conserver uniquement les messages utiles. En effectuant des opérations de paramétrages sur l'ordinateur, l'internaute a également la possibilité d'accéder à la fonction intelligente de sa boite email, en réceptionnant seulement les courriers électroniques de son choix.

Opter pour un stockage illimité

En outre, le stockage illimité des informations qui arrivent sur les boites emails est désormais possible grâce notamment à la Gigamail d'Orange dont l'objectif principal est de booster en toute simplicité les capacités des messageries. La Gigamail vous permet également de faire du tri de précision notamment parce qu'elle permet :
- d'archiver automatiquement les messages,
- de choisir le classement automatique des emails qu'il convient de consulter au maximum trois fois par jour : le matin, en milieu et en fin de journée,
- de gérer ses courriels par ordre d'importance, en évitant de répondre lorsqu'il n'y a pas grand intérêt pour l'entreprise,
- d'opter, en ce qui concerne les flux RSS, pour un meilleur contrôle des informations et une gestion simplifiée de ses courriers électroniques,
- de faire le vide de sa boite mail au quotidien.

L'IMAP plutôt que le POP

L'IMAP (Internet Message Acces Protocol) est un protocole qui permet d'accéder à ses e-mails de sa boite de messageries. Les avantages de l'IMAP est que vous ne stockez rien aucune information sur votre ordinateur et que vos données sont accessibles de n'importe où sur n'importe quelle machine avec une synchronisation en temps réel. L'inconvénient est que vous avez la nécessité d'avoir une connexion internet pour visualiser vos messages et archives ! Le POP (Post Office Protocol) est aussi un protocole qui lui permet de récupérer ses emails de sa boite de messagerie et de les stocker sur votre ordinateur. L'avantage est que vous avez accès à l'ensemble de vos données archivées sans avoir besoin d'une connexion internet. Les inconvénients sont que vous ne pouvez accéder à ses archives uniquement depuis votre poste où votre messagerie est installée, que l'accès à ses données peut être lent et qu'il faut que la capacité de mémoire soit suffisante pour conserver l'ensemble des informations. Le risque majeur est la panne de votre machine et donc la perte de vos données.

Utiliser sa boîte mail comme carnet d'adresses

Une boite email professionnelle fait office de carnet d'adresses. L'intérêt est de procéder à des regroupements d'interlocuteurs et de recourir à l'emailing pour annoncer des réunions, rappeler des rendez-vous importants ou faire circuler des informations d'intérêts communs.

Quels sont les bons réflexes ?

Selon un rapport McKinsey Global Institut, les internautes consacreraient 13 heures par semaine (soit 28 % de leur temps de travail) à trier, lire, envoyer et supprimer des messages désuets ou à archiver. Il y a des bons réflexes à adopter pour bien gérer sa boite email, comme le recadrage des contacts internet en fonction des intérêts de l'entreprise. Il ne faut pas hésiter à sélectionner les bonnes adresses et se désabonner de celles qui ne répondent pas aux attentes de la société. Les notifications d'emails permettent d'éviter les courriels indésirables mais cela peut freiner le travail si les messages se multiplient. La règle d'or : ne jamais interrompre une tâche afin de gérer un message électronique qui peut être traité à des horaires précis.