En pratique, le prix d'un logiciel de caisse varie généralement de 20 à 150HT par mois. À ce tarif, peuvent s'ajouter l'achat de la caisse enregistreuse et de ces accessoires (la douchette, par exemple), des frais de transaction et des options payantes. Le commerçant doit aussi anticiper les coûts d'installation d'une éventuelle licence, ainsi que des frais de configuration, de formation, de support technique et l'évolution du système de caisse en cas d'ajout d'un poste ou d'un point de vente.
Quel est le prix d'un logiciel de caisse ?
Des fourchettes de prix réalistes
Il existe trois grandes zones de prix sur le marché :
- Le logiciel d'entrée de gamme : environ 20 à 40HT / mois (pour encaissement simple, suivi des ventes, peu d'options, support limité) ;
- Les solutions généralistes : environ 40 à 100HT / mois (pour une gestion plus complète : produits, stocks, statistiques, multi-caisses, gestion clients) ;
- Les solutions spécialisées ou avancées : environ 100 à 150HT / mois et plus selon les options.
Le prix du matériel de caisse enregistreuse
À ce montant pour d'utilisation du logiciel, le commerçant ajoute souvent l'acquisition d'un pack incluant tout ou partie du matériel pour une caisse enregistreuse (tablette ou écran tactile, douchette, imprimante, tiroir-caisse). L'entrepreneur peut acheter le matériel séparément.
Ce pack fait rapidement varier le coût total d'un système de caisse, qui diffère selon le type de la caisse enregistreuse :
- tiroir-caisse : 100 à 200;
- tablette / écran tactile : 300 à 800;
- imprimante de tickets : 150 à 300;
- douchette code-barres : 80 à 200;
- terminal de paiement électronique (TPE) : achat ou location + frais liés aux paiements.
Les coûts cachés à anticiper
Pour comparer les offres des logiciels de caisse, vous devez intégrer les postes suivants :
- frais de transaction : pourcentage sur chaque paiement par carte via les terminaux de paiement (souvent le point qui explose le coût réel) ;
- frais de configuration : création des lignes produits, import base articles/clients ;
- formation : prise en main par les équipes, procédures d'encaissement, clôture de caisse ;
- support technique : inclus, limité ou premium (selon les offres) ;
- intégrations : connexion avec un logiciel comptable, un outil e-commerce, un module de réservation, etc. ;
- évolutivité : ajout de postes, multi-caisses, multi-boutiques, nouvelles fonctionnalités (souvent facturées).
Quelles sont les différentes manières de payer son logiciel de caisse ?
Les éditeurs de logiciels de caisse enregistreuse proposent aujourd'hui trois grands modèles économiques : l'abonnement, l'achat et les logiciels freemium (gratuits avec des options payantes)
L'abonnement (ou location)
L'abonnement est le modèle le plus courant pour obtenir un logiciel de caisse. Le paiement est mensuel, avec un montant prévisible à l'avance, incluant généralement l'accès au logiciel de caisse, les mises à jour et un support technique de base.
L'achat d'une licence
L'achat sous forme de licence représente un investissement initial plus élevé, à compléter par des frais de maintenance, d'assistance et de mises à jour de la licence à anticiper dans la durée.
L'option freemium
Le logiciel gratuit avec options payantes est attractif au démarrage, mais souvent compensé par des fonctionnalités limitées, des options indispensables facturées et des frais de paiement plus élevés.
Obligation légale : logiciel de caisse certifié, quand est-ce indispensable ?
L'entreprise doit utiliser un logiciel de caisse certifié (type NF525) si les trois conditions suivantes sont réunies :
- Le commerce est assujetti à un régime réel de TVA ;
- il réalise des ventes auprès de particuliers (B2C) ;
- elle utilise un système de caisse.
Cette exigence vise à sécuriser et conserver les données. Le commerçant doit également s'assurer que le logiciel génère des tickets Z détaillés (total de recettes journalières).
3 exemples de logiciels de caisse
Voici trois exemples de logiciels de caisse :
- SumUp : une solution adaptée aux petites activités. Elle est orientée encaissement et paiement, pour tablette ou mobile. Le logiciel est gratuit mais présente des frais de transaction plus élevés.
- Lightspeed : un logiciel de caisse en abonnement axé restauration, hôtellerie ou vente au détail. Cette solution intègre la gestion des stocks, produits, clients et multi-caisses, avec un prix moyen compris entre 70 et 130HT par mois selon les fonctionnalités ;
- Planity : un abonnement pour les salons de coiffure et instituts de beauté. Il combine caisse ou terminal, prise de rendez-vous et gestion clients, avec un coût mensuel situé entre 30 et 70HT selon l'offre.
Quel est le logiciel de caisse le moins cher ?
Pour limiter la facture au moment de choisir votre logiciel de caisse, vous devez arbitrer sur l'essentiel : payer moins sans perdre en fiabilité sur le long terme.
Quelques points à vérifier :
- Les fonctionnalités indispensables selon votre activité : encaissement, gestion des stocks, gestion des clients, rapports de ventes, multi-postes... ;
- La compatibilité avec votre matériel de caisse/caisse enregisteuse : tablette ou écran tactile, imprimante, tiroir, douchette, terminaux de paiement disponibles ;
- Le niveau de support : horaires, délais, accompagnement à la configuration ;
- La capacité à évoluer : multi-caisses, ajout d'un point de vente, intégration cloud, mobilité (caisse mobile) ;
- Le coût total sur 24 mois : abonnement + matériel + frais de paiement + options + intégrations.