On pense souvent à l’enjeu écologique lorsqu’on parle de dématérialisation. En réalité, le passage du papier à des supports dématérialisés recouvre bien d’autres avantages RSE ! Focus.
Dématérialiser pour consommer moins de papier
Contrairement à ce que l’on aurait pu imaginer, l’adoption de pratique numériques et digitales de plus en plus large n’a pas été accompagnée de la réduction de la consommation de papier. Aujourd’hui l’ADEME estime qu’un salarié consomme 70 à 85kg de papier, c’est l’équivalent de 3 ramettes par mois. Au bureau, seulement 20 % des papiers sont recyclés. L’objectif « zéro papier » peut être un engagement fort de votre entreprise dans une démarche de développement durable.
Pour répondre aux enjeux environnementaux liés à la consommation de papier en entreprise, la dématérialisation de documents tels que les contrats, les fiches de paies, les bons de commande, les factures, les registres des sociétés peut être envisagée pour améliorer son impact environnemental. Pour rappel, retrouvez ici l’ensemble des documents que vous pouvez dématérialiser.
Améliorer le quotidien de vos employés, optimiser vos coûts, sécuriser vos documents
La dématérialisation s’inscrit parfaitement dans une démarche RSE efficace en améliorant le quotidien de vos employés, en revoyant les charges liées à la gestion de l’administratif et en sécurisant les données que votre entreprise détient et produit.
Au cœur d’une stratégie RSE et de démarche éco-responsable pour une entreprise, la dématérialisation permet d’optimiser la gestion liée à la distribution des fiches de paie par exemple. Lorsque l’étape impression et courrier étaient auparavant indispensables et chronophages, l’envoi de document dématérialisé peut être automatisé, faire gagner du temps à vos employés, rendre leur travail moins pénible et réduire les coûts de fonctionnement.
Par ailleurs, la dématérialisation de documents sensibles permet de les sécuriser en les rendant traçables : vous saurez qui consulte les documents, quand est-ce qu’ils ont été créés, modifiés, envoyés et par qui. Vous pouvez également sécuriser les accès à certains documents et les héberger sur un cloud sécurisé spécialement dédié. L’archivage et l’accès à vos documents et la collecte de données est ainsi considérablement simplifiés, à portée de clic !
En contrepartie, veillez à investir dans des solutions de cybersécurité adaptées pour vos données dématérialisées qui pourraient être l’objet de cybermalveillance. L’intégrité et la sécurité des données que vous hébergez est un sujet incontournable dans votre démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).