La gestion des périodes de congés, comme la période estivale ou à l'approche de Noël, s'anticipe plusieurs mois à l'avance. Vous pouvez valider ou refuser sur motif valable les congés de vos employés, ou imposer des vacances si vous fermez l'entreprise par exemple. Il est également recommandé de recruter du personnel en plus pour pallier les absences.

Avant toute décision, vérifiez les règles prévues par le Code du travail, votre convention collective, vos accords d'entreprise et, le cas échéant, consultez le CSE.

#1 Connaître vos droits en matière de congés

Tout salarié d'une entreprise a droit à des congés payés. Généralement, le salarié formule une demande de congé en précisant les dates souhaitées. Vous pouvez ensuite :

  • accepter la demande ;
  • refuser la demande pour un motif valable, dans le respect des règles applicables dans l'entreprise ;
  • accepter puis revenir sur votre décision jusqu'à maximum un mois avant la date de début des congés, sauf circonstances exceptionnelles.

Vous avez également le droit de fixer les congés de vos salariés et de définir l'ordre des départs en congés s'il y a un roulement à prévoir. Il convient toutefois de prendre en compte des critères comme :

  • la situation familiale du salarié, notamment les congés du conjoint ;
  • l'ancienneté du salarié dans l'entreprise ;
  • l'activité éventuelle du salarié chez un ou plusieurs autres employeurs.

Notez toutefois que le Code du travail limite la durée d'un congé continu à 24 jours ouvrables, soit quatre semaines d'affilée. De son côté, la 5e semaine obéit à un régime distinct. Dans certains cas, le fractionnement des congés peut aussi ouvrir droit à des jours supplémentaires.

Pour aller plus loin : beaucoup de règles encadrant les congés payés dépendent de la convention collective, des accords d'entreprise et des usages internes. Par exemple, si vous possédez une entreprise dans le BTP, voici ce que vous devez savoir pour gérer les congés payés de vos salariés dans le bâtiment.

#2 Définir une politique de congés claire

Une fois les droits en matière de congés compris, vous pouvez prendre des décisions stratégiques pour les vacances.

Si la période estivale est très calme dans votre secteur, vous pouvez par exemple prendre la décision de fermer l'entreprise. Cette approche permet généralement de réduire les coûts des charges et de garantir une véritable déconnexion pour vous et vos employés.

À l'inverse, maintenir l'entreprise ouverte pendant l'été présente également des avantages. Cela peut être l'occasion d'accomplir des tâches souvent négligées durant l'année comme :

  • l'inventaire ;
  • le nettoyage de la base de données ;
  • la conception de nouveaux produits ou services.

#3 Sensibiliser à l'importance des congés

Les congés, au-delà de leur caractère obligatoire, sont essentiels au bien-être de vos troupes. Un salarié a besoin de repos pour revenir en meilleure forme et plus motivé après ses vacances.

Assurez-vous que chaque employé utilise son droit aux congés. Si vous remarquez qu'un collaborateur ne prend pas ses jours de repos :

  • discutez-en lors de l'évaluation annuelle pour l'encourager à prendre des vacances ;
  • organisez une réunion informelle pour évoquer le sujet.

Il est également indispensable de respecter le droit à la déconnexion, inscrit dans la loi. Évitez de solliciter vos employés pendant leurs congés et encouragez chaque collaborateur à faire de même entre eux. Ne pas respecter ce droit peut nuire à la culture d'entreprise et à votre marque employeur, en plus de vous exposer à des sanctions légales.

#4 Instaurer une check-list pour chaque départ en vacances

Une bonne organisation permet de garantir le fonctionnement d'une entreprise en effectif réduit. Avant le départ en congé d'un salarié, veillez à ce qu'il prépare correctement son absence. Il s'agit notamment de :

  • prévenir ses interlocuteurs, clients, fournisseurs, de son départ imminent en vacances ;
  • former un collègue à ses tâches les plus stratégiques, de manière succincte ;
  • diffuser les informations nécessaires pour poursuivre le travail en son absence, par exemple lorsqu'un commercial prévient son collègue qu'un client doit envoyer un contrat signé dans un délai déterminé ;
  • programmer un e-mail d'absence au bureau en précisant la date de retour ainsi que les coordonnées de la personne à contacter " en cas d'urgence ".

#5 Pallier la diminution des effectifs

Quand il faut absorber une charge de travail importante, la diminution des effectifs pose problème. Le cas échéant, vous avez plusieurs solutions à disposition :

  • Reporter les congés de vos salariés : si une commande particulièrement importante arrive alors que vous avez déjà accepté les congés de vos salariés, vous pouvez annuler les congés jusqu'à un mois avant le départ. Au-delà, une simple " commande importante " n'est généralement pas considérée comme " une circonstance exceptionnelle " par la jurisprudence, à moins que le refus de cette commande ne mette en péril l'entreprise ou que le salarié concerné ne soit pas remplaçable. Dans tous les cas, le salarié peut vous demander des indemnités si la modification de ses dates de congés lui porte préjudice.
  • Imposer des heures supplémentaires : si vous respectez le cadre légal, notamment en matière de rémunération, alors vous pouvez demander aux collaborateurs présents d'effectuer des heures supplémentaires.
  • Remplacer les collaborateurs absents : si vous ne pouvez pas vous permettre une baisse des effectifs, envisagez de remplacer vos salariés en congés. Vous pouvez à cet effet recruter en CDD ou faire appel à un intérim. Si vous embauchez un jeune de 16 à 18 ans, veillez à respecter les règles. Attention, vous ne pouvez pas recruter un stagiaire pour remplacer un salarié absent.

#6 Partir vous-même en vacances

En tant que chef d'entreprise, vous avez souvent tendance à " oublier " de prendre des vacances. Pourtant, comme pour vos salariés, vos congés sont essentiels à votre bien-être au travail. Ils permettent d'être plus productif à votre retour.

  • Astreeignez-vous à faire confiance à vos collaborateurs : ils sont capables de faire fonctionner l'entreprise pendant vos congés, puisque vous les avez recrutés avec soin.
  • Avant de partir, vous pouvez définir un cadre clair : qui décide en votre absence, dans quels cas vous contacter et quelles situations peuvent attendre votre retour.
  • Restez joignable. Ils ne vous contacteront sans doute pas, mais être joignable est rassurant pour vos salariés et pour vous.

Si vous n'arrivez pas à couper, travaillez depuis votre lieu de villégiature. À défaut de prendre un congé, vous changez d'air.

 

 
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