Déménagez votre entreprise en toute sérénité, les étapes à suivre

Le déménagement d'une entreprise ne s'improvise pas. Un changement de locaux s'anticipe d'au moins 4 à 6 mois afin de pouvoir définir précisément vos besoins et réussir cette transition sereinement.

Pourquoi déménager son entreprise ?

Avant d'envisager de déménager son entreprise, il est nécessaire de cibler les raisons de ce changement : accroissement des équipes, bail arrivé à échéance, mouvement dans un secteur plus attractif pour votre activité, etc.

Cette anticipation vous permettra de rechercher les locaux les plus adaptés aux besoins de votre entreprise mais aussi à ceux de vos salariés, si vous en avez.

Trouver un nouveau local

Après avoir évalué votre situation, comparez les annonces et offres disponibles pour trouver un nouveau local professionnel qui correspond le plus à vos attentes et à vos nouveaux besoins.

Pour ce faire, vous pouvez établir une liste de critères clés que les prochains locaux devront respecter, par exemple :

• budget ;
• superficie ;
• localisation ;
• nombre de bureaux ;
• accessibilité aux personnes à mobilité réduite ;
• présence d'un parking, d'un local vélos, etc.

Pour vous aider dans cette démarche, n'hésitez pas à vous renseigner auprès de votre réseau professionnel ou de faire appel à une agence spécialisée dans la location d'immobilier d'entreprise.

Signer le bail commercial

Vous avez trouvé le local idéal pour le déménagement de votre entreprise ? Il vous reste à vous mettre d'accord avec le futur bailleur.

Si certains éléments ne peuvent être discutés – bail de 3, 6 ou 9 ans, ou les états des lieux d'entrée et de sortie – vous pouvez négocier certains éléments avant de signer officiellement le bail commercial.

Envoyer le préavis de départ

6 mois avant de quitter vos locaux actuels, vous devez envoyer votre préavis à votre bailleur via lettre recommandée avec accusé de réception ou par acte d'huissier.

Pensez à vérifier si votre contrat ne prévoit pas un préavis d'une durée supérieure : il est primordial d'organiser votre déménagement en restant dans la légalité.

Faire l'inventaire

Le jour du déménagement sera vite là. 4 à 6 mois avant, il est conseillé de procéder à l'inventaire du mobilier, et de tout l'équipement, notamment informatique. Profitez de cet instant pour faire le tri dans vos affaires et éviter de vous encombrer inutilement, tout en pensant RSE.

Il ne reste que 3 mois avant le déménagement de votre entreprise. C'est le bon moment pour coordonner cette transition aussi bien en interne qu'auprès d'entreprises spécialisées.

Choisir une entreprise de déménagement

Au-delà d'une vingtaine de collaborateurs, il est recommandé de faire appel à une entreprise de déménagement afin d'assurer le transfert de tous vos meubles et équipements.

Prenez le temps de comparer les différents devis, tarifs, prestations, offres et assurances proposés par les sociétés de déménageurs. Certaines entreprises se spécialisent selon les secteurs d'activités et leurs spécificités : banque, restauration, industrie, tertiaire, etc.

Communiquer auprès de votre éventuelle équipe

Une bonne communication auprès de tous les collaborateurs, si vous en avez, reste un moment clé du déménagement d'une entreprise. Ce changement peut être source d'interrogations, voire de stress pour certains salariés puisque cela représente un bouleversement.

Prévoyez une communication régulière et qualitative ainsi que des réunions pour répondre aux possibles questions :

• Comment seront répartis les bureaux et espaces de travail ?
• Le déménagement implique-t-il du télétravail ou du flex office ?
• Le quartier est-il bien desservi par les transports en commun ?
• Quand commencer à préparer le déménagement ?

Sur ce dernier point, prévoyez un rétroplanning afin de lister les différentes échéances d'archivage des dossiers, de préparation des cartons, de transferts informatiques, etc.

Selon la taille de votre entreprise, désignez une personne responsable dans chaque service qui sera l'interlocuteur principal des équipes, avant, pendant et après le déménagement.

Déménager son entreprise implique une importante problématique en termes de réseau Internet.

Assurer la continuité de l'activité

Lors d'un déménagement, il est impératif de veiller à la continuité de votre connexion afin d'assurer le maintien de votre activité durant toute la période de transition. C'est pourquoi ce changement de locaux s'anticipe et nécessite de prévoir les délais suffisants.

Vous pouvez bénéficier de l'accompagnement des conseillers Orange afin d'assurer le déménagement dans de parfaites conditions, sans coupure, et sans risquer de nuire à la productivité de vos collaborateurs, ou d'impacter négativement votre chiffre d'affaires ou l'image de votre entreprise.

Bon à savoir

L'option Airbox Confort Pro d'Orange vous permet de rester connecté à Internet quoi qu'il arrive pendant votre déménagement. En effet, en cas de perte de connexion, l'Airbox prend le relais.

Comment assurer le raccordement de vos locaux ?

Vous avez prévu de déménager votre entreprise ? Orange vous accompagne pour assurer la continuité de vos services Internet et téléphonie sans encombre.

Commencez par vérifier votre éligibilité à la fibre. Assurez-vous que votre nouveau local dispose d'un service téléphonique et Internet opérationnel dès le premier jour, en appelant votre conseiller clientèle dédié ou le 3901, maximum 2 mois avant le déménagement et au plus tard 15 jours avant votre départ.

Si vous devez déménager votre activité, c'est aussi le moment de vérifier que votre nouveau local est déjà équipé d'une prise fibre. Si c'est le cas, votre accès à la fibre sera d'autant plus facilité. Dans le cas contraire, vous pourrez proposer le raccordement à la fibre optique à l'endroit où vous allez vous installer.

Vous pourrez ensuite faire le choix de la connexion Internet la plus adaptée aux besoins de votre entreprise, avec un débit suffisamment puissant pour votre utilisation.

Également, optez pour une solution de téléphonie performante. Vous pouvez notamment faire le choix de la téléphonie IP, ou VoIP. Elle utilise le protocole Internet, en ligne, plutôt que le réseau téléphonique historique et vous offre de nombreux avantages.

Comme expliqué précédemment, le déménagement de l'entreprise ne doit pas impacter votre productivité. Cela passe donc par la communication de votre nouvelle adresse.

Les démarches administratives

Tout d'abord, il est nécessaire de communiquer rapidement vos nouvelles coordonnées auprès des différentes administrations et organismes :

• URSSAF ;
• Préfecture ;
• services des impôts et de trésorerie ;
• Sécurité sociale ;
• Caisse de retraite ;
• banques.

Au-delà de votre fournisseur d'accès à Internet, vous devez également assurer les démarches de déménagement auprès de vos fournisseurs d'énergie (électricité, eau ou gaz) afin d'être certain d'emménager dans des locaux fonctionnels. Dans une démarche de Responsabilité sociétale des entreprises (RSE), vous pouvez notamment vous tourner vers des offres d'électricité verte.

Informer vos clients et prestataires

Outre les administrations, il est également primordial de prévenir vos clients et prestataires de votre changement d'adresse au moins 2 mois avant la date du déménagement.

Pour ce faire, utilisez tous les moyens à votre disposition pour faire apparaître l'information clairement :

• communication par courrier et/ou mail ;
• mise à jour de votre site web professionnel, notamment les informations commerciales et légales ;
• information en signature de mail de chaque collaborateur ;
• modification des documents officiels de l'entreprise : cartes de visite, courriers à en-tête, documents de comptabilité, brochures ;
• communication en magasin, etc.

Commander le nouveau mobilier

En plus de la communication, 1 à 2 mois avant le déménagement, c'est le moment idéal pour commander votre nouveau mobilier. Vous pouvez notamment opter pour du mobilier ergonomique qui rendra plus confortable le travail des collaborateurs.

Le déménagement de l'entreprise arrive à grand pas. Une semaine avant, prenez le temps de régler les derniers détails pour préparer le changement de bureaux au mieux :

• faites appel à une société de nettoyage ;
• vérifiez que les déménageurs aient fourni tous les documents nécessaires pour assurer le transport et la manipulation de vos affaires ;
• contactez votre propriétaire ou le bailleur pour convenir d'un rendez-vous pour l'état des lieux ;
• faites un dernier point avec vos collaborateurs sur le déroulement du départ et les consignes d'arrivée dans les nouveaux locaux ;
• vérifiez les connexions à Internet mais aussi aux réseaux de gaz et d'électricité dans les nouveaux locaux.

Le déménagement, c'est demain ! Si vous avez respecté toutes les étapes précédentes, ce changement de locaux ne sera qu'une simple formalité pour vous et vos collaborateurs.

Faites une dernière vérification sur la continuité de la connexion Internet afin d'éviter toute coupure de l'activité. Une entreprise gagne de l'argent lorsqu'elle est opérationnelle et, puisque ce ne sera pas tout le temps le cas pour vous durant le déménagement, il vaut mieux s'assurer que tous les détails sont couverts et que la relocalisation perturbe le moins possible votre activité.

Afin de bouleverser le moins possible le fonctionnement de l'entreprise, il est recommandé d'organiser le déménagement lors d'un week-end, ou d'y consacrer une soirée, voire une matinée.

Enfin, procédez aux dernières formalités :

• enlevez le nom de l'entreprise sur les portes, aux interphones et boîtes aux lettres ;
• fermez le compteur d'électricité, l'eau et le gaz ;
• enlevez tout ce que vous souhaitez garder avant l'arrivée de la société de nettoyage.

Dans les jours qui suivent le déménagement de votre entreprise, vous pouvez mettre en place une petite cellule d'aide afin de résoudre les différents petits soucis : cartons manquants, téléphones qui ne fonctionnent pas, ordinateurs qui ne se connectent pas au réseau. Si vous êtes indépendant, vous pouvez lister les éventuels problèmes rencontrés sur une to do list, par exemple.

Cela vous permettra de dresser un bilan de ce déménagement, de lister tous les changements opérationnels et centraliser les problèmes à résoudre rapidement.

Enfin, dans les 15 jours qui suivent votre installation, organisez une soirée d'inauguration de vos nouveaux locaux. Un moment festif pour célébrer la fin de ce grand projet. Pensez à inviter vos clients et partenaires qui seront heureux de découvrir votre nouvelle adresse. N'oubliez pas également de prévenir vos voisins si vos locaux sont installés dans un immeuble.