En tant que chef d'entreprise, vous êtes tenu de conserver différents documents professionnels sur la vie de votre entreprise (factures, contrats…). Mais lesquels et pour combien de temps ?

Quelles sont les durées légales de conservation de vos documents professionnels ?

Documents civils et commerciaux

La conservation des documents civils et commerciaux, a une durée légale variable, fonction de sa typologie :

  • Contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale : 5 ans ;
  • Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) : 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation ;
  • Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers : 30 ans ;
  • Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur : 2 ans ;
  • Document de transport de marchandises : 5 ans ;
  • Déclaration en douane : 3 ans ;
  • Police d'assurance : 2 ans à partir de la résiliation du contrat ;
  • Document relatif à la propriété intellectuelle : 5 ans à partir de la fin de la protection ;
  • Dossier d'avocat : 5 ans à partir de la fin du mandat.

Documents et pièces comptables

La conservation des documents et pièces comptables, a une durée légale variable, fonction de sa typologie :

Livres et registres comptables : 10 ans à partir de la clôture du livre ou du registre ;
Toute autre pièce justificative (bon de commande, de livraison, factures, etc.) : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice comptable.

Documents bancaires

La conservation des documents bancaires, a une durée légale variable, fonction de sa typologie.

Tous les documents de banque (relevés de compte, talons de chèque, ordres de virement, etc.) doivent être conservés 5 ans.

Documents fiscaux

Selon l'article L102B du Livre des procédures fiscales, « les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans [...] ». Le délai de conservation des documents fiscaux commence à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres, ou à partir de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Sont concernés :

  • l'impôt sur le revenu (IR) ;
  • l'impôt sur les sociétés (IS) ;
  • les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) ;
  • les impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public) ;
  • la cotisation foncière des entreprises (CFE) et la CVAE ;
  • les taxes sur le chiffre d'affaires.

Documents sociaux

La conservation des documents sociaux, a une durée légale variable, fonction de sa typologie :

  • Statuts de la société : 5 ans à partir de la radiation de la société du registre du commerce et des sociétés ;
  • Documents relatifs au compte annuel (bilan, compte de résultat...) : 10 ans ;
  • Convocations, feuilles de présence, pouvoirs, rapports du gérant ou du conseil d'administration : 3 ans.

Documents relatifs au personnel

L'archivage des documents relatifs au personnel tels que les bulletins de paie (double papier ou sous forme électronique), registre unique du personnel, contrats de travail et documents relatifs aux salaires, primes, indemnités et soldes de tout compte doit être conservé 5 ans.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conservation de documents professionnels ?

Il n'existe pas de sanction spécifique en cas de non-conservation de vos documents professionnels pendant la durée légale, mais certaines peines peuvent s'appliquer à l'encontre des entreprises selon les cas, notamment pour les documents fiscaux (IR, IS…).