L'accueil d'un stagiaire dans une entreprise entraîne automatiquement un certain nombre d'obligations et de formalités du côté de l'employeur. Voici ce que vous devez savoir pour être en règle.
Accueillir un stagiaire est une pratique courante dans bon nombre d'entreprises, notamment en période estivale. Si le procédé semble gagnant-gagnant pour les deux parties, puisqu'il permet au chef d'entreprise de renforcer ponctuellement ses effectifs et au stagiaire de faire ses armes et mettre en pratique sa formation, il est aussi très réglementé et soumis à une législation protectrice spécifique. Bien qu'ils ne soient pas considérés par le Code du travail comme des salariés, les stagiaires bénéficient en effet de droits que vous êtes dans l'obligation de respecter en tant qu'employeur, sous peine d'être soumis à des sanctions financières.
Le stage est une mise en situation temporaire en milieu professionnel d'un élève ou d'un étudiant, qui lui permet d'acquérir les compétences professionnelles liées à sa formation. C'est pourquoi il doit être intégré à un cursus de formation dont le volume pédagogique d'enseignement est de 200 heures minimum par année d'enseignement. Par ailleurs, les missions confiées au stagiaire dans le cadre de son stage doivent être conformes au projet pédagogique de l'établissement d'enseignement.
Il n'est donc pas possible de recourir à un stagiaire pour :
- remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement
- exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent
- exécuter une tâche dangereuse pour sa santé ou sa sécurité
- faire face à un accroissement temporaire d'activité
- occuper un emploi saisonnier
Encadrement par un enseignant référent et un tuteur de stage
La loi impose un double encadrement pour chaque stagiaire : il doit être accompagné par un enseignant référent de son établissement d'enseignement ou de formation et un tuteur de stage au sein de l'entreprise d'accueil. Tous deux feront ensuite partie du jury devant lequel le stagiaire soutiendra son rapport ou son mémoire de stage.
Convention de stage
Une convention de stage doit être signée avant le début de tout stage par les différentes parties : le stagiaire, l'entreprise d'accueil, l'établissement d'enseignement ou de formation, l'enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement et le tuteur de stage dans l'entreprise.
Elle doit obligatoirement comporter les mentions suivantes :
- l'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire
- les activités confiées au stagiaire
- les noms de l'enseignant référent et du tuteur
- les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire
- les conditions d'autorisation d'absence
- le taux horaire de la rémunération (appelée « gratification » dans le cas d'un stage)
- les avantages dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, remboursement de frais, etc.)
- le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire.
Nombre maximal de stagiaires
Le nombre de stagiaires autorisés dans une entreprise varie en fonction de son effectif total :
- dans une entreprise de moins de 20 salariés, 3 stagiaires maximum seront autorisés en même temps
- dans une entreprise d'au moins 20 salariés, le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours pendant une même semaine civile ne devra pas dépasser 15 % de l'effectif.
Durée maximale du stage
Pour éviter les abus, la durée des stages effectués en milieu professionnel est limitée à 6 mois par stagiaire dans une même entreprise et par année d'enseignement.
Cette durée est calculée en considérant qu'une journée de travail représente 7 heures de présence, consécutives ou non, et un mois de travail 22 jours de présence. La durée maximale de 6 mois est donc atteinte après 924 heures de présence effective du stagiaire au sein de l'entreprise.
Attestation de stage
En fin de stage, vous devez délivrer à votre stagiaire une attestation de stage qui mentionnera son nom, celui de votre entreprise, la durée effective totale du stage, éventuellement le montant de la gratification, s'il y en avait une, ainsi que l'intitulé du stage et les missions attribuées au stagiaire.
L'attestation peut également comporter une appréciation du travail effectué et servir par la suite de lettre de recommandation.
Gratification
Tous les stages d'une durée supérieure à 308 heures, soit deux mois consécutifs pendant la même année d'enseignement, font l'objet d'une gratification, versée à la fin de chaque mois. En dessous de cette durée, l'employeur n'a aucune obligation de verser une gratification à son stagiaire.
Le montant de la gratification peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu ou, à défaut, par décret à un niveau minimal de 15 % du plafond horaire de la Sécurité Sociale : en 2022, ce plafond est fixé à 26 € par heure, soit un montant minimum de 3,90 € par heure de présence effective.
Congés et absences
Vous devrez accorder des jours de congés et des autorisations d'absence à votre stagiaire, dès lors que son stage dure plus de 2 mois, soit à compter de la 309ème heure effectuée. Dans la limite de 308 heures, soit 2 mois maximum, la prise de congés n'est pas obligatoire.
Le stagiaire étant gratifié en fonction de ses heures effectives au sein de l'entreprise, la rémunération des congés est facultative et reste à votre discrétion.
Avantages
Quelle que soit la durée de son stage, un stagiaire peut bénéficier de certains droits et avantages des salariés, comme la possibilité de participer aux activités sociales et culturelles prévues par le CSE de l'entreprise qui l'accueille.
Concernant l'accès au restaurant d'entreprise ou aux titres-restaurant, les droits des stagiaires sont strictement identiques à ceux des salariés : ces avantages en nature sont exonérés de cotisations sociales pour l'employeur à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre. En tant qu'employeur, vous êtes également dans l'obligation de rembourser une part des frais de transport de votre stagiaire, dans les mêmes conditions que le remboursement effectué pour vos salariés.
Si vous ne respectez pas les règles d'encadrement des stages, vous vous exposez à une amende administrative pouvant aller jusqu'à 2 000 € par stagiaire, et 4 000 € en cas de nouvelle infraction dans l'année qui suit la première amende.