Créer une signature de mail

Preuve de professionnalisme, la signature de mail est un outil indispensable à tout un chacun, entrepreneur ou non. Pourquoi et comment créer une signature de mail ? Quels éléments doit-elle comporter ?

Pourquoi créer une signature de mail ?

Toutes les grandes entreprises qui possèdent une messagerie électronique, des dirigeants aux salariés, utilisent de manière systématique la signature de mail. Elle est considérée comme un élément fondamental de leur communication. Du côté des plus petites structures, elle est plus aléatoire voire inexistante. Certains ne la jugent pas indispensable ou ne savent tout simplement pas la programmer.

La signature de mail présente de nombreux avantages, et ce même au-delà de la sphère professionnelle. En restant dans ce contexte, elle est un vecteur d'image et un élément immédiat d'identification et de distinction de l'entreprise. Elle permet à chaque interlocuteur, et notamment aux clients, de savoir à qui ils s'adressent et qui ils peuvent contacter directement en cas de besoin.

La signature de mail est un moyen de faire passer des messages. En plus de comporter les coordonnées de l'émetteur, elle peut contenir certaines informations importantes, souvent à durée de vie limitée, comme les jours de fermetures exceptionnelles de l'entreprise ou encore sa participation à un événement de type salon par exemple.

Comment créer une signature de mail ?

Sans être un adepte de l'informatique, tout entrepreneur doit s'identifier à chacune de ses communications, en insérant à minima son nom et son prénom, le nom de son entreprise et ses coordonnées téléphoniques. Le mail doit être personnalisé tout comme le papier entête utilisé pour les courriers. Aussi, il est tout à fait possible de créer une signature de mail systématisée, voire plusieurs si besoin.

Pour ce faire, la méthodologie diffère en fonction de chaque logiciel de messagerie mais elle s'avère quasiment similaire, et relativement intuitive, d'un outil à l'autre.

Il convient tout d'abord d'ouvrir sa boîte de messagerie puis de se rendre dans le module " outils " puis " options ", ou directement dans " options ".
Apparaît alors généralement un onglet " signatures " auquel vous devez accéder, pour d'une part compléter vos coordonnées, et d'autre part pour programmer l'insertion de votre signature de mail.

D'une manière générale, la signature de mail doit contenir un maximum d'informations tout en restant le plus lisible possible. Elle comprend le plus souvent votre nom, prénom, fonction et numéro direct ainsi que les coordonnées de l'entreprise incluant l'adresse postale et celle du site internet, les numéros de téléphone et de fax, et un éventuel message spécifique.

De plus, vous pouvez personnaliser le style de la police d'écriture mais aussi la taille et la couleur de chaque caractère, pour les mettre en corrélation avec votre charte graphique. Vous pouvez également planifier l'insertion systématique de votre signature, à chaque création, à chaque réponse ou chaque transfert de mails, ou uniquement à une ou plusieurs typologies de messages. Vous pouvez enfin insérer une image à votre signature, comme le logo de votre entreprise par exemple.

Dans tous les cas, n'oubliez pas de faire un test avec un message fictif pour vous assurer que la création de votre signature de mail fonctionne bien.

Enfin, si vous n'êtes pas à l'aise avec l'outil informatique ou que vous n'arrivez tout simplement pas à créer votre signature de mail, il existe sur le web différents générateurs de signatures de mail pour vous aider, comme Htmlsig.com ou Signature-mail.fr. Sachez que vous avez la possibilité de personnaliser la signature de vos messages dans Messagerie pro.