Les débours sont des dépenses engagées au nom du client, remboursées à l'euro près et sans impact sur la TVA, le chiffre d'affaires ou les cotisations de l'entrepreneur. La refacturation de frais concerne au contraire des achats effectués au nom de l'entreprise, soumis à la TVA de la prestation principale et intégrés dans le chiffre d'affaires. Le choix dépend du nom figurant sur la facture, de l'existence d'un mandat et de la volonté ou non d'intégrer les frais dans la prestation.
Frais de débours et refacturation des frais : de quoi parle-t-on ?
Lorsque l'on engage des frais dans le cadre d'un projet professionnel avec une autre entreprise, il n'est pas possible de se faire rembourser en note de frais. Les notes de frais sont effectivement réservées aux salariés de l'entreprise et non à une entreprise sous-traitante, même en auto-entreprise. Pour récupérer les sommes engendrées dans le cadre d'une mission, il existe deux solutions : les frais de débours ou la refacturation des frais.
Les frais de débours
Les frais de débours sont des dépenses que vous payez au nom et pour le compte de votre client, dans le cadre d'un mandat de débours. Le fournisseur adresse sa facture directement au client. De votre côté, vous avancez la somme et êtes remboursé à l'euro près, sans marge et sans taxe sur la valeur ajoutée à collecter.
Exemple : une micro-entreprise (ex auto-entreprise) spécialisée dans l'événementiel achète 150 TTC de matériel de décoration demandé par un client pour un projet spécifique. Le fournisseur émet la facture au nom du client mais l'entrepreneur règle les frais pour ne pas retarder l'organisation.
La refacturation de frais
La refacturation de frais, elle, correspond à des dépenses engagées au nom de votre entreprise dans le cadre d'une prestation : déplacements, hébergement, fournitures, envois, achats nécessaires au projet. Vous refacturez ensuite ces frais à votre client, en appliquant la TVA de votre propre activité.
La différence est simple :
- dans un débours, la dépense porte le nom du client ;
- dans une refacturation, la dépense porte le nom de votre entreprise.
Quels frais peuvent être concernés ?
Plusieurs types de dépenses peuvent entrer dans l'une ou l'autre catégorie :
- frais de déplacement réglés pour les besoins d'une mission ;
- hébergement, restauration, transport ;
- fournitures, outils ou éléments nécessaires à un projet client ;
- frais administratifs : affranchissement, formalités, documents officiels.
Débours : un fonctionnement neutre
Le débours repose sur un mandat : le client vous autorise à payer en son nom. La facture du fournisseur doit être émise au nom du client, jamais au vôtre.
Cela signifie que les débours n'augmentent ni le chiffre d'affaires déclaré à l'Urssaf, ni les cotisations sociales, ni l'impôt sur le revenu.
Refacturation de frais : l'impact sur la TVA
Si vous collectez la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
Quand la dépense est faite au nom de votre structure, la refacturation des frais doit suivre le même taux de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) que votre prestation principale. Peu importe le taux appliqué sur le ticket d'origine : c'est votre activité qui détermine la taxe à ajouter.
Exemple : vous êtes consultant et votre prestation est soumise à 20 % de TVA. Vous payez un repas 22 TTC (20 HT + 2 de TVA à 10 %) dans le cadre de votre mission :
- vous déduisez les 2 de TVA ;
- vous refacturez 20 HT + 20 %, soit 24 TTC à votre client.
Les exceptions restent limitées : vous pouvez garder le régime initial uniquement lorsque vous refacturez sans marge et au centime près des dépenses qui, elles-mêmes, sont exonérées (comme certains envois postaux).
Si vous ne collectez pas la taxe sur la valeur ajoutée (TVA)
Pour une entreprise en franchise en base de TVA, c'est-à-dire sans collecte ni récupération de cette taxe comme les micro-entrepreneurs (ex auto-entrepreneur), la refacturation des frais rend l'achat plus coûteux pour celui qui vous rembourse. Vous payez le prix TTC et vous le refacturez tel quel, faute de pouvoir retirer la taxe du montant. L'opération augmente le total par rapport à un achat réalisé directement par une structure qui pourrait déduire la taxe.
Exemple : vous achetez du matériel de bureau pour un client à 100 HT + 20 de TVA, soit 120 TTC. En franchise, vous payez 120 et refacturez 120 .
Quel est l'impact comptable ?
Si vous êtes en entreprise individuelle classique (hors auto-entreprise) ou en société, vous devez traiter les frais de débours ou la refacturation des frais dans votre comptabilité.
L'impact comptable des frais de débours
Avec les frais de débours :
- la dépense est enregistrée en comptabilité dans un compte 467 (avance pour compte de tiers) ;
- le remboursement équilibre ce compte comptable : aucune marge, aucune TVA collectée ni déductible ;
- le client comptabilise le débit dans ses charges et récupère la TVA.
L'impact comptable de la refacturation
Commencez par comptabiliser l'achat :
- le fournisseur est enregistré en compte comptable 401 pour le montant TTC ;
- la dépense en compte 6 (ou dans un sous-compte dédié) ;
- et la taxe sur la valeur ajoutée (TVA) déductible en 44566.
Ensuite, enregistrez une refacturation de frais avec TVA :
- saisissez le total TTC en 411 ;
- entrez le montant HT en 708 (ou un sous-compte prévu à cet effet) ;
- indiquez enfin la taxe sur la valeur ajoutée collectée dans le compte approprié.
Comment choisir entre débours et refacturation ?
Le choix entre frais de débours et refacturation des frais influence directement ce que vous déclarez et ce que vous payez.
Privilégiez les frais de débours si :
- le justificatif peut être émis directement au nom de la personne que vous accompagnez ;
- vous avancez des sommes importantes et souhaitez éviter d'augmenter vos encaissements ;
- la personne concernée doit récupérer la TVA sur l'achat ;
- vous recherchez une solution transparente et courante dans certains secteurs (événementiel, juridique, etc.).
La refacturation des frais est quant à elle plus adaptée dans les cas suivants :
- l'achat est réalisé en votre nom, dans le cadre normal de votre mission ;
- aucun mandat formel ne vous autorise à payer pour une autre personne ;
- les frais sont ponctuels et restent accessoires à la prestation principale ;
- vous souhaitez regrouper l'ensemble des coûts dans une seule note de règlement.
Dans les secteurs habitués à ce fonctionnement (avocats, notaires, prestataires événementiels), le frais de débours reste la solution la plus avantageuse et la plus transparente.