En plus du loyer et des charges courantes, il est nécessaire de prendre en compte des dépenses annexes pour estimer précisément le coût de la location des bureaux de votre société.

En choisissant de louer des bureaux pour votre entreprise, vous devez avoir en tête que cette étape peut vous coûter très cher si vous ne la préparez pas suffisamment. Pour estimer le budget dont vous aurez besoin pour une location de bureaux d'entreprise, il vous faudra prendre en compte plusieurs coûts essentiels : au-delà du loyer du local et des charges courantes à payer chaque mois pour une durée indéterminée, d'autres dépenses moins visibles peuvent impacter lourdement les finances de votre entreprise si vous ne les avez pas bien anticipées.

Le loyer et les charges pour une domiciliation d'entreprise

Dans la location de bureaux pour une entreprise, le loyer représente environ les trois quarts du budget. Il varie en fonction de la taille des locaux, de leur emplacement (Paris, Île-de-France ou en région, centre-ville ou périphérie), de leur standing (neuf/restructuré ou en état d'usage) et du type de bail, bail classique (bail professionnel, bail commercial ou bail dérogatoire) ou bail avec prestation de services.

A Paris, le loyer moyen tourne autour de 500 € HT HC/m²/an. Pour un bureau neuf ou restructuré, il faudra compter entre 390 et 810 € HT HC/m²/an, et entre 330 et 640 pour un bureau en état d'usage. La moyenne en Île-de-France pour le neuf/restructuré s'élève à 394 € HT HC/m²/an et 263 € HT HC/m²/an pour un local en état d'usage. En région, le prix moyen hors taxe d'un bureau au mètre carré sera de 208 € à Lyon, 207 € à Bordeaux, 166 € à Nantes, 158 € à Marseille et 146 € à Toulouse.

A ce montant s'ajoutent les charges locatives comme l'eau, l'électricité, le ménage, l'accès à internet et au téléphone. Même si le coût d'un bureau pour une société est difficile à évaluer, on les estime à environ 100 € HT/m²/an. Pour les bureaux en prestation de services, les charges et les services proposés (service d'accueil, permanence téléphonique, réception du courrier) sont inclus dans le loyer.

Les frais annexes de la location d'un bureau

A côté de ces dépenses, la location de bureaux pour une société entraîne d'autres coûts moins visibles, comme le dépôt de garantie à régler à la signature du bail. Il s'élève à 1 trimestre de loyer s'il est payable d'avance, ou 2 trimestres, s'il est payé à terme échu et vous sera rendu quand vous quitterez les lieux. Côté impôts, vous aurez à supporter l'impôt foncier annuel (ou taxe foncière) et la taxe sur les bureaux (uniquement en Île-de-France) que le bailleur répercute généralement sur son locataire, s'il s'agit d'un bail commercial ou professionnel. Si vous avez trouvé vos locaux via une agence, des honoraires de commercialisation de 15 à 30 % HT du loyer annuel HT et HC s'appliqueront. Pensez aussi à prendre en compte les frais de déménagement, les travaux de remise en état du local et les frais d'équipement nécessaires à votre installation. Si vous avez choisi pour un bureau tout équipé, vous devrez acquitter une TVA à hauteur de 20 %.

Le coworking, une alternative aux bureaux traditionnels ?

Si la location traditionnelle de bureaux vous semble trop contraignante ou si vous souhaitez simplement passer par une phase test avant de louer vos propres locaux, vous pouvez opter pour le coworking, qui offre des prestations de services plus flexibles, avec des locations ponctuelles et pour des durées sur-mesure.