Un logiciel de gestion électronique des documents (GED) est indispensable pour les entreprises qui souhaitent mieux organiser leurs informations et données. Pour tirer pleinement parti des avantages de ce type de logiciels, en tant que dirigeant d'entreprise, vous devez anticiper vos besoins, définir un budget adapté et impliquer vos équipes dans le projet documentaire. La solution retenue doit aussi proposer des fonctionnalités clés : sécurité, archivage, indexation et recherche des documents.
Quel est le principe de la GED ?
Définition d'une GED
La GED (gestion électronique des documents) est un système informatique qui centralise tous vos documents électroniques d'entreprise au même endroit. Cette solution de gestion administrative prend généralement la forme d'un logiciel et d'une application smartphone et tablette.
Dans certaines entreprises, on parle de GEIDE (Gestion Électronique de l'Information et des Documents de l'Entreprise.)
Quel est le principe d'un logiciel de GED ?
Conçue pour faciliter le quotidien du dirigeant et booster la productivité des équipes, un logiciel de GED (gestion électronique des documents) prend en charge l'ensemble du cycle de vie documentaire des entreprises :
- création et acquisition : numérisation de documents papier, récupération automatique d'emails ou de factures électroniques ;
- stockage et organisation des documents : classement des fichiers et des informations par tags, dossiers, date ou type de document ;
- indexation et recherche des données : possibilité de retrouver un fichier en quelques secondes grâce à des mots-clés ou au moteur de recherche intégré au logiciel ;
- partage et collaboration : diffusion facile des documents et données aux collaborateurs ou aux partenaires externes ;
- archivage des données : conservation des documents selon les délais légaux, avec traçabilité des différentes versions.
Quelle est la différence entre la GED et la dématérialisation des factures ?
La dématérialisation consiste simplement à transformer un document papier en format numérique ou à remplacer un flux papier par un flux digital, comme une facture électronique.
Un logiciel de GED (gestion électronique des documents) va plus loin : c'est un système qui gère l'ensemble du cycle de vie de ces documents numériques (dont les factures), de leur création à leur archivage. Autrement dit, la dématérialisation est une étape, la GED en est la gestion complète.
Quels sont les avantages de la GED pour une TPE ?
Avoir recours à un logiciel de GED (gestion électronique des documents) représente d'abord un gain de temps majeur pour votre entreprise. En effet, avec ce système de gestion, le dirigeant et les quelques salariés de la TPE peuvent accéder à une facture ou à un contrat en un seul clic.
De façon concrète, un logiciel de GED permet de :
- fluidifier l'organisation des entreprises : tous les documents sont centralisés et structurés, ce qui évite les doublons et les pertes de données ;
- sécuriser les données : cryptage, sauvegardes automatiques, gestion des accès (via la double-authentification par exemple) ;
- réduire les coûts et le papier : la dématérialisation des factures (ou d'autres documents) limite les impressions (et donc la consommation de papier), libère de l'espace et économise le stockage physique. Autant d'avantages pour une politique RSE axée sur la réduction des déchets ;
- améliorer la collaboration : vos collaborateurs accèdent aux mêmes informations, au bureau comme en télétravail ;
- renforcer la conformité : respect des délais de conservation légaux, traçabilité des modifications, preuve en cas de contrôle ou de litige.
Pourquoi la GED est-elle une alliée de la réforme sur la facturation électronique ?
La réforme sur facturation électronique s'appliquera progressivement entre 2026 et 2028 pour les entreprises assujetties à la TVA :
- réception obligatoire de factures électroniques dès le 1er septembre 2026 ;
- puis émission progressive de factures électroniques selon la taille de l'entreprise (1er septembre 2027 pour les TPE).
En centralisant les factures, en automatisant leur classement et leur archivage légal, et en s'intégrant aux plateformes et logiciels comptables, un système de GED facilitera cette transition des entreprises vers la facturation électronique.
Comment choisir son logiciel de GED ?
Toutes les solutions de GED disponibles sur marché ne se valent pas. Suivez ces quatre étapes pour choisir le logiciel de GED idéal pour votre entreprise et ainsi faciliter la gestion de vos documents professionnels.
1. Définir vos besoins
D'abord, se poser les bonnes questions permet d'orienter le choix du bon logiciel de GED (gestion électronique des documents) en fonction de vos besoins :
- Quels types de documents devez-vous gérer (factures, contrats, fiches de paie, emails, images) ?
- Combien d'utilisateurs auront besoin d'un accès simultané ?
- Votre priorité est-elle la facturation électronique, le stockage ou la sécurité de vos données ?
2.Vérifier les fonctionnalités clés
Un bon logiciel GED pour une petite entreprise type TPE doit inclure :
- la numérisation et l'intégration de différents formats de fichiers (PDF, Word, Excel, images) ;
- la recherche avancée par mots-clés, date, type ou tags ;
- la gestion des droits d'accès et traçabilité des actions ;
- l'automatisation des processus (validation, notifications, rappels) ;
- la possibilité de créer des workflows pour les factures ou les notes de frais
3.Comparer les différents types de GED
Deux options principales existent.
L'lGED cloud (SaaS) propose un accès sur abonnement mensuel ou annuel. Les avantages sont multiples : absence de serveur à acheter, mises à jour incluses, coût modulable selon vos besoins.
La GED on-premise consiste en l'achat de licence avec serveur interne. Plus chère au départ, cette option est plus adaptée si vous gérez des données très sensibles en interne.
4. Évaluer l'ergonomie et le support
Un outil puissant mais compliqué pourrait décourager vos équipes. Avant de choisir votre logiciel de GED, vérifiez :
- la simplicité d'utilisation de l'interface ;
- l'existence d'une application mobile et/ou tablette ;
- la réactivité du support technique et la disponibilité de formations.
Quel est le coût d'une GED ?
Le coût d'une GED varie selon :
- le volume de documents ;
- le nombre d'utilisateurs ;
- les fonctionnalités choisies.
Pour une TPE, une solution cloud (SaaS) démarre généralement autour de 100 à 200par mois, tandis que des offres plus complètes peuvent dépasser 500par mois. Les versions on-premise impliquent un investissement initial plus élevé (licences, serveurs, maintenance).
Aussi, en dehors des coûts de l'abonnement, pensez à budgétiser :
- la formation des collaborateurs ;
- l'intégration avec vos autres outils (logiciel de comptabilité, CRM, ERP) ;
- les besoins en stockage.
Exemples de logiciels GED pour TPE
Plusieurs solutions existent sur le marché :
- Zeendoc : pensée pour les TPE/PME, très utilisée en France ;
- DocuWare : solution internationale, avec des fonctionnalités avancées ;
- OpenBee ou Youdoc : alternatives accessibles pour les petites structures.