Pour une entreprise, la gestion et le stockage des données confidentielles représentent un enjeu crucial. Dans cette optique, le recours à un coffre-fort numérique reste une solution fiable pour combiner dématérialisation des documents et sécurité accrue pour faire face à d'éventuelles cyberattaques.
Pourquoi opter pour la dématérialisation de ses documents ?
La dématérialisation des documents représente l'un des premiers piliers de la transformation digitale des entreprises. Concrètement, cela consiste à remplacer un document - contrat, facture, attestation, relevé bancaire, etc. - par une version numérique du fichier. Par la suite, comme vous le feriez avec un document Word ou Excel, il vous suffira de le ranger dans un dossier dédié sur votre ordinateur.
Une solution simple puisqu'elle vous permet d'accéder facilement à toutes vos informations, en limitant les pertes et en évitant de stocker d'encombrants documents physiques.
Mais cette solution n'est pas sans risque : les entreprises françaises, dont une grande majorité de PME, restent les principales cibles de cyberattaques. Ainsi, laisser vos documents sensibles sur les disques durs de vos ordinateurs les expose à des piratages ou des vols. Dans ce contexte, le recours à un coffre-fort numérique représente une alternative fiable et plus sûre en matière de sécurité.
Qu'est-ce qu'un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne ultra sécurisé, accessible à partir d'une connexion Internet.
Quels documents stocker dans un coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique vous permet de stocker, classer et archiver tous vos fichiers numériques :
- documents administratifs ;
- contrats ;
- fiches de paie ;
- factures ;
- devis ;
- avis d'imposition ;
- photos ;
- vidéos, etc.
Comment fonctionne un coffre-fort numérique ?
La sécurisation de votre coffre-fort numérique passe généralement par le cryptage chiffré de vos données et un système d'authentification élaboré, comme des mots de passe à usage unique ou l'envoi de codes par SMS. Grâce à un système de sécurité renforcé, il assure ainsi la confidentialité, la disponibilité et l'intégrité de vos données.
Le stockage en ligne réduit fortement le risque de perte de données : elles sont chiffrées et stockées sur plusieurs serveurs disséminés aux quatre coins du monde, les rendant très difficiles à pirater.
De plus, dans le Cloud, vos données sont à l'abri d'éventuels sinistres auxquels vos équipements informatiques sont, eux, exposés, comme un incendie, un dégât des eaux, un vol, etc.
Quels sont les différents usages du coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique vous assure différents usages, entre la centralisation sécurisée de documents dématérialisés, et le partage d'informations entre tous les interlocuteurs de l'entreprise.
Un accès simplifié aux documents
Comme expliqué précédemment, le coffre-fort numérique permet de stocker de façon sécurisée tous les documents clés de votre entreprise. Surtout, cette solution de dématérialisation en ligne offre aussi la possibilité aux personnes autorisées d'accéder simplement à toutes ces données en seulement quelques clics.
Un gain de temps et une grande autonomie dans l'accès aux informations. Au-delà des dirigeants, plusieurs intervenants peuvent avoir besoin de consulter certains documents. Vous pouvez donc décider simplement de qui a accès à quelles données.
Par exemple, permettre au service comptabilité d'accéder aux factures reçues et émises ou aux relevés des états bancaires, et au service commercial de consulter les contrats commerciaux. Ou encore à vos salariés d'avoir accès à leurs bulletins de salaire, contrats de travail, contrats de mutuelle santé, etc.
Des espaces dédiés aux différents utilisateurs
Grâce au coffre-fort numérique, plusieurs typologies d'utilisateurs bénéficient d'espaces personnels dédiés et sécurisés. Cela concerne les salariés et collaborateurs de l'entreprise. Ils peuvent, par exemple, y retrouver contrat de travail, bulletins de salaires, contrat de mutuelle ou de prévoyance, etc.
Mais vos clients et fournisseurs disposent également d'un espace dédié où ils ont accès à certains types de documents utiles dans leur collaboration avec l'entreprise, par exemple : contrats, relevés d'identité bancaire, bons de commande factures, etc.
Quels sont les avantages du coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort numérique se présente comme une solution modulable et sans limite de stockage. En tant que décideur, c'est vous qui décidez de la capacité la plus adaptée à la taille et aux besoins de votre entreprise. Mais ce service de stockage dématérialisé offre également de nombreux autres avantages.
Un service confidentiel sécurisé
Si le recours à un coffre-fort numérique n'est pas obligatoire, il reste cependant une solution fiable permettant à l'entreprise d'être en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Ce service crypte l'ensemble des données personnelles et confidentielles qu'il contient. Seules les personnes autorisées et munies d'une clé de chiffrement peuvent ainsi accéder à toutes ces informations sensibles. Un moyen de stockage et de conservation de vos documents professionnels de manière sécurisée, sans craindre des risques d'intrusion du système.
Une gestion des ressources humaines simplifiée
Au-delà de la sécurité, le coffre-fort numérique permet de simplifier le quotidien du service des ressources humaines. Cette solution centralise tous les documents nécessaires aux RH et facilite leur classement et organisation.
Il n'est plus nécessaire de distribuer les bulletins de paie aux salariés de l'entreprise : ils les reçoivent par voie électronique et peuvent tous les retrouver sur leurs espaces personnels quand ils le souhaitent.
Une réduction des coûts
Opter pour une gestion des documents dématérialisée représente une source d'économies non-négligeable pour une entreprise. Vous vous épargnez notamment les coûts liés à l'achat de papier et d'encre, ou encore les maintenances des photocopieuses.
Autre exemple, vous évitez également les frais liés à la mise en plis et à l'envoi de bulletins de salaire par courrier. Vous pouvez opter pour un envoi dématérialisé et réduire vos dépenses.
Une solution écoresponsable
Dans la lignée du point précédent, le coffre-fort numérique permet également de limiter le nombre d'impression et l'utilisation de papier. Une solution écoresponsable s'inscrivant dans une politique « zéro déchet ». De plus, le stockage en ligne permet un gain de place au sein de vos locaux : vous réduisez les besoins de meubles, voire de pièces consacrées au seul stockage des documents papier.
Une valorisation de l'image de marque
Le recours à un coffre-fort numérique renvoie l'image d'une entreprise moderne mais surtout fiable, sûre, accordant une grande importance aux données qu'elle traite. Une valorisation de l'image de marque auprès des collaborateurs, des partenaires extérieurs mais aussi des clients.
Comment choisir son coffre-fort numérique ?
Si le coffre-fort numérique se présente comme une solution très avantageuse, il est toutefois nécessaire d'accorder une importance toute particulière à l'offre que vous allez choisir.
Au moment de votre choix, assurez-vous tout d'abord que le prestataire respecte un certain nombre de normes vous assurant un niveau de sécurité suffisant :
- norme NF Z42-020 et certification AFNOR NF 203 : garantissent l'intégrité des documents dans le temps ;
- certification ISO 27001 : assure un système fiable de management de la sécurité des informations, et protège chaque utilisateur contre la perte, le vol, l'altération, l'intrusion sur les données confiées ;
- norme NF Z42-026 : contrôle et valide les conditions de numérisation d'un document ;
- norme NF 42-025 : garantit le respect du processus de gestion des bulletins de paie ;
- norme eIDAS : certifie que le coffre offre un système d'identification électronique interopérable entre les différents systèmes ;
- agrément SIAF : atteste que le prestataire est habilité à conserver des archives publiques.
En plus de ces normes, d'autres critères vous permettront de vous tourner vers le service le plus adapté :
- analyser les besoins de votre entreprise : type de documents à stocker, capacité de stockage nécessaire ;
- vérifier la compatibilité du coffre-fort numérique avec les applications déjà en place dans votre entreprise : Système d'Information des Ressources Humaines (SIRH), logiciel de paie, etc. ;
- contrôler la sécurité et la protection des données dans le temps : préférez un système d'archivage sur des serveurs localisés en France.
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