Recruter un nouveau collaborateur marque une étape stimulante dans la vie d'une entreprise, mais cela s'accompagne d'un formalisme administratif rigoureux. La DPAE est une démarche qui consiste à déclarer un salarié à l'Urssaf avant même qu'il ne commence son activité. Elle s'effectue obligatoirement en ligne et centralise plusieurs pré-formalités en une seule transmission de données, assurant à la fois la couverture de votre personnel et la mise en conformité de votre établissement face aux contrôles. Tout ce qu'il faut savoir.
Qu'est-ce qu'une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ?
La DPAE est la formalité que doit accomplir tout employeur auprès de l'Urssaf avant de faire entrer un salarié dans ses effectifs. Elle remplace depuis 2011 l'ancienne déclaration unique d'embauche (la fameuse DUE), à laquelle beaucoup font encore référence par habitude, même si le formulaire Cerfa correspondant n'est plus en vigueur.
Le principe n'a pas changé : plutôt que de multiplier les formulaires à chaque étape du recrutement, l'employeur regroupe l'essentiel de ses obligations déclaratives en une seule démarche, transmise à un interlocuteur unique. Une simplification bienvenue quand on sait qu'une embauche déclenche, à elle seule, plusieurs formalités administratives distinctes.
À quoi sert la déclaration préalable à l'embauche ?
La déclaration préalable à l'embauche (DPAE) permet de traiter en une fois :
- l'immatriculation de l'employeur au régime général de la Sécurité sociale, s'il s'agit d'une première embauche ;
- l'immatriculation du salarié auprès de la Caisse primaire d'assurance maladie ;
- l'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;
- la demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
- la demande de visite d'information et de prévention (ou d'examen médical d'aptitude, selon les cas).
Autrement dit, une seule saisie ouvre les droits sociaux du salarié, couvre l'entreprise en cas d'accident du travail dès le premier jour, et répond par avance aux exigences des administrations de contrôle. C'est aussi un outil de traçabilité : en cas de contrôle Urssaf ou de l'inspection du travail, la DPAE fait foi de la date réelle d'entrée en poste.
La déclaration préalable à l'embauche est-elle obligatoire ?
Oui, sans exception ou presque. Dès lors que le futur salarié relève du régime général de la Sécurité sociale, la DPAE s'impose à l'employeur, quelle que soit la forme juridique de l'entreprise, son secteur d'activité ou la durée du contrat proposé. CDI, CDD, contrat saisonnier, contrat d'apprentissage : tous les types de contrats sont concernés, y compris lorsque vous réembauchez quelqu'un que vous connaissez déjà.
Quelques profils échappent toutefois à cette obligation : les stagiaires, les bénévoles associatifs et les volontaires en service civique. Si vous accueillez un stagiaire, inutile donc de vous lancer dans une DPAE pour lui.
Comment faire une déclaration préalable à l'embauche ?
Depuis juillet 2022, la DPAE ne peut plus être adressée par mail : elle se transmet exclusivement en ligne, soit directement sur le site de l'Urssaf pour une première embauche (afin de créer votre compte employeur), soit via net-entreprises.fr, soit encore par le biais de votre logiciel de paie si celui-ci est agréé.
Les informations relatives à l'employeur
Avant de vous connecter, munissez-vous des identifiants administratifs de votre établissement. Le système vous demandera d'indiquer la dénomination sociale de l'entreprise, son adresse complète, ainsi que son code APE (ou NAF). L'élément principal reste votre numéro SIRET, la clé d'identification indispensable pour attribuer la déclaration à la bonne entité légale.
Les données personnelles du futur salarié
La qualité d'une DPAE repose sur l'exactitude des informations du travailleur. Vous devrez renseigner son nom de naissance, son prénom, sa date et son lieu de naissance, ainsi que son numéro de Sécurité sociale (numéro d'immatriculation). Si la personne n'en possède pas encore, les données d'état civil permettront de lancer sa création de droits.
Les caractéristiques du contrat de travail
Le dernier volet concerne les modalités d'embauche. L'Urssaf requiert la date et l'heure exactes de la prise de fonction prévue. Vous devez également spécifier la nature du contrat de travail, sa durée (s'il s'agit d'un CDD) ainsi que la durée de travail hebdomadaire ou mensuelle contractuelle. Toutes ces informations validées en ligne font foi et génèrent instantanément un accusé de réception qui atteste que votre démarche a bien été effectuée en bonne et due forme.