La facture proforma est un document clé pour formaliser une proposition commerciale. Contrairement à un devis ou une facture classique, elle n'a pas de valeur légale et ne peut pas être utilisée pour exiger un paiement. Ce " brouillon de facture " est particulièrement utile dans les échanges internationaux, pour solliciter un financement ou pour demander un acompte. Il sert de base de discussion pour clarifier les termes d'une transaction avant l'engagement définitif.
Facture proforma : définition
Du latin " pro forma " signifiant " pour la forme ", une facture proforma est un document commercial qui ressemble à s'y méprendre à une facture classique, mais qui n'en a ni la valeur légale, ni la valeur comptable.
C'est en quelque sorte un brouillon de facture, une proposition détaillée qui permet d'amorcer le processus commercial. Ce document provisoire, émis par le vendeur, présente de manière formelle les détails d'une transaction à venir : les produits ou services, leur description, leur prix, ainsi que les conditions de vente.
Contrairement à une facture classique, la facture proforma est purement informative. Elle n'engage aucune des deux parties (vendeur et acheteur) à finaliser la transaction et ne peut en aucun cas être utilisée pour exiger un paiement. Son rôle est de jeter les bases d'un accord en définissant les contours de la future vente, permettant ainsi de clarifier l'offre et d'éviter les malentendus.
À quoi sert une facture proforma ?
La facture proforma est un peu le " terrain neutre " de la négociation. Elle s'utilise quand les parties veulent avancer ensemble, mais sans engagement immédiat.
Un support de discussion commerciale
Dans le monde des affaires, rares sont les accords qui se scellent sans négociation. La facture proforma s'impose alors comme une étape intermédiaire, un document qui permet de poser les bases d'une transaction avant d'émettre la facture définitive.
Comme elle n'a aucune valeur contractuelle, elle peut être modifiée à tout moment pour s'adapter aux exigences du client sans avoir à annuler un devis signé ou à refaire un document légal. Cette flexibilité facilite les discussions et permet de s'assurer que les deux parties sont parfaitement alignées sur le contenu, le prix et les conditions de la transaction avant de s'engager.
Dans quelles situations une facture proforma est-elle utile ?
Bien que facultative, la facture proforma est souvent indispensable dans des situations bien précises :
- Le commerce international et les douanes : c'est dans les échanges internationaux que la facture proforma est la plus utilisée. Pour exporter des marchandises hors de l'Union européenne, y compris des échantillons ou des produits non destinés à la vente, ce document est nécessaire pour la déclaration douanière. Il permet aux autorités de connaître la valeur des produits pour évaluer les droits de douane et les taxes, sans que le transport ne soit accompagné d'une facture commerciale exigible.
- Les demandes de financement : une entreprise qui a besoin de souscrire un prêt pour acheter du matériel ou lancer un projet peut présenter une facture proforma à sa banque. Ce document prouve le besoin de financement et permet à la banque d'étudier la viabilité du projet sur des bases concrètes, en se basant sur une estimation précise des coûts.
- Le paiement anticipé et les acomptes : dans certains cas, une facture proforma peut être utilisée pour demander un paiement anticipé. Cependant, il est important de noter que ce paiement ne donne pas lieu à une reconnaissance de dette comptable tant que la livraison ou la prestation n'a pas été effectuée. Une facture définitive, qui elle sera comptabilisée, devra être émise après l'exécution de la commande pour justifier le paiement.
Facture proforma : quelles différences avec le devis et la facture classique ?
Pour ne pas se perdre dans les arcanes de la facturation, il est essentiel de bien distinguer la facture proforma des autres documents commerciaux :
Comment faire une facture proforma ?
Même si la loi ne fixe pas de mentions obligatoires, une facture proforma doit être claire, complète et suffisamment détaillée pour jouer son rôle.
Les mentions à inclure dans une facture proforma
Pour créer un modèle de qualité, les données suivantes doivent y figurer :
- La mention " Facture proforma " : c'est le titre du document, clairement visible en en-tête. Cette mention est essentielle pour la différencier d'une facture classique et pour éviter les erreurs de gestion comptable.
- Les informations d'identification : les noms et adresses complètes des deux entreprises, ainsi que les informations légales du fournisseur (numéro SIREN/SIRET, forme juridique, numéro de TVA).
- Les détails de la prestation : une description précise et complète des produits ou services concernés, y compris les quantités, les prix unitaires hors taxes et toutes les conditions particulières de la vente.
- Les montants : le montant total HT, le taux de TVA applicable et le montant total TTC. Il est utile d'indiquer les éventuelles réductions.
- La date et la numérotation : la date d'émission du document et un numéro de proforma distinct de la numérotation des factures définitives pour un suivi interne efficace.
- La durée de validité : il est pertinent de mentionner la validité de l'offre pour éviter que le client ne se réfère à des prix qui ne sont plus d'actualité.
Les étapes pour créer une facture proforma
Créer une facture proforma est une opération simple, surtout si vous utilisez un logiciel de facturation.
- Optez pour le bon outil : un logiciel de facturation est idéal pour générer une facture proforma car il automatise la plupart des champs. Si vous n'en avez pas, vous pouvez créer un modèle sur Excel ou Word.
- Renseignez les données essentielles : indiquez les informations de votre entreprise et de votre client.
- Décrivez les produits ou services : listez les articles ou prestations, leurs prix unitaires et quantités.
- Calculez les montants : le logiciel de gestion le fait automatiquement, mais si vous utilisez un tableur, assurez-vous de bien calculer les montants hors taxes et toutes taxes comprises.
- Enregistrez et envoyez : sauvegardez le document en PDF et envoyez-le à votre client.
Exemple de facture proforma
Pour visualiser concrètement ce document, imaginons une société de BTP qui s'apprête à rénover les locaux d'une PME.
Avant le lancement du chantier, elle envoie une facture proforma :
ENTREPRISE X (FOURNISSEUR)
Nom de la société
Adresse, Code Postal, Ville
SIREN : XXXXXXXX | TVA intracommunautaire : FRXX XXXXXXXX
Date d'émission : 20/09/2025
Facture Proforma n° PF2025-001
Durée de validité : 30 jours
CLIENT Y (ACHETEUR) Nom de la société Adresse, Code Postal, Ville
Prestations prévues : peinture des bureaux (200 m²), installation d'un nouveau système électrique.
Prix unitaire HT : 25 /m² pour la peinture, 8 000pour l'électricité.
Montant total HT : 13 000 .
TVA applicable : 20 %.
Total TTC : 15 600 .
Délai d'exécution : 4 semaines après validation.
Conditions de paiement : acompte de 30 % à la commande, solde à la livraison.
La PME cliente peut alors valider le projet, négocier certaines conditions (délai ou montant de l'acompte, par exemple), ou demander des ajustements.