La dématérialisation est un outil qui permet d'améliorer la politique de responsabilité sociétale et environnementale (RSE) des entreprises. En adoptant des démarches de réduction de l'empreinte environnementale et en optimisant les process vous permettez à vos employés de s'épanouir en se concentrant sur des tâches à forte valeur ajoutée, notamment dans les domaines de la comptabilité et la facturation.
Dématérialiser pour consommer moins de papier
Contrairement à ce que l'on aurait pu imaginer, l'adoption de pratique numériques et digitales de plus en plus large n'a pas été accompagnée de la réduction de la consommation de papier. Aujourd'hui l'ADEME estime qu'un salarié consomme 70 à 85kg de papier, c'est l'équivalent de 3 ramettes par mois. Au bureau, seulement 20 % des papiers sont recyclés. L'objectif « zéro papier » peut être un engagement fort de votre entreprise dans une démarche de développement durable.
Pour répondre aux enjeux environnementaux liés à la consommation de papier en entreprise, la dématérialisation de documents tels que les contrats, les fiches de paies, les bons de commande, les factures, les registres des sociétés peut être envisagée pour améliorer son impact environnemental. Faites-vous accompagner pour adopter les outils appropriés !
Améliorer le quotidien de vos employés, optimiser vos coûts, sécuriser vos documents
Autre avantage de la dématérialisation : elle permet à vos salariés de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, en automatisant certains processus via un logiciel et en facilitant la gestion administrative de vos dossiers au quotidien. Une démarche qui s'inscrit à la fois dans des considérations pratiques de gain de productivité, et d'attention au bien-être de vos équipes, favorisant leur qualité de vie au travail (QVT).
La dématérialisation s'inscrit parfaitement dans une démarche RSE efficace en améliorant le quotidien de vos employés, en revoyant les charges liées à la gestion de l'administratif et en sécurisant les données que votre entreprise détient et produit.
Par ailleurs, la dématérialisation de documents sensibles permet de les sécuriser en les rendant traçables : vous saurez qui consulte les documents, quand est-ce qu'ils ont été créés, modifiés, envoyés et par qui. Vous pouvez également sécuriser les accès à certains documents et les héberger sur un cloud sécurisé spécialement dédié ; une solution de conservation de documents importants (information client, donnée RH) cohérente avec les enjeux de cybersécurité. L'archivage, le stockage et l'accès à vos documents, ainsi que la collecte et le traitement de données sont ainsi considérablement simplifiés, à portée de clic !
En contrepartie, veillez à investir dans des solutions de cybersécurité adaptées pour vos données dématérialisées qui pourraient être l'objet de cybermalveillance. L'intégrité et la sécurité des données que vous hébergez est un sujet incontournable dans votre démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises).