Le secrétaire gère la gestion administrative : appels, courriers, réunions, dossiers clients. L'assistante de direction, aux côtés du chef d'entreprise, pilote les projets, les rapports et la communication interne. Ces métiers du secrétariat demandent rigueur, organisation et maîtrise bureautique, avec des débouchés variés, y compris en freelance.
Définir les métiers du secrétariat
Qu'est-ce qu'une secrétaire ?
Le secrétaire assure la gestion administrative quotidienne d'une entreprise ou d'un service. C'est la personne qui veille :
- à la bonne circulation de l'information ;
- au classement des documents ;
- à la rédaction des courriers ;
- à la planification des réunions.
Qu'est-ce qu'une assistante de direction ?
L'assistante de direction travaille directement avec un cadre dirigeant ou un chef d'entreprise. En plus des tâches de secrétariat, elle participe à la coordination de projets, à la préparation de documents clés et à la gestion des échanges internes.
L'assistante de direction joue ainsi un rôle de bras droit stratégique auprès de la direction de l'entreprise. Son impact est plus direct et visible.
Qu'est-ce qu'un assistant administratif ?
Le métier d'assistant administratif est souvent un poste intermédiaire entre secrétaire et assistante de direction.
Il gère les tâches administratives classiques (courriers, suivi de dossiers, appels) et peut aussi participer à la gestion d'entreprise. C'est un profil polyvalent, très recherché dans les TPE (très petites entreprises).
Les rôles et missions au sein de l'entreprise
Le quotidien d'une secrétaire et d'une assistante de direction se recoupe parfois. L'ampleur des tâches et la responsabilité diffèrent :
Exemple dans une PME :
- le secrétaire gère les appels, les factures et le courrier ;
- l'assistante de direction planifie les entrevues du comité, rédige le rapport annuel et supervise la coordination entre les différents services pour assurer le bon suivi des projets.
Formations et compétences : deux parcours proches
Les compétences clés du secrétaire
Le secrétaire doit faire preuve de rigueur, d'organisation et d'un bon relationnel. Ses compétences incluent :
- la maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des logiciels spécifiques à l'entreprise ;
- la communication écrite et orale ;
- la gestion du temps et des priorités ;
- la discrétion et la fiabilité.
Les compétences clés de l'assistante de direction
L'assistante de direction ajoute une dimension stratégique et managériale à ses compétences professionnelles. Elle doit savoir :
- analyser des informations et rédiger des rapports clairs ;
- coordonner une équipe ou un projet transversal ;
- gérer des situations urgentes et confidentielles ;
- faire preuve d'initiative, de diplomatie et de polyvalence.
Quelle formation choisir pour devenir assistant de direction ?
Le Bac pro AGOrA (Assistance à la gestion des organisations et de leurs activités) ou le BTS Gestion de la PME (bac+2) mènent aux postes de secrétaire ou assistant administratif.
Pour devenir assistante de direction, les diplômes les plus adaptés sont :
- le BTS Support à l'action managériale (dit BTS SAM) en 2 ans après le bac ;
- le BUT Gestion des entreprises et des administrations (dit BUT GEA) en 3 ans après le bac.
De nombreuses entreprises proposent des postes en alternance, notamment au sein des équipes en ressources humaines ou dans le secteur juridique.
Avec l'expérience, un secrétaire peut évoluer vers un rôle de chef de projet administratif, d'assistant de direction, voire de responsable du secrétariat.
Le profil spécifique de la secrétaire ou assistante indépendante
Travailler à son compte attire de plus en plus de professionnels du secrétariat. Le modèle de secrétaire indépendante permet au freelance de collaborer avec plusieurs clients, souvent à distance, tout en fixant ses tarifs et ses horaires.
Pour se lancer, il suffit de :
- Créer sa micro-entreprise (ou choisir un autre statut juridique) ;
- Définir ses services (gestion administrative, assistance commerciale, coordination de projet, etc.) ;
- Soigner sa communication (LinkedIn, site Internet, bouche-à-oreille) ;
- Proposer des offres sur mesure selon le type d'entreprise (TPE, artisans, professions libérales...).
Pour les entreprises, faire appel à une secrétaire indépendante est une solution souple pour répondre à un besoin ponctuel. Il faut toutefois bien anticiper le coût de ce type de prestation : le tarif horaire d'une secrétaire freelance se situe généralement entre 20 et 50 , soit 250 à 300la journée, selon la nature des missions, l'expérience en assistanat administratif et le volume de travail demandé.