De plus en plus de fournisseurs de services proposent de vous louer un coffre-fort numérique pour stocker en ligne vos documents confidentiels. Ce système 100% connecté est une solution extrêmement pratique, mais soulève aussi beaucoup de questions. Dans une société où la dématérialisation des données va grandissante, comment faire le bon choix ?
Le coffre-fort numérique, comment ça marche ?
Un coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne ultra sécurisé, accessible à partir d'une connexion Internet. Il vous permet de stocker, classer et archiver tous vos fichiers numériques : documents administratifs (devis, factures, contrats, avis d'imposition, fiches de paies, etc.), photos, vidéos... Son système de sécurité renforcé assure la confidentialité de vos fichiers. La sécurisation de votre coffre-fort numérique passe généralement par un système d'authentification élaboré (mots de passe à usage unique, envoi de vos codes par SMS) et le cryptage chiffré de vos données.
En résumé, un bon coffre-fort numérique vous garantit la confidentialité, la disponibilité et l'intégrité de vos données.
Des avantages indéniables
Le premier avantage du coffre-fort numérique réside dans sa facilité d'utilisation. Vous n'avez besoin que d'une connexion Internet et de vos codes d'accès sécurisés pour vous authentifier et avoir vos fichiers à portée de main partout et tout le temps.
Le deuxième avantage du coffre-fort numérique s'apprécie en tant que chef d'entreprise, dans la mesure où il simplifie de nombreuses tâches administratives. De plus en plus de sociétés réduisent leurs coûts en utilisant un coffre-fort numérique pour transmettre à chaque salarié ses fiches de paie. Certains fournisseurs de services vont plus loin en proposant aux entreprises un service de dématérialisation des documents administratifs livré avec un coffre-fort gratuit pour chaque salarié.
Les inconvénients à prendre en compte
Attention aux offres insuffisamment sécurisées ! Les fournisseurs se multiplient, mais la qualité n'est pas toujours au rendez-vous. Par ailleurs, peu d'entre eux vous proposeront la possibilité de télécharger l'intégralité de votre coffre-fort, ce qui peut s'avérer frustrant. Enfin, vous n'êtes pas à l'abri d'un rachat de votre fournisseur par une entreprise étrangère et au transfert de vos données ...
Bon à savoir
Face à l'augmentation des utilisateurs et des fournisseurs de coffre-fort numériques, la CNIL a rédigé en 2013 une recommandation spécifique afin d'informer le grand public sur les bonnes pratiques en matière de sécurité. Si aujourd'hui elle ne délivre aucun label ou agrément aux fournisseurs de services de stockage en ligne, la CNIL surveille néanmoins de près l'évolution des acteurs de ce marché. Enfin, sachez aussi que l'hébergement en ligne de vos données de santé est interdit (sauf si vous obtenez un agrément de la part du Ministère de la Santé).