Accessible sans diplôme ou formation spécifique, le métier de secrétaire indépendante attire de plus en plus de professionnels en reconversion et de jeunes diplômés. Entre missions variées, tarifs libres, travail flexible (télétravail, travail à domicile), ce choix de carrière séduit. Encore faut-il créer sa micro-entreprise, structurer son offre et trouver des clients réguliers pour bâtir une activité de secrétariat freelance durable.
Le métier de secrétaire indépendante : définition et missions
La secrétaire indépendante, ou secrétaire freelance, propose des services de gestion administrative à des clients variés : entreprises (TPE, PME, entreprise libérale...) et particuliers.
Voici quelques exemples de mission types de secrétariat :
- gestion quotidienne d'entreprise (accueil téléphonique, gestion d'agenda, traitement des emails, prises de rendez-vous) ;
- rédaction/mise en page de documents, comptes rendus, classement et archivage ;
- gestion des devis, factures, relances simples, saisie de données, comptabilité de base.
Exemples de spécialisations en secrétariat
En fonction de votre expérience professionnelle, de votre formation et de votre appétence, il est possible de vous spécialiser dans un secteur en particulier. Cette spécialisation sera un des avantages à mettre en avant lors de votre recherche de nouveaux clients.
Secrétaire médicale
La secrétaire médicale indépendante collabore avec des entreprises de santé, des cabinets ou des cliniques. Elle assure :
- l'accueil téléphonique ;
- la gestion des agendas du (ou des) praticien(s) ;
- la facturation des consultations ;
- le suivi des dossiers patients.
Ce métier freelance, exerçable en tant que micro-entrepreneur (ex auto-entrepreneur), exige rigueur, sens du contact et bonne maîtrise du vocabulaire médical.
Secrétaire à domicile
La secrétaire à domicile accompagne des particuliers directement chez eux dans leur gestion administrative :
- déclaration d'impôt ;
- rédaction de courriers ;
- gestion des rendez-vous médicaux...
Qui peut devenir secrétaire indépendante ?
Aucun diplôme ni formation n'est obligatoire pour devenir secrétaire indépendante. Être diplômé d'un bac ou d'un BTS (BTS Gestion de la PME, BTS Support à l'action managériale ou BTS Comptabilité et gestion) rassurera toutefois le client.
Au-delà du diplôme, assurez-vous d'avoir des compétences professionnelles clés avant la création de votre entreprise :
- français écrit/oral soignés ;
- organisation, rigueur, priorisation, autonomie, professionnalisme ;
- maîtrise des outils en fonction de votre clientèle : Word/Excel, Google Drive/Dropbox, e-signature, facturation, Trello/Asana...
Si vous êtes en reconversion professionnelle, une expérience secteur représentera également un atout
Pourquoi devenir secrétaire freelance plutôt que salariée ?
En devenant secrétaire indépendante, vous travaillez pour plusieurs entreprises ou professionnels, à votre rythme et selon vos objectifs.
Concrètement, vous profitez de plusieurs avantages en tant que freelance :
- flexibilité et autonomie : vous faites le choix des missions, des horaires et du lieu de travail (à domicile, en entreprise, en télétravail) ;
- diversité : vous pouvez collaborer avec différents secteurs d'activité et corps de métier (médical, BTP, juridique...) ;
- revenus personnalisés : vous fixez vos tarifs selon la valeur de vos services et votre niveau d'expertise ;
- esprit entrepreneurial : vous développez votre activité, gérez votre clientèle et avez la liberté de faire évoluer votre offre de services.
Quel statut juridique choisir pour l'activité de secrétaire indépendante ?
La plupart des secrétaires indépendantes optent pour la création d'une micro-entreprise (ex auto-entreprise). Ce statut ne nécessite ni capital social ni comptabilité complexe. Il est donc idéal pour commencer dans le métier et devenir entrepreneur rapidement.
Pour une activité professionnelle plus développée, il est possible de créer une entreprise individuelle classique ou une société (EURL, SASU). Ces statuts juridiques offrent de nombreux avantages comme plus de souplesse et une meilleure protection sociale mais ils impliquent des démarches administratives et fiscales plus lourdes pour l'entrepreneur.
Quel est le tarif horaire d'une secrétaire indépendante ?
Comme dans toute activité professionnelle indépendante, les tarifs de l'entrepreneur doivent refléter la qualité de vos prestations et couvrir vos charges.
En moyenne, une secrétaire indépendante facture :
- 20 à 35de l'heure pour un profil débutant ;
- 35 à 45pour un profil confirmé ;
- 45 à 60(voire plus) pour une secrétaire indépendante spécialisée (juridique, médicale ou bilingue).
Certains freelances proposent aussi des forfaits (demi-journée, journée, pack mensuel de 10 heures).
Comment trouver des clients en tant que secrétaire indépendante ?
Pour développer votre activité professionnelle, misez sur un positionnement clair :
- présentez-vous comme secrétaire freelance pour cabinets médicaux ou assistante administrative BTP en cas de spécialisation ;
- créez un site Internet vitrine avec vos services, vos coordonnées et des témoignages clients ;
- optimisez votre profil d'entrepreneur sur LinkedIn et publiez des conseils pratiques (organisation, bureautique, gestion du temps) ;
- contactez des entreprises locales par mail ;
- inscrivez-vous sur des plateformes spécialisées (Malt, ADASI, HelloWork) ;
- pensez au réseautage : un échange dans un espace de coworking peut déboucher sur une mission !
Récapitulatif : les étapes à suivre pour devenir secrétaire indépendante
Comment devenir secrétaire indépendante ? Voici le guide pratique en 7 étapes pour créer votre micro-entreprise (ex auto-entreprise) :
- définir l'offre : précisez vos missions, votre secteur cible (médical, juridique, etc.) et vos objectifs de chiffre d'affaires ;
- choisir le statut juridique : micro-entreprise (ex auto-entreprise), société...
- élaborer un business plan : cela vous aidera à définir vos tarifs, vérifier la rentabilité de votre projet selon l'analyse de marché, et à anticiper vos charges ;
- s'immatriculer en ligne sur le guichet unique des formalités des entreprises de l'INPI généralement sous le code APE 82.11Z - Services administratifs combinés de bureau ;
- souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle pour vous couvrir en cas de dommage auprès des clients ;
- ouvrir un compte bancaire dédié : obligatoire au-delà de 10 000de chiffre d'affaires deux années consécutives en micro-entreprise (ex auto-entreprise) ou dès la création pour une société ;
- acheter du matériel : ordinateur, casque avec micro, imprimante/scanner, logiciels bureautiques indispensables, téléphone portable... ;
- établir vos contrats de prestation : précisez vos missions, vos livrables, vos tarifs, les délais et les conditions de résiliation ;
- dénicher des premières missions : via votre réseau, plateformes, en communicant sur les réseaux sociaux...