Vous êtes immatriculé au registre du commerce et des sociétés (RCS) pour votre activité professionnelle ? Dans ce cas, vous pouvez obtenir votre extrait K ou Kbis dès la création et l'immatriculation de l'entreprise, ou à un stade ultérieur. Il est toutefois important de savoir comment vous procurer ce document clef pour votre entreprise et de connaître la durée de validité d'un extrait Kbis. En effet, un extrait Kbis peut vous être demandé à tout moment lors de démarches administratives importantes pour votre entreprise après sa création. C'est ce que nous allons décrypter dans cet article.
Qu'est-ce que l'extrait Kbis ?
L'extrait Kbis, souvent abrégé en Kbis, constitue la carte d'identité officielle des entreprises constituées sous forme de société en France, qu'ils s'agissent de sociétés commerciales (EURL, SARL, EURL, SAS/SASU) ou de sociétés civiles (SCI, SCP). Pour les entrepreneurs individuels, dont les micro-entrepreneurs, on parle d'extrait K plutôt que d'extrait Kbis.
Délivré par le greffe du tribunal de commerce, l'extrait Kbis est un document qui sert à prouver l'existence juridique de votre entreprise. Autrement dit, l'extrait Kbis est un document fondamental pour attester de la légitimité et de la situation légale d'une entreprise qui opère sur le territoire français et qui est immatriculée au RCS.
L'extrait Kbis délivré par le greffe du tribunal de commerce contient les informations suivantes :
- le statut juridique choisi : SASU, SAS, EURL, SARL... ;
- les numéros SIREN et SIRET ;
- la dénomination sociale de l'entreprise (ou le sigle, l'enseigne) ;
- le code NAF (ou code APE) ;
- le nom du greffier du tribunal de commerce qui a signé l'immatriculation ;
- le montant du capital social s'il s'agit d'une société ;
- l'adresse de domiciliation de l'entreprise et celle d'éventuels établissements secondaires ;
- l'âge de l'entreprise (et la date de création) ;
- le détail de l'activité exercée ;
- le nom de domaine du site Internet de l'entreprise ;
- Les noms, date de naissance, fonction et coordonnées du dirigeant et celles des éventuels administrateurs et commissaires aux comptes ;
- la référence des autorisations obligatoires s'il s'agit d'une profession réglementée ;
- les éventuelles décisions du tribunal si l'entreprise a fait l'objet d'une procédure collective.
Sachez que, pour protéger leur vie privée et leur sécurité, les dirigeants de société peuvent désormais demander que l'adresse de leur domicile personnel ne figure plus sur l'extrait Kbis de leur entreprise. Cette demande doit être formulée via le guichet unique des formalités des entreprises.
Important
Les entreprises artisanales et libérales n'ont pas d'extrait Kbis car elles ne sont pas inscrites au RCS, mais au registre national des entreprises (RNE). Elles peuvent donc obtenir un justificatif d'immatriculation au RNE en le téléchargeant gratuitement sur le site de l'Annuaire des entreprises.
Comment mettre à jour un extrait Kbis ?
Vous avez changé de siège social ou d'objet social ? Tout changement au sein de votre entreprise doit être signalé sur le guichet unique des formalités des entreprises dans le mois suivant son occurrence.
Voici la liste des modifications dans une entreprise qui nécessite la mise à jour de l'extrait Kbis :
- Changement d'objet social, de raison sociale ou du montant du capital social ;
- Nouvelle dénomination sociale ;
- Commencement d'une procédure collective
- Prolongement de la durée de vie de l'entreprise ;
- Déménagement de son siège social ;
- Cessation d'activité de l'entreprise ;
- Modification de la date de clôture d'exercice ;
- Changement de dirigeants ;
- Adoption d'un nom commercial.
Voici la démarche à suivre pour mettre à jour votre extrait Kbis :
- acter la décision soit par le président de l'entreprise, soit lors d'une Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) ;
- publier la décision dans un journal d'annonces légales ;
- Déclarer la modification sur le guichet unique des formalités des entreprises de l'INPI.
Dans quelles situations l'extrait Kbis peut-il vous être demandé ?
L'extrait Kbis est fréquemment requis dans le cadre de différentes démarches et formalités administratives des entreprises, comme :
- l'ouverture d'un compte bancaire professionnel ou pour contracter un crédit pour votre activité ;
- lors de la signature de contrats avec des fournisseurs ou des clients, afin de renforcer la légitimité et la fiabilité de votre entreprise dans ce type de transactions en plus du numéro SIREN.
Sachez que vous n'êtes pas le seul, en tant que dirigeant de votre entreprise, à pouvoir accéder à votre extrait Kbis. N'importe quelle personne a le droit de demander et d'obtenir ce document pour une entreprise auprès du Tribunal de commerce compétent. De plus, les entités publiques peuvent aussi faire appel à ce document d'immatriculation pour des contrôles administratifs ou dans le cadre de procédures règlementaires.
Comment obtenir un extrait Kbis lors de la création d'une entreprise ?
Pour obtenir un extrait Kbis pour votre entreprise, la première étape consiste à procéder à la création de votre entreprise sur le Guichet Unique des formalités des entreprises. Une fois cette étape franchie, votre entreprise est officiellement immatriculée et vous pouvez désormais obtenir votre extrait Kbis.
La demande d'extrait de Kbis peut être effectuée de manière électronique :
- sur le site monidenum.fr en créant un compte personnel ;
- sur l'Annuaire des entreprises si vous ne souhaitez pas créer de compte.
Combien coûte l'obtention d'un extrait Kbis ?
Les frais pour l'obtention d'un extrait Kbis varient en fonction du mode de délivrance choisi (en ligne, par voie postale ou sur place).
L'obtention de votre document est gratuite si vous faites une demande en ligne sur monidenum.fr ou sur l'Annuaire des entreprises.
En revanche, si vous passez par Infogreffe, il faudra compter :
- environ 3 pour une demande du document en ligne ;
- environ 4 pour recevoir votre extrait Kbis par voie postale ;
- environ 2,50 si vous le récupérez directement sur place ;
Les prix pour obtenir votre extrait Kbis en passant par Infogreffe sont affichés en ligne sur la page tarifs de l'onglet Kbis et documents du site infogreffe.fr.
Quelle est la durée de validité de votre Kbis ?
La validité juridique de votre extrait Kbis est limitée à trois mois. Afin de maintenir vos documents à jour, vous avez la possibilité de choisir de recevoir régulièrement un exemplaire de l'extrait Kbis de votre société chez vous ou de commander un nouveau Kbis sur le site infogreffe.fr en cas de besoin.
Cette démarche, bien que payante, garantit que vos informations légales demeurent à jour et en conformité avec la réalité de votre entreprise.