Pour déménager un cabinet médical, mettez à jour votre inscription au tableau de l'Ordre des médecins, informez CPAM et URSSAF, gérez la logistique (abonnements Internet/électricité/eau etc.) et informez patients et confrères.
Déménagement : anticipez les démarches propres à votre activité libérale
Voici la check-list des démarches à effectuer pour mener à bien votre changement d'adresse professionnel.
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Mettez à jour votre inscription au Tableau de l'Ordre des médecins
L'une des premières choses à faire en prévision de votre déménagement est de mettre à jour votre inscription au Tableau de l'Ordre des médecins. Cette opération s'effectue en deux temps :
- Informer par courrier recommandé avec accusé de réception le Conseil de l'ordre des médecins (CNOM) pour obtenir votre radiation au Tableau de l'Ordre des médecins dans votre département de départ. Cette radiation interviendra à la date à laquelle vous fermerez effectivement votre cabinet médical.
- Souscrire par courrier recommandé avec accusé de réception au Tableau de l'Ordre des médecins du département dans lequel vous aménagez. Cette opération peut prendre du temps, puisque le CNOM dispose d'un délai de 3 mois pour statuer sur votre dossier. Veillez donc à entamer la démarche le plus rapidement possible.
À la suite de la décision favorable à votre inscription, le conseil pourra :
- Délivrer une attestation d'inscription au Tableau de l'Ordre du département de votre nouveau lieu d'exercice. Vous trouverez notamment sur le document votre numéro RPPS, soit votre identifiant qui vous suit tout au long de votre exercice professionnel. Ce dernier remplace le numéro ADELI autrefois délivré par les Agences régionales de santé (ARS).
- Éditer le formulaire de demande de Carte de professionnel de santé (CPS), vous le faire signer et le transmettre à l'organisme chargé de la fabrication et de la délivrance des CPS.
- Procéder à l'enregistrement de votre diplôme. Vous n'avez plus besoin de vous présenter à la délégation territoriale de l'Agence régionale de santé (DTARS).
2- Prévenez la CPAM
Si vous déménagez dans une autre ville ou dans un autre département, vous devez informer la CPAM de votre changement d'adresse. Et ceci 90 jours avant la date de votre déménagement.
S'il est possible d'effectuer la demande en ligne ou par téléphone, le site de la Sécurité Sociale recommande de prendre un rendez-vous avec un conseiller de l'Assurance Maladie de votre nouveau lieu d'exercice.
Pendant l'entretien, le conseiller pourra enregistrer votre installation dans le référentiel de l'Assurance Maladie et procéder, si nécessaire, à votre affiliation au régime d'assurance des praticiens et auxiliaires médicaux conventionnés. Il pourra également commander des feuilles de soin pour le début de votre activité et vous orienter vers un représentant de l'URSSAF pour remplir la prochaine étape de notre check-list.
Pensez à vous munir des documents suivants :
- Attestation d'inscription au Tableau de l'Ordre
- Pièce d'identité
- Carte vitale
- RIB
- Titre de justificatif permettant l'accès au secteur 2 (le cas échéant)
- Contrat de collaboration libérale (le cas échéant)
- Agrément de votre équipement radiologique (le cas échéant)
3- Contactez l'URSSAF pour recevoir un nouveau numéro SIRET
Le numéro SIRET d'une entreprise est spécifique à la localisation de l'activité. Si vous déménagez, vous devez demander à l'URSSAF de vous transmettre un nouveau numéro. Pour cela, vous devez remplir et renvoyer le formulaire de déclaration de modification d'une entreprise n°P2PL, disponible sur votre espace personnel de l'URSSAF.
4- Mettez à jour vos informations professionnelles
Dans tous les cas, avertissez les impôts et la CARMF (caisse autonome de retraite des médecins de France) du déménagement de votre cabinet médical et communiquez-leur votre nouvelle adresse.
Organisez la logistique pour déménager votre cabinet sereinement
Être joignable par téléphone, accéder à votre messagerie sécurisée et à vos outils numériques (DPI, LAP, LAD...), accueillir vos patients dans de bonnes conditions... : le déménagement de votre cabinet médical soulève des préoccupations pratiques essentielles pour favoriser une reprise rapide de votre activité.
Parmi les principales démarches à ne pas oublier lors de votre déménagement :
- Se rapprocher de votre opérateur de téléphonie et d'Internet, 1 à 2 mois avant le déménagement de votre cabinet, pour convenir de vos besoins : conservation de votre numéro, éligibilité à la fibre...
- Informer votre fournisseur d'énergie (eau, gaz, électricité) et vos prestataires (société de nettoyage, fournisseurs de matériel...) ;
- Contacter votre assureur pour actualiser votre contrat et être parfaitement couvert dès l'ouverture de votre nouveau cabinet (assurance responsabilité civile professionnelle, dite RC Pro).
Vos équipements médicaux étant fragiles, coûteux et volumineux, il peut d'ailleurs être judicieux de faire appel à une équipe spécialisée et expérimentée pour les déplacer d'un cabinet à l'autre.
Enfin, il peut être utile d'anticiper les travaux qui pourraient être nécessaires (isolation phonique, aménagement de la salle d'examen...). En fonction du type de bail signé, vous pourrez partager certains frais des travaux avec le propriétaire. C'est l'occasion de faire le point sur vos équipements (table de consultation et bureau, mobilier pour la salle d'attente...) pour les renouveler si besoin.
Prévenez vos patients et confrères avant de fermer votre cabinet médical
Le changement d'adresse de votre cabinet médical impacte bien sûr vos patients, surtout si vous partez loin. Bien qu'il n'y ait aucune obligation légale à communiquer auprès d'eux, il existe des bonnes pratiques à suivre pour la bonne entente entre professionnels de la santé et avec vos patients.
Il est donc important de les informer au plus tôt de votre déménagement afin de garantir la continuité des soins :
- Profitez, plusieurs mois à l'avance, de vos consultations pour leur expliquer les changements prévus. Selon les cas, la question de la transmission du dossier médical à l'un de vos confrères pourra se poser. Accrochez une affiche dans la salle d'attente pour amorcer le sujet ;
- Communiquez via votre répondeur professionnel et les supports digitaux sur lesquels vous êtes présent (plateforme de prise de rendez-vous...).
Outre votre patientèle, n'oubliez pas d'ajouter sur votre check-list de prévenir votre réseau professionnel de votre déménagement (médecins, pharmaciens...).
Une fois dans votre nouveau cabinet médical, vous pourrez entamer quelques démarches pour trouver de nouveaux patients :
- Passer une petite annonce dans le journal local après avoir obtenu l'autorisation de l'Ordre des médecins ;
- Accrocher au plus tôt votre plaque professionnelle devant votre cabinet ;
- Vous inscrire sur les pages jaunes et dans les annuaires ;
- Demander une recommandation de la part de vos nouveaux confrères et des professionnels du secteur.