Votre entreprise s’agrandit, le bail est arrivé à échéance, vous voulez profiter de cette occasion pour vous localiser dans une zone plus attrayante pour vos affaires et vos employés, alors planifiez tout à l’avance pour déménager votre entreprise en toute sérénité.
4 à 6 mois avant, évaluez vos besoins sur tous les fronts
Comparez les annonces et offres disponibles pour choisir un nouveau local qui correspond le plus à vos attentes et à vos nouveaux besoins.
Évaluez votre situation actuelle pour voir comment vous souhaitez que les nouveaux bureaux soient aménagés et comment vous envisagez de le réaliser dans les limites de votre budget.
Une fois le nouvel emplacement trouvé, lancez progressivement le processus de déménagement de votre entreprise en avertissant votre propriétaire par lettre recommandée avec accusé de réception.
Faites l'inventaire de tout l'équipement et le mobilier à déménager. Profitez de cet instant pour faire le tri dans vos affaires, évitez de vous encombrer inutilement.
Il est temps de rédiger un cahier des charges à destination des déménageurs et entreprises de nettoyage.
3 mois avant le déménagement, coordonnez vos équipes en interne
Vous devrez vous assurer que les employés sont au courant des changements. Selon la taille de votre entreprise, désignez une personne responsable dans chaque service qui sera l'interlocuteur principal des équipes, avant, pendant et après le déménagement.
Utilisez le cahier des charges préparé dans l'étape précédente pour demander des devis auprès des déménageurs et des services de nettoyage. Comparez les offres en faisant attention aux détails : l'assurance, les prestations non comprises nécessitant un coût supplémentaire, etc.
Vérifiez s'il y a des travaux à faire dans vos anciens et nouveaux locaux et anticipez-les.
2 mois avant, effectuez les raccordements nécessaires à la nouvelle adresse
Profitez de ce changement pour vérifier votre éligibilité à la fibre !
Assurez-vous que votre nouveau local dispose d'un service téléphonique et Internet opérationnel dès le premier jour, en appelant votre conseiller clientèle dédié ou le 3901, maximum 2 mois avant le déménagement et au plus tard 15 jours avant votre départ.
Si vous devez déménager votre activité, c'est aussi le moment de vous assurer si votre nouveau local est déja équipé d'une prise fibre. Si c'est le cas, votre accès à la fibre sera d’autant plus facilité ! Pensez à en parler à votre conseiller Orange.
Il est impératif que tout soit en place de sorte que les employés ne perdent pas trop de temps à s’adapter et puissent reprendre leurs activités correctement.
2 à 1 mois avant le départ, mettez à jour vos fournisseurs
Demandez à La Poste de réexpédier automatiquement vos courriers à la nouvelle adresse, pour le jour du déménagement.
Il est temps d'effectuer les changements d'adresse auprès des organismes : URSSAF, Préfecture, services des impôts et de trésorerie, sécurité sociale, caisse de retraite, banques, etc...
Informez vos fournisseurs pour qu’ils puissent ajuster votre adresse de livraison et de facturation.
Si vous avez besoin de nouveaux meubles ou d’enseigne, commandez-les maintenant afin qu’ils aient tout le temps d’arriver et d’être arrangés avant votre installation.
J-7 avant le déménagement, réglez les derniers détails
Faites appel à la société de nettoyage que vous avez choisi dans l'étape précédente.
Vérifiez que les déménageurs aient fourni tous les documents nécessaires pour assurer le transport et la manipulation de vos affaires.
Contactez votre propriétaire ou le bailleur pour convenir d'un rendez-vous pour l'état des lieux.
Faites un point avec vos collaborateurs sur le déroulement du départ et les consignes d'arrivée dans les nouveaux locaux.
Demandez la connexion aux réseaux de gaz et d'électricité si le nouveau local en est dépourvu.
Mettez à jour l’adresse annoncée dans votre messagerie vocale ou votre répondeur, l’en-tête sur vos lettres, vos cartes de visite, votre site web, les annuaires.
Prévenez tous vos clients de votre changement d’adresse.
J-1, il est temps de partir
Enlevez le nom de l'entreprise sur les portes, aux interphones et boîtes aux lettres.
Fermez le compteur d'électricité, l'eau et le gaz.
Enlevez tout ce que vous souhaitez garder avant l'arrivée de la société de nettoyage.
Une entreprise gagne de l'argent lorsqu’elle est opérationnelle et puisque ce ne sera pas tout le temps le cas pour vous durant le déménagement, il vaut mieux s’assurer que tous les détails sont couverts et que la relocalisation perturbe le moins possible votre activité.
Si vous êtes bien organisé en suivant ce planning, la transition d'un bureau à un autre devrait se dérouler sans accroc.