La perte de vos données peut avoir des conséquences majeures sur votre activité professionnelle et votre entreprise. En effet, l'impact financier d'une suppression de vos fichiers ou de vos archives est important : d'après une étude du Global Data Protection Index, le coût moyen de la perte de données est de 417 000 euros par entreprise. C'est la raison pour laquelle nous recommandons de mettre en place des outils performants et sécurisés pour optimiser le stockage de vos documents et gérer l'archivage des informations de votre entreprise.
Avant de nous plonger dans le détail des outils à choisir pour stocker efficacement vos données, il est nécessaire de rappeler la différence entre les termes de sauvegarde et d'archivage :
- La sauvegarde (ou back-up) consiste à copier des fichiers ou dossiers sur un support afin de les récupérer si un incident informatique se produit au sein de votre entreprise. La sauvegarde concerne à la fois les données dites “actives” (que vous exploitez au quotidien) et les données inactives que vous n'utilisez plus.
- L'archivage : vous avez clôturé un projet ? Alors les données utilisées dans ce cadre ne sont plus utiles dans l'immédiat. Il ne faut toutefois pas les supprimer, puisque vous pourriez en avoir besoin à l'avenir. L'archivage sert ainsi à préserver des données sur du long terme. Généralement, les données ne sont archivées qu'en une seule copie.
En stockant et en archivant vos données professionnelles sur le Cloud, c'est-à-dire sur une infrastructure 100 % en ligne, vous bénéficiez d'avantages conséquents pour vous et votre organisation :
La conservation de vos données est automatique et nécessite seulement une connexion Internet, pas besoin d'autres ressources.
- Vous pouvez accéder à vos données stockées sur le cloud depuis n'importe quel appareil, et n'importe quel endroit et partager un dossier ou une archive en quelques secondes avec vos collaborateurs.
- Les centres de données qui gèrent les espaces Cloud sont ultra-sécurisés. Ils s'occupent de stocker et de créer des doublons de vos données pour les protéger encore davantage.
- Vous maîtrisez les coûts d'un Cloud puisque vous pouvez moduler votre abonnement en fonction de votre niveau d'utilisation. L'abonnement à ces serveurs accessibles via internet est généralement mensuel, avec des réductions possibles si vous optez pour un paiement annuel.
- La maintenance et la gestion de votre espace de stockage est facilitée. Et en cas de problème, l'éditeur du Cloud possède une aide en ligne qui est généralement accessible à tout moment.
- Un service Cloud est naturellement évolutif : en souscrivant un abonnement pour la conservation et l'archivage de votre contenu, vous pouvez bénéficier des mises à jour et de l'ajout de fonctionnalités. De même, les éditeurs d'applications sur le Cloud proposent de personnaliser l'architecture de votre espace de stockage.
iCloud, Dropbox, OVH, Google Cloud, Microsoft Azure… Les solutions Cloud se sont multipliées sur le marché. Pour faire le meilleur choix face à des outils qui proposent des services similaires, nous vous recommandons de comparer les prix en fonction de la capacité de stockage souhaitée (généralement entre 100 Go et 5 To).
Prenez également en compte le système d'exploitation de vos appareils, cela peut influer sur leurs performances : utiliser iCloud est plus pertinent qu'utiliser Google Cloud si vous naviguez sur un Mac par exemple, et inversement si votre ordinateur professionnel fonctionne sous Windows.
En plus de sauvegarder et d'archiver vos données professionnelles sur un Cloud, vous pouvez utiliser des outils de stockage physiques dans le processus de conservation. En effet, en cas de cyberattaque qui vous empêcherait d'accéder momentanément à vos données sur un Cloud, ou encore d'une simple coupure Internet, vous aurez toutes les archives importantes à portée de main sur un objet comme un disque dur externe ou une clé USB.
Au-delà, la solution de stockage physique est assez économique, et reste très pratique pour les entreprises. Nulle raison de ne pas la considérer pour sauvegarder et archiver vos dossiers et données clients ou partenaires les plus importants.
Pour vos dossiers et données les plus importants, nous préconisons ainsi d'utiliser la règle du 3-2-1 :
3 - conservez trois copies du dossier,
2 - dont deux sur deux Drives (Cloud) différents,
1 - et une archive sur un disque dur externe ou une clé USB.
Optez pour un antivirus professionnel : Suite de sécurité Pro est un système de sécurité informatique essentiel pour protéger vos ordinateurs professionnels et vos systèmes.
En savoir plus sur cet antivirus professionnel