Voici 6 bonnes pratiques pour faciliter la gestion des congés en entreprise.

#1 Sensibiliser à l'importance des congés

Tout salarié a droit à des congés payés, dans les conditions suivantes :

  1. Le salarié formule sa demande de congé en précisant ses dates.
  2. Vous acceptez, ou vous refusez. Dans ce cas, le salarié propose d'autres dates.

 

Au-delà de leur caractère obligatoire, les congés sont vertueux. Un salarié a besoin de repos, il est d'autant plus en forme et motivé à son retour de vacances. Vous avez donc tout intérêt à inciter vos salariés à prendre leurs congés payés.

  • Veillez à ce que chaque salarié utilise son droit à congé.
  • Préservez le droit à la déconnexion : ne sollicitez pas vos salariés pendant leurs vacances.

#2 Planifier un roulement

En pratique, la majorité des salariés souhaite partir en vacances aux mêmes périodes. Pour éviter que les bureaux se vident complètement, essayez de planifier un roulement. Idéalement, vous maintenez toujours un collaborateur par équipe pour assurer un niveau minimum d'activité.

#3 Préparer chaque départ en congé

Une bonne organisation permet de garantir le fonctionnement d'une entreprise en effectif réduit. Avant le départ en congé d'un salarié, vous veillez à ce qu'il prépare correctement son absence. Il s'agit notamment de :

  • Prévenir ses interlocuteurs – clients, fournisseurs… – de son départ imminent en vacances.
  • Former un collègue à ses tâches les plus stratégiques, de manière succincte.
  • Diffuser les informations nécessaires à poursuivre le travail en son absence. Un commercial, par exemple, prévient son collègue qu'un client doit envoyer un contrat signé dans un délai déterminé.
  • Programmer un e-mail d'absence au bureau, et préciser la date de retour ainsi que les coordonnées de la personne à contacter en cas d'« urgence ».

#4 S'équiper d'outils performants

Certains outils technologiques permettent d'optimiser le fonctionnement d'une entreprise en effectif réduit. Ils ne remplacent pas vos salariés, mais ils vous aident à maintenir l'activité pendant leurs congés.

Illustrations :

  • Des logiciels collaboratifs de type ERP ou CRM, pour centraliser et partager les données stratégiques. Pendant l'absence d'un collaborateur, l'accès aux données nécessaires est ainsi facilité.
  • Des solutions d'automatisation des tâches. Exemples : un outil de prise de rendez-vous en ligne permet aux clients de planifier leur rencontre avec un commercial à son retour de congé ; une plateforme d'e-mailing permet de programmer la diffusion de newsletters en l'absence du responsable marketing ; un chatbot est utile pour répondre aux questions basiques des clients pendant les congés des conseillers.

#5 Pallier la diminution des effectifs

Quand il faut absorber une charge de travail importante, la diminution des effectifs pose problème. Le cas échéant, vous avez plusieurs solutions à disposition.

Reporter les congés de vos salariés. Si une commande particulièrement importante arrive alors que vous avez déjà accepté les congés de vos salariés, vous pouvez faire valoir le caractère exceptionnel des circonstances pour reporter les dates.

 

  • Imposer des heures supplémentaires. À condition de respecter le cadre légal, notamment en matière de rémunération, vous pouvez demander aux collaborateurs présents d'effectuer des heures supplémentaires.
  • Remplacer les collaborateurs absents. Si vous ne pouvez pas vous permettre une baisse des effectifs, envisagez de remplacer vos salariés en congés. Vous pouvez à cet effet recruter en CDD. Si vous embauchez un jeune de 16 à 18 ans, veillez à respecter les règles.

#6 Partir en vacances !

En tant que chef d'entreprise, vous avez tendance à « oublier » de prendre des vacances. Pourtant comme pour vos salariés, vos congés sont essentiels à votre bien-être au travail, et vous permettent d'être plus productif à votre retour.

  • Astreignez-vous à faire confiance à vos collaborateurs : ils sont capables de faire fonctionner l'entreprise pendant vos congés, puisque vous les avez recrutés avec soin.
  • Restez joignable. Ils ne vous contacteront sans doute pas, mais être joignable est rassurant pour vos salariés – et pour vous !

Si vous n'arrivez pas à couper, travaillez depuis votre lieu de villégiature. À défaut de prendre un congé, vous changez d'air.