Communication événementielle : comment promouvoir son événement ?

Une bonne communication événementielle est essentielle afin de réussir votre événement professionnel. Ce type de manifestation représente un outil marketing et commercial très efficace pour une marque.

Promouvoir et organiser un événement offre de nombreux bénéfices à une entreprise, notamment :

• Mettre en avant un produit, un service ou le lancement d'une nouvelle offre : vous améliorez la visibilité de la marque, attirez l'intérêt et la curiosité afin de toucher de nouveaux clients.
• Améliorer les ventes : lors d'un événement professionnel, les clients ont la possibilité de découvrir, obtenir des informations voire tester un nouveau produit ou service. Un bon moyen de les inciter à passer à l'achat et de booster vos ventes.
• Générer des leads : les manifestations professionnelles permettent de toucher un large public, de développer vos réseaux avec de nouveaux contacts et donc de générer des leads.
• Fidéliser votre clientèle : outre la recherche de prospects, organiser un événement reste une bonne occasion de rencontrer vos clients actuels et de renforcer vos relations avec eux.
• Renforcer les liens en interne : l'événementiel reste également un très bon moyen de motiver les employés, renforcer l'esprit d'équipe et la cohésion entre les collaborateurs autour des valeurs de l'entreprise.

Réussir sa communication événementielle implique de réfléchir à la mise en place d'une bonne stratégie en amont. Vous n‘utiliserez pas les mêmes leviers et outils de promotion ni les mêmes messages en fonction de vos objectifs :

• La cible : les événements professionnels peuvent s'adresser aux grand public – clients et prospects – ou aux collaborateurs de l'entreprise, en privé.
• La nature de l'événement : salon, conférence, journée portes ouvertes, congrès, foire, soirée d'entreprise, activités de team building, etc.
• Le message : le choix de la communication et des canaux de diffusion ne sera pas le même en fonction du type d'événement, du public ciblé et de l'image de marque de l'entreprise.

Au-delà de la seule promotion, établir une stratégie solide facilitera également toute la logistique autour de l'événement, notamment le choix d'un lieu adéquat pour la journée/soirée.

Communiquer sur des événements demande de l'anticipation et de l'organisation. Pour toucher un maximum de personnes, différents leviers et outils s'offrent à vous.

1. Un site web ou une landing page dédiée

L'un des meilleurs leviers de communication événementielle reste de créer un site web dédié ou, au minimum, une landing page – c'est-à-dire une page de destination – sur votre site Internet professionnel.

Ce site ou cette page devra présenter l'événement en détail et apporter toutes les informations essentielles. On doit y retrouver les éléments suivants :

• la date, l'heure et le lieu de l'événement ;
• une description de l'événement : objectifs, avantages/bénéfices pour les participants ;
• une description de toutes les interventions, conférences, activités ;
• une présentation des intervenants ;
• un teaser de l'événement avec, par exemple, des photos ou vidéos des précédentes éditions ;
• des liens vers les réseaux sociaux de l'événement et de l'entreprise ;
• un formulaire d'inscription ou un bouton call-to-action (CTA) vers la billetterie ;
• le prix de participation ;
• un compte à rebours jusqu'à l'événement.

2. Une newsletter

La newsletter de votre entreprise – et plus généralement une campagne d'emailing – reste un canal efficace pour communiquer et promouvoir un événement professionnel.

À destination de vos clients, collaborateurs ou partenaires, la newsletter informera tous les destinataires des nouveautés de l'entreprise, y compris de ce rendez-vous à ne pas rater. Pensez à intégrer un bouton CTA vers le site ou la page de l'événement.

3. Les réseaux sociaux

Il est aujourd'hui indispensable d'utiliser les réseaux sociaux pour votre communication événementielle, aussi bien avant, pendant qu'après la manifestation.

Il est nécessaire de cibler le réseau social le plus pertinent par rapport à votre cible, par exemple :

• LinkedIn pour du BtoB ;
• Facebook pour du BtoC ;
• Twitter pour les deux types de cibles ;
• Instagram pour un public plus jeune ou si votre activité s'y prête.

Pour améliorer la visibilité de l'événement sur les réseaux sociaux et l'engagement des participants, vous pouvez lancer un hashtag pour l'occasion ou organiser un concours avec des cadeaux à gagner.

Les partenariats avec les influenceurs sont également aujourd'hui un important levier de visibilité utilisé par les marques. Dans le cadre de votre communication événementielle, un influenceur pourra donc promouvoir votre événement auprès de sa communauté. Ceci, dans un cadre juridique défini récemment afin de lutter contre les dérives.

4. Une campagne SMS

Communiquer par SMS se montre pertinent pour la promotion événementielle. Ce type de campagne marketing offre de nombreux avantages :

• un taux de lecture élevé, supérieur à celui d'un e-mail : peu de chances que le message ne se perde ou ne termine dans un dossier spam ;
• une rapidité d'envoi : ils atteignent les destinataires presque instantanément ;
• une image digitale moderne pour l'entreprise.

5. Le réseau des intervenants

Si vous organisez une conférence ou une table ronde, les intervenants invités peuvent, eux aussi, contribuer à promouvoir votre événement. En communiquant sur leur présence auprès de leur réseau professionnel, ils peuvent susciter l'intérêt de nouveaux participants ne connaissant peut-être pas votre marque.

Pour les aider dans la communication auprès de leur réseaux, n'hésitez pas à leur fournir un dossier de présentation complet contenant des textes déjà rédigés, des photos, vidéos et des liens vers le site ou la page de l'événement.

6. Le podcast

Le podcast est un format très apprécié des internautes puisqu'il peut être écouté n'importe où, n'importe quand. Pourquoi ne pas lancer un podcast afin de promouvoir votre événement : vous pourrez traiter d'une thématique de votre choix, tout en démontrant votre expertise.

Autre possibilité : vous faire inviter dans le podcast d'un partenaire commercial dont l'audience correspond à votre public cible. Vous pourrez ainsi communiquer sur votre événement et faire connaître votre marque.

7. Les médias traditionnels

En plus des plateformes et des outils digitaux, il ne faut pas oublier d'utiliser des canaux plus traditionnels comme la presse locale ou nationale, la radio voire la télévision pour communiquer sur votre manifestation.

Grâce à un communiqué de presse complet – sans être trop long - et correctement rédigé, vous augmentez vos chances de rendre votre événement visible.

8. Une invitation personnalisée

Une bonne communication événementielle se joue sur des détails. Pour susciter l'attention et la curiosité, il peut être intéressant d'opter pour des invitations personnalisées par mails ou – si vous avez le temps, pour un nombre restreint d'invités – par courrier rédigé.

En mentionnant simplement le nom de votre destinataire dès le début du courriel, vous augmentez vos chances d'attirer son attention sur le corps du texte, c'est-à-dire votre événement. Pour vous aider dans cette tâche, vous pouvez utiliser des outils d'automatisation d'e-mails.

La communication événementielle ne se limite pas aux semaines et jours précédents l'événement. Le jour J, il est important de continuer la promotion en live.

Cela demande une bonne organisation et planification en amont, et le respect du timing va se montrer primordial. Pour bien communiquer en temps réel, pensez à prévoir plusieurs éléments :

• Du matériel vidéo pour diffuser en direct les conférences ou tables rondes sur votre site ou sur les réseaux sociaux. Cette captation vous permettra ensuite de proposer une rediffusion aux personnes intéressées mais indisponibles le jour J.
• Une personne chargée de prendre des photos et de les diffuser en temps réel sur les réseaux sociaux. Les clichés pourront également être réutilisés dans des contenus sur le blog de votre site web professionnel ou pour illustrer les prochaines éditions.
• Une équipe chargée de poster les phrases clés et moments forts en direct sur vos réseaux, en utilisant le hashtag prévu pour l'occasion. Pour cela, vous pouvez également faire appel à un influenceur spécialisé dans votre secteur pour promouvoir en live votre événement sur les réseaux sociaux et auprès de sa propre communauté. 

Votre événement a connu un succès et s'est parfaitement déroulé ? Même après le grand jour, il est important de poursuivre la communication sur ce sujet. Pour cette étape, vous pouvez notamment :

• publier un résumé illustré de l'événement sur le blog de votre site web professionnel ;
• publier les conférences filmées sur votre site et les réseaux sociaux, et les rendre disponibles sur des plateformes comme YouTube ou Vimeo ;
• proposer en consultation et/ou téléchargement les supports visuels, les documents distribués lors de l'événement et les PowerPoint de présentation.

Proposer une rétrospective complète de votre événement professionnel permettra :

• aux invités n'ayant pas pu participer d'avoir accès aux moments forts et informations clés ;
• de démontrer la qualité de votre événement et de donner envie à des prospects, clients ou partenaires de s'inscrire et de participer à la prochaine édition.