Clients, partenaires commerciaux ou collaborateurs : quels que soient vos invités, votre évènement doit être parfait ! Découvrez des astuces utiles pour gérer votre logistique évènementielle tout en souplesse.
Que recouvre la logistique évènementielle ?
La logistique évènementielle englobe l'ensemble des tâches et des ressources nécessaires pour organiser un évènement. C'est un travail à mener suffisamment en amont, pour être parfaitement prêt le jour J.
Chaque type d'évènement obéit à sa propre logistique : vous n'organisez pas une soirée caritative de la même manière que l'ouverture d'un pop-up store. Certains postes logistiques toutefois sont communs à la majorité des évènements professionnels.
Les modalités pratiques de l'évènement font partie de la logistique. Vous devez prendre des décisions stratégiques, qui guident la suite de l'organisation. Le budget, le nombre de participants et le lieu de l'évènement, notamment, sont des éléments déterminants.
Vous avez besoin de matériel lors de votre évènement. Si vous participez à un salon, par exemple, vous devez prévoir un stand attractif. Le travail de préparation logistique vous impose de lister vos besoins, puis de louer ou acheter le matériel.
Vous avez sans doute besoin d'aide le jour de l'évènement. Accueillir les invités, servir à boire et faire un discours : vous ne pouvez vraisemblablement pas être sur tous les fronts. Le cas échéant, vos collaborateurs ou vos associés sont présents avec vous. À défaut, vous planifiez des ressources humaines.
3 astuces pour gérer sereinement votre logistique évènementielle
Écrivez le déroulement de l'évènement heure par heure
Écrire le déroulement précis de l'évènement est un excellent moyen de ne rien oublier. Heure par heure, vous décrivez ce qu'il se passe, et tout ce que vous devez prévoir à cet égard. Ce document appelé "cconducteur" est très important. C'est, notamment, une pratique utilisée lors de webinaires, de tournages vidéo ou télé.
Voici un exemple d'illustration pour l'organisation d'une soirée de lancement de produit avec vos clients fidèles.
- 19h00, les invités arrivent : vous avez besoin d'une personne pour les accueillir, et d'un fond sonore. Vous vous rendez compte en outre que vous avez besoin d'un vestiaire.
- 21h00, vous faites le discours de lancement de produit : vous avez éventuellement besoin d'un micro. Vous notez en outre de demander à la salle qui accueille l'évènement s'il y a une estrade. Vous avez également besoin que les invités s'asseyent.
Cet exercice de logistique évènementielle vous a permis de lister les tâches suivantes : embaucher un hôte d'accueil et une personne qui s'occupe du vestiaire, demander au propriétaire du lieu quelles sont les modalités de sonorisation et s'il y a une estrade, et louer, transporter et installer X chaises. Vous pouvez le présenter sous forme de tableau avec les horaires, le déroulé, des commentaires.
Déléguez des tâches à des experts métier
Quel que soit votre budget, faites en sorte d'y faire entrer les postes logistiques qui ne relèvent pas de vos compétences. Cela vous permet non seulement de vous soulager d'une partie du travail, en amont et le jour J, mais aussi de proposer un évènement professionnel de qualité. Résultat : vous êtes moins stressé, et vos invités sont plus satisfaits.
Pour n'avoir à vous préoccuper de rien, choisissez des prestataires fiables. Le bouche-à-oreille et les avis en ligne sont des indicateurs de fiabilité.
Choisissez le lieu de l'évènement avec soin
Le choix du lieu est déterminant de la réussite de l'évènement, et de la fluidité de votre logistique évènementielle.
L'emplacement est un critère de choix central.
- Vos invités doivent pouvoir accéder facilement au lieu de l'évènement. Ceux qui viennent en voiture doivent en outre pouvoir se garer. Vos invités prévoient de venir en transports en commun ? Vous pouvez mettre à disposition une navette ou des taxis pour les emmener jusqu'au lieu.
- De votre côté, vous devez pouvoir acheminer facilement le matériel nécessaire à l'organisation de l'évènement. Le transporteur, le cas échéant, doit également pouvoir se garer sans difficultés.
Les équipements et les services fournis par le lieu sont des ressources logistiques dont vous n'avez pas à vous préoccuper. C'est donc une condition déterminante.
Organiser un séminaire dans une salle déjà équipée de chaises, d'une estrade, d'un système de son et d'un écran de projection, par exemple, allège votre installation. Opter pour un webinaire est également une option pour alléger la logistique, à moindre coût.
Check-list des points logistiques à ne pas oublier
Pour vous aider, voici la "to-do list" pour aider dans vos préparatifs:
- Définir un budget et un nombre de participants.
- Trouver un lieu et une date.
- Inviter les participants : mailing, relances.
- Prévoir une manière d'animer l'évènement – discours, projection de vidéo, présentation de produit...
- Personnaliser le lieu - ameublement, décoration, éclairage, son...
- Booker des prestataires - transporteur, traiteur, hôtes...
- Prévoir éventuellement des goodies à offrir aux invités.