Pour assurer le bon fonctionnement et le développement de votre micro-entreprise, il est important de vous équiper des bons logiciels et plateformes pour gagner en temps et en efficacité.
Si devenir micro-entrepreneur est synonyme d’indépendance, le statut d’auto-entreprise entraîne aussi de nouvelles responsabilités, parfois contraignantes et chronophages : de la comptabilité à la communication en passant par la prospection de nouveaux clients, vous êtes désormais seul aux commandes et gérez tous les aspects de votre micro-entreprise, en plus de maintenir votre productivité. Il existe heureusement de nombreuses solutions et des outils adaptés pour vous épauler au quotidien dans la gestion de votre micro-entreprise.
Pour s’assurer de la conformité de sa facturation, le micro-entrepreneur peut utiliser un logiciel de comptabilité, comme MyAe, l’un des plus populaires, MicroCA Compta, QuickBooks ou encore Bonjour Auto Entrepreneur. Ces solutions de comptabilité facilitent la gestion comptable et font gagner du temps à l’auto-entrepreneur. Dans ce type de logiciels, les auto-entrepreneurs trouveront également d’autres fonctionnalités très utiles comme :
- Un tableau de bord de votre activité pour contrôler l’évolution de votre trésorerie et de votre chiffre d’affaires en temps réel
- Des outils de gestion des stocks de produits et marchandises
- La possibilité de créer des devis, des factures, des avoirs de suivre les paiements et de relancer en cas d’impayé
- Le calcul automatisé de la TVA sur les ventes, les dépenses et le montant TVA à déclarer
- La gestion des déclarations sociales…
Il existe des outils comptables pour tous les budgets, tous les types d’activité et tous les besoins des micro-entreprises, sous forme de logiciel comptables sous licence sur votre ordinateur ou d’application de comptabilité en ligne sur abonnement.
En fonction de la solution comptable adoptée et de ses fonctionnalités, les prix démarrent à environ 5 euros pour un abonnement mensuel et 40 euros pour un logiciel sous licence pour un micro-entrepreneur. Des solutions de comptabilité gratuites sont disponibles en ligne, mais il est préférable de n’y recourir qu’en cas de facturation très occasionnelle.
Outre la comptabilité, le quotidien d’un micro-entrepreneur consiste aussi à suivre l’évolution de projets avec ses clients. Pour optimiser votre organisation de projets, vous pouvez utiliser des logiciels de gestion de projets comme Trello, l’un des plus connus, Asana, Todoist, Notion ou encore Monday. La plupart de ces solutions de gestion de projet proposent des versions gratuites, assez complètes, et des versions payantes, qui offrent plus fonctionnalités aux auto-entrepreneurs.
L’édition gratuite de l’outil de gestion en ligne Trello, qui se présente sous la forme d’un tableau, permet ainsi de créer des listes avec des « cartes » pour chaque tâche, auxquelles le micro-entrepreneur peut ajouter des commentaires, des fichiers, et qu’il peut assigner à un autre collaborateur ou partenaire, directement dans le logiciel de gestion de projet.
La newsletter est un format de communication et de marketing incontournable. Des outils simples existent pour communiquer auprès de vos prospects et clients, comme Marketing Direct Pro d’Orange. Avec près de 400 modèles adaptables, ce logiciel de mailing vous permettra de réaliser une campagne d’emailing en quelques clics. Marketing Direct Pro vous permettra également de recueillir des statistiques poussées pour analyser la réussite de votre campagne (taux d’ouverture, de clic, informations sur les destinataires…).
Pour un auto-entrepreneur, la présence en ligne et le développement digital sont également des sujets d’importance. Présence Web Avancé permet aux micro-entrepreneurs de bénéficier d’une visibilité optimisée sur Google, Google Maps, l’annuaire pro d’Orange et un référencement local prioritaire pour capter l’attention des internautes. Accompagnés par des experts Orange pro, les auto-entrepreneurs ont également accès à des statistiques détaillées pour ajuster au mieux la performance de leurs annonces en ligne par rapport aux concurrents.
Difficile d’aborder les solutions de communication professionnelles sans mentionner Slack, LA messagerie professionnelle collaborative de référence. Très intuitive, cette solution de gestion de la communication permet aux équipes de communiquer instantanément entre elles, en groupe ou en discussion privée, et de partager des fichiers. Évoquons également l’incontournable Google Docs, à la fois outil de communication et outil collaboratif, puisqu’il permet de travailler à plusieurs sur un fichier et de le commenter, idéal pour le micro-entrepreneur.
Autres outils de communication intéressants pour les auto-entrepreneurs, les gestionnaires de mails, comme Thunderbird, eM Client ou Mailbird. Le principal atout de ces gestionnaires de messagerie est d’améliorer la gestion et l’organisation de vos courriels. Ils peuvent notamment permettre à l’auto-entrepreneur de regrouper plusieurs comptes mail, de créer des listes noires, de crypter ses messages, etc.
Pour sa communication visuelle, Canva est l’outil de design et de publication en ligne incontournable pour l’auto-entrepreneur. Créée en 2013 avec l’ambition de rendre accessible à tous la création de contenus graphiques de qualité professionnelle, l’application gratuite Canva permet de créer de façon très intuitive des flyers, cartes de visite, sites web, etc.
Une autre partie de votre travail en tant que micro-entrepreneur consiste aussi à chercher... du travail ! Rien de tel en vue de cet objectif de prospection que les plateformes de mise en relation, comme Malt, Upwork, Fiverr, 5euros, Jooble. Le principe de ces plateformes est simple : vous vous inscrivez sur la plateforme qui correspond le mieux à votre activité et mettez en ligne votre profil détaillé. Le plus souvent, les candidats postulent directement aux missions proposées sur la plateforme, mais il arrive que les entreprises clientes viennent les chercher, comme c’est le cas sur Malt.
Si l’inscription à ces plateformes de mise en relation est gratuite, la plateforme se rémunère une fois la mission conclue entre le micro-entrepreneur et l’acheteur avec une commission qui correspond à un pourcentage de la rémunération.
Une solution de stockage est aujourd’hui indispensable à tout auto-entrepreneur. Pour centraliser, organiser, consulter et transmettre facilement des documents numériques, un coffre-fort numérique est une bonne solution. Pour les pros, Digiposte Premium garantit une niveau de sécurité optimal et un stockage illimité à un prix compétitif. Les documents comme les bulletins de paie, factures de téléphone, d’électricité et relevés sont synchronisés automatiquement et vous pouvez également les partager en toute sécurité, où que vous soyez, avec qui vous voulez.