L'archivage numérique centralise, sécurise et préserve la valeur juridique de vos documents. Il simplifie ainsi l'accès aux ressources, réduit les coûts de stockage physique et garantit la conformité RGPD. Orange Pro vous explique comment procéder en toute sérénité.
Qu'est-ce que l'archivage numérique ?
L'archivage numérique conserve et protège vos documents professionnels. Selon vos besoins et vos objectifs, vous pouvez opter pour différentes solutions, comme la GED, le coffre-fort numérique ou le SAE.
Archivage numérique : définition
L'archivage numérique désigne l'ensemble des méthodes et outils employés pour conserver, classer et protéger des documents électroniques (factures, contrats, documents RH, etc.) sur la durée. L'objectif est de permettre une future exploitation des documents et de respecter les délais légaux de conservation.
Quels sont les différents types d'archivage numériques ?
Pour archiver leurs documents, les entreprises peuvent employer trois outils complémentaires :
- Les logiciels de Gestion électronique des documents (GED) centralisent, classent et organisent les documents du quotidien. Ces outils rendent les ressources facilement accessibles et disponibles aux différents services de l'entreprise.
- Le coffre-fort numérique est réservé aux données particulièrement sensibles. Hautement sécurisé, il protège les archives contre toute altération et garantit leur valeur juridique dans le temps.
- Le Système d'archivage électronique (SAE) priorise la sécurité juridique sur le long terme. Il a pour fonction de préserver la valeur probante des documents.
Pourquoi opter pour l'archivage numérique ?
L'archivage numérique fait gagner du temps à vos équipes et réduit vos coûts de stockage. Centralisé et crypté, il sécurise vos données, fluidifie le travail d'équipe et garantit la conformité.
Pour gagner du temps
Grâce à des moteurs de recherche performants, les collaborateurs peuvent accéder facilement et instantanément aux documents. Plus besoin de chercher dans des dossiers physiques : trouver une archive s'effectue en quelques clics.
Pour réduire les coûts liés à l'archivage de documents
En éliminant le papier, votre entreprise supprime les dépenses liées à l'achat de fournitures. Vous économisez également sur les coûts de location, d'aménagement et de maintenance des espaces dédiés au stockage physique.
Pour sécuriser ses données
Les documents numériques sont protégés contre la perte, le vol ou les sinistres grâce à des sauvegardes régulières et au chiffrement. Des contrôles d'accès stricts garantissent que seuls les utilisateurs autorisés peuvent les consulter.
Pour améliorer l'organisation interne de l'entreprise
L'archivage numérique garantit l'unicité du document officiel (pas de doublons). De plus, il simplifie la collaboration et fluidifie les échanges entre les services ou avec les sites distants.
Pour assurer la conformité et la traçabilité
Le système assure la traçabilité complète des accès et garantit l'intégrité des fichiers - des éléments indispensables en cas de contrôle ou de litige. L'archivage permet ainsi de respecter les durées légales de conservation et la réglementation RGPD.
Comment mettre en place l'archivage numérique dans son entreprise ?
Pour réussir votre transition vers le zéro papier, il est recommandé de suivre les étapes suivantes :
- Identifier et numériser les documents : listez les fichiers à conserver (factures, contrats, etc.) et numérisez l'existant. Évitez de surcharger le système en éliminant les doublons ou les documents obsolètes.
- Choisir sa solution d'archivage : optez pour un outil GED ou SAE évolutif, compatible avec vos logiciels actuels et conforme aux exigences de sécurité, de traçabilité et d'intégrité.
- Définir les règles de gestion documentaire : fixez les durées légales de conservation, configurez précisément les droits d'accès pour protéger les données sensibles et formez vos équipes à ces bonnes pratiques, en conformité avec la réglementation RPGD.
- Assurer la maintenance et la sécurité : planifiez des sauvegardes régulières, veillez à chiffrer les données et menez une mise à jour constante de vos systèmes de protection.