Le standard téléphonique incarne la première voix de votre société et peut directement influencer votre image de marque et votre productivité. PABX ou standard de nouvelle génération, trouvez la solution qui vous convient.
Qu'est-ce qu'un standard en téléphonie ?
Le standard téléphonique, également appelé central téléphonique, PABX ou Serveur Vocal Interactif (SVI), est un outil qui permet d'automatiser et centraliser les communications téléphoniques. Cet outil est indispensable au sein d'une entreprise, et ce quelle que soit sa taille et son activité.
Pourquoi avoir un standard téléphonique ?
Opter pour un standard téléphonique professionnel et personnalisé offrira de nombreux avantages aux entreprises, non seulement d'un point de vue pratique (une meilleure gestion des appels de l'entreprise), mais aussi en termes d'image vis-à-vis de l'extérieur.
Vous gagnez en crédibilité et améliorez votre productivité avec un standard téléphonique personnalisé.
Un standard téléphonique, avec ses différentes fonctionnalités, vous permet de professionnaliser l'accueil de votre entreprise pour vos clients.
Un message personnalisé vous permet notamment de délivrer des informations en introduction, afin de gagner du temps.
Autrement dit, les standards téléphoniques, qu'ils soient virtuels ou non, sont incontournables dans la gestion de la téléphonie d'une entreprise.
Comment mettre en place un standard téléphonique ?
Sur votre message d'accueil, il sera conseillé d'annoncer, au minimum :
- Le nom de votre entreprise ;
- Les horaires d'ouverture de votre entreprise ;
- Les alternatives de prise de contact (mail, adresse postale, etc.).
S'il s'agit d'un standard téléphonique en partie dédié au service client , vous pouvez aussi demander à votre interlocuteur de préparer son numéro de commande par exemple.
Pensez à ajouter une musique d'attente pour faire patienter vos interlocuteurs, le temps que la ligne se libère ou qu'un collaborateur prenne l'appel. Cette même musique peut renforcer l'identité de marque de votre entreprise, si vous prenez le temps de la personnaliser.
Quel standard téléphonique choisir ?
Plusieurs types de standards téléphoniques sont actuellement utilisés au sein des entreprises. Parmi eux, le PABX et le IPBX.
- Le PABX (Private Automatic Branch eXchange) est un système qui permet de relier les lignes internes de votre société au réseau téléphonique public (RTC). Attention le réseau RTC est décommissionné sur toute le territoire.
- L'IPBX : il s'agit d'un standard qui fonctionne avec la VoIP et qui est installé directement dans votre entreprise. Il s'intègre à votre réseau informatique interne, ce qui offre une grande flexibilité et de nombreuses fonctionnalités avancées.
- Le Centrex (ou standard virtuel) : cette solution n'est pas installée dans vos locaux. Le standard est hébergé chez un opérateur externe. Vous n'avez pas de matériel à gérer ni de maintenance à effectuer. Tout est dans le cloud.
Le nombre d'appels entrants que votre entreprise reçoit et de la manière dont elle est structurée sont des critères qui peuvent vous orienter dans le choix de votre standard téléphonique et les différentes options de téléphonie existantes.
Si vous recevez un nombre d'appels conséquent, choisissez un standard téléphonique automatique ou SVI (Serveur vocal interactif) qui vous permet d'orienter les appelants vers les services qui les concernent. Ou, à minima, choisissez un standard qui permet la gestion de plusieurs appels entrants en parallèle. De la même façon, pour ne perdre aucun appel, l'organisation d'un routage des appels en fonction des horaires pourra être mis en pratique.
Les étapes de l'installation d'un standard téléphonique
L'installation d'un standard téléphonique professionnel peut varier en fonction du type de solution choisi.
- Le déploiement du matériel : il s'agit de relier les postes téléphoniques, les ordinateurs et le réseau.
- La configuration informatique : une fois les lignes et le matériel connectés, il faut configurer l'ensemble du système. Cela inclut la programmation des transferts, la personnalisation des messages d'accueil et la configuration des différentes fonctionnalités.
Comment transférer un appel avec un standard ?
Pour transférer l'ensemble des appels d'une ligne (fixe ou mobile) vers une autre il vous suffit de taper **21* suivi du numéro de la ligne sur laquelle vous souhaitez recevoir les appels puis #.
Pour valider votre demande, appuyer sur la touche d'appel et vos appels seront dès lors renvoyés.
Avec le transfert de ligne, gardez le contact avec vos clients et vos fournisseurs, sans avoir à leur communiquer votre numéro mobile. Si vous êtes souvent en déplacement, il sera également utile d'avoir des options comme la consultation à distance des messages vocaux laissés sur le standard. Des outils de communication devenus indispensables aujourd'hui pour une gestion client efficace.
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