Quand on est freelance, les problèmes de trésorerie occasionnés par les retards de paiement peuvent avoir un lourd impact. C'est pourquoi il est primordial d'indiquer sur vos devis et vos factures un délai de paiement approprié et de mettre en place une procédure simple et efficace en cas d'impayés ou de retards de paiement.
Les délais de paiement de vos clients sont-ils encadrés par la loi ?
Si le client d'un freelance est un professionnel, le délai de paiement ne peut pas dépasser 30 jours après exécution de la prestation ou réception de la marchandise. Mais, l'entrepreneur peut convenir avec son client d'un autre délai, sans qu'il ne dépasse :
- 60 jours à compter de la date d'émission de la facture.
- ou 45 jours à compter de la fin du mois.
Dans le cas d'un délai de 45 jours à compter de la fin du mois, il convient d'indiquer la date de départ du délai de paiement. En effet, il existe deux méthodes de calculs :
- La fin du mois au cours duquel la facture est émise + 45 jours
- La fin du mois sur lequel on tombe après avoir ajouté 45 jours à la date de facturation.
Exemple : Vous émettez une facture en date du 10 juin 2025. Dans le premier cas, il faut ajouter 45 jours à partir du 30 juin. Votre client a donc jusqu'au 14 juillet pour vous régler. Dans la seconde configuration, on compte 45 jours à compter du 10 juin, soit le 25 juillet. Le délai de paiement de votre client court par conséquence jusqu'à la fin du mois de juillet, soit le 31 juillet.
Si votre client est un particulier, il n'existe pas de délai légal de paiement de facture à respecter : vous pouvez librement fixer le délai de paiement que vous souhaitez pour chaque mission.
Comment fixer des dates de paiement à ses clients quand on est freelance ?
Que votre client soit un particulier ou une entreprise, vous devez obligatoirement faire figurer sur vos factures d'auto-entrepreneur ou sur ses Conditions Générales de Vente (CGV) la date limite de paiement pour votre prestation. En effet, la date de paiement fait partie des mentions obligatoires de facturation.
Vous devez également y préciser les pénalités, indemnités et intérêts de retard dus en cas d'impayé.
En tant que freelance/auto-entrepreneur, vous pouvez envisager plusieurs types de délais de paiement, en accord avec votre client :
- Le paiement au comptant. Ce délai de paiement contraint le client du freelance à payer le bien ou la prestation au jour de la livraison ou de réalisation du travail.
- Le paiement à réception. Avec ce délai de paiement, vous accordez en tant qu'entrepreneur une semaine de délai à votre client à compter de la réception de la marchandise ou de la réalisation de la prestation pour qu'il vous verse ce qu'il vous doit. Ce délai est destiné au traitement comptable de la facture.
- Le paiement avec délai convenu avec le client, comme cité plus haut.
Quel dédommagement pour le freelance en cas de retard de paiement de sa facture ?
À partir du moment où le paiement n'intervient pas à la date convenue, votre client s'expose à des pénalités de retard.
La formule de calcul des pénalités de retard est la suivante :
(Montant TTC dû x Taux d'intérêt des pénalités de retard) x (Nombre de jours de retard/365)
Si aucun taux n'est prévu, le chef d'entreprise peut calculer le taux d'intérêt des pénalités de retard en majorant de 10 points le taux de refinancement de la Banque Centrale Européenne (BCE) en vigueur au 1er janvier ou au 1er juillet de l'année en cours (13,15 % pour la 1er trimestre 2025).
Précision : le taux à appliquer pendant le premier semestre de l'année est celui en vigueur au 1er janvier de l'année considérée et le taux à appliquer pendant le second semestre est celui en vigueur au 1er juillet de l'année considérée.
Toutefois, en tant qu'indépendant, vous êtes libre de fixer dans vos contrats ou dans vos factures un autre taux d'intérêt, sans être en deçà du taux minimal qui correspond à trois fois le taux d'intérêt légal (11,13 % pour le 1er semestre 2025).
Le nombre de jours de retard correspond au nombre de jours écoulés entre la date d'échéance de la facture et la date à laquelle est fait le calcul.
Enfin, si le client de l'entreprise est un professionnel, il vous doit, en plus des pénalités de retard, une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 euros.
Comment faire respecter les délais de paiement quand on est freelance ?
Si le client du chef d'entreprise ne vous paie pas à la date convenue, vous pouvez tout de suite exiger des pénalités de retard, sans qu'un rappel ne soit nécessaire.
Toutefois, il est dans votre intérêt en tant qu'entrepreneur de maintenir de bonnes relations avec vos clients. La courtoisie impose ainsi l'envoi d'une lettre de relance amiable. En effet, le retard peut découler de simples difficultés administratives au sein des services comptables de votre client.
Entrepreneur, pour réclamer les pénalités de retard, vous devez créer une facture classique, et y insérer 2 nouvelles lignes :
- L'intérêt de retard calculé.
- L'indemnité forfaitaire de 40 euros.
En cas de silence ou de refus de votre client, vous pouvez alors lui envoyer une mise en demeure, qui l'enjoint à régler les sommes dues. Elle doit être expédiée au siège social du débiteur, en recommandé avec accusé de réception.
En cas d'échec, vous pouvez saisir en tant que freelance :
- le tribunal de commerce si votre client est un autre professionnel ou une société ;
- le tribunal judiciaire si son client est un particulier ;
- le chef d'entreprise peut également lancer une procédure d'injonction de payer ; il s'agit d'une solution peu onéreuse et bien adaptée aux petits litiges.