Contrôle Urssaf : préparation, déroulement et régularisation
En 2022, près de 80 000 entreprises en France ont fait l'objet d'un contrôle Urssaf. Dirigeant de SAS ou micro-entrepreneur, avec ou sans salarié : vous pouvez être contrôlé, dès lors que vous êtes assujetti au paiement de cotisations sociales. Découvrez à quoi vous attendre, pour bien vous préparer.
Qu'est-ce qu'un contrôle Urssaf ?
Un contrôle Urssaf est une procédure diligentée pour veiller au respect des dispositions du Code de la sécurité sociale. En pratique, il s'agit de s'assurer que vous payez le juste montant de cotisations et contributions sociales pour votre entreprise. Les inspecteurs de l'Urssaf vérifientl'assiette, le taux et le calcul des cotisations.
- Vous employez des salariés ? Vous versez des cotisations, calculées sur la base du montant des salaires. Un contrôle Urssaf vérifie que vous appliquez le bon taux, sur la bonne assiette, et que le résultat du calcul des cotisations sociales que vous payez en tant qu'employeur est correct.
- Micro-entrepreneur ou travailleur indépendant, avec ou sans salarié, vous payez des cotisations sur le revenu que vous vous percevez dans l'exercice de votre activité. Là encore, les inspecteurs de l'Urssaf peuvent vérifier la bonne application des modalités de calcul des cotisations.
Que recherchent les inspecteurs de l'Urssaf ?
Les erreurs
Primes d'intéressement et avantages en nature sont-ils ou non soumis à cotisations sociales ? Sur quels salaires pouvez-vous appliquer le dispositif zéro cotisations Urssaf ? Jusqu'à quand bénéficiez-vous de l'exonération temporaire des cotisations sociales du dispositif ACRE ? Devez-vous déclarer vos indemnités journalières en cas d'arrêt de travail ? À moins d'avoir un service RH au sein de votre entreprise ou un expert-comptable, vous le constatez rapidement : les modalités de calcul et de paiement des cotisations ne sont pas si simples et les erreurs se produisent rapidement dans cette gestion.
Les contrôles Urssaf servent à détecter les erreurs de calcul des cotisations sociales, pour rétablir la situation. À cette occasion, les agents de l'Urssaf en profitent pour prodiguer des conseils au chef d'entreprise qu'il soit employeur ou non.
Notez que dans ce contexte, le contrôle Urssaf peut jouer en votre faveur. Lors de vos déclarations, vous pouvez en effet commettre des erreurs qui entraînent un paiement indu de cotisations. Le cas échéant, les sommes vous sont restituées.
En 2022, la somme totale de 124 millions d'euros a été restituée aux entreprises et aux travailleurs indépendants contrôlés par un agent de l'Urssaf.
En cas d'erreur en faveur de l'Urssaf, sans intention de fraude de votre part, le principe du droit à l'erreur s'applique. Le contrôle, dans ce cas, mène à un redressement de votre entreprise : vous payez les sommes que vous devez. En revanche, vous n'êtes pas sanctionné pour votre erreur.
La fraude
Le cas échéant, les contrôles Urssaf sanctionnent les fraudes des entreprises. Dans ce cas, l'entreprise subit un redressement et doit payer des pénalités. Voici un aperçu des fraudes constatées dans les entreprises à l'occasion de contrôles d'agents de l'Urssaf.
- L'abus de droit : les textes sont appliqués, mais dans un objectif détourné. La mauvaise foi de l'employeur, dans ce cas, doit être évidente. Le contrôle de l'inspecteur de l'Urssaf mène à un redressement et à une pénalité égale à 20 % des sommes dues au titre du redressement.
- Le travail dissimulé par dissimulation d'activité ou par dissimulation d'emploi salarié : le chef d'entreprise ne déclare pas tout son CA ou ne déclare pas tous ses salariés. Les sommes dues au titre du redressement sont majorées de 25 % (40 % en cas d'emploi dissimulé d'un mineur) à la suite d'un contrôle de l'Urssaf.
Notez que le travail dissimulé est également sanctionné au pénal, par des peines de prison et des amendes.
Le déroulement du contrôle Urssaf
#1 Avis de contrôle
Vous êtes prévenu du contrôle Urssaf de votre entreprise au moins 30 jours avant la date de la 1ère visite de l'inspecteur dans vos locaux.
Dans les petites entreprises de moins de 11 salariés, et a fortiori chez les travailleurs indépendants, le contrôle Urssaf d'un inspecteur est moins invasif. Les inspecteurs ne se déplacent pas à votre siège social, ils vous contrôlent à distance : vous leur envoyez les documents sur votre entreprise requis, qu'ils étudient dans les locaux de l'Urssaf.
Préparez-vous :
- La date indiquée du contrôle Urssaf ne vous convient pas ? Vous pouvez contacter l'inspecteur pour convenir avec lui d'une autre date.
- L'avis de contrôle Urssaf que vous recevez avant la date du contrôle vous indique la période pour laquelle vous êtes contrôlé, ainsi que la liste des documents à présenter au contrôleur. Réunissez lesdits documents pour la période concernée.
Notez qu'un contrôle Urssaf peut s'étendre sur les 3 dernières années (5 années en cas de travail dissimulé) de l'activité de votre entreprise.
Vous n'avez pas le temps ou l'envie de gérer la situation que représente un contrôle d'un inspecteur Urssaf ? Vous pouvez être accompagné, à toutes les étapes du contrôle Urssaf, par votre expert-comptable ou par un avocat spécialisé. Sollicitez sans tarder votre conseiller.
Documents manquants, incompréhension… quelles que soient vos inquiétudes ou vos questions, n'hésitez pas à contacter votre inspecteur Urssaf. Gardez à l'esprit que le contrôle n'est pas uniquement à visée répressive, mais aussi éducative et que vous avez le droit à l'erreur dans le calcul des cotisations sociales que vous payez.
#2 Visite de l'inspecteur Urssaf
Le jour de la visite, l'inspecteur Urssaf commence par s'entretenir avec vous. Il vous explique la manière dont il va procéder pour vérifier si vous respecter le Code de la sécurité sociale, et vous pose des questions sur votre entreprise et sa gestion. L'inspecteur procède ensuite à l'étude des documents de votre entreprise. À ce stade, il peut :
- Requérir des documents supplémentaires pour approfondir son contrôle.
- Interroger vos salariés.
Une fois les vérifications achevées, l'inspecteur Urssaf vous propose un entretien afin de vous présenter le résultat de ses analyses et ses suites éventuelles (redressement, restitutions de cotisations versées, etc.).
#3 Lettre d'observations
La lettre d'observations est le compte-rendu écrit de l'inspecteur Urssaf. Il vous renseigne sur les suites du contrôle Urssaf de votre entreprise.
- La lettre d'observations constate la bonne application de la loi, auquel cas le contrôle Urssaf s'achève là.
- L'inspecteur Urssaf fait des observations pour l'avenir, avec ou sans régularisation de cotisations. Dans ce cas, une période contradictoire de 30 jours s'ouvre. Vous pouvez, à cette occasion, apporter toutes précisions utiles pour défendre votre situation. L'intervention de votre avocat, le cas échéant, est particulièrement pertinente à cette étape.
#4 Régularisation
Si le contrôle Urssaf révèle des anomalies liées au Code de la sécurité sociale, votre situation doit être régularisée dans le délai précis.
- Vous avez payé un montant trop élevé de cotisations sociales ? Le montant vous est remboursé.
- Vous devez de l'argent car vous n'avez pas payé assez de cotisations sociales ? Vous payez les sommes dues : on parle de redressement de votre entreprise. En cas de fraude, les sommes sont majorées en fonction du montant dont vous êtes redevable.
Vous avez 2 mois pour former un recours contre la décision de redressement de votre entreprise suite à un contrôle Urssaf.Vous saisissez à cet effet la commission de recours amiable. La procédure est gratuite.
Les chiffres révèlent qu'en 2022, les redressements suite à un contrôle Urssaf concernent majoritairement les entreprises qui emploient des salariés, et une moindre proportion d'indépendants. Le secteur d'activité de la construction génère 66 % des sommes dues au titre d'un redressement pour travail dissimulé.
Contrôle de l'inspection du travail : déroulement et suites de l'intervention
Un contrôle de l'inspection du travail vise à vérifier que vous respectez le droit du travail. L'enjeu ici n'est pas financier. Il s'agit plutôt de s'assurer que vos salariés bénéficient de bonnes conditions de travail, conformes à la loi. L'intervention d'un agent de l'inspection du travail est moins formelle que le contrôle Urssaf.
Seules les entreprises qui emploient des salariés sont susceptibles d'être contrôlées par l'inspection du travail.
Depuis 2023, les priorités de l'inspection du travail dans leurs contrôles recouvrent la prévention des risques d'accidents du travail et de maladies professionnelles, la lutte contre les fraudes, la réduction des inégalités, la protection des travailleurs vulnérables et le dialogue social dans les entreprises.
Qui est à l'initiative d'un contrôle de l'inspection du travail ?
- Un salarié peut contacter l'inspection du travail pour demander un contrôle de l'entreprise dans laquelle il est employé. En pratique, cette situation se produit si le salarié estime que ses droits sont bafoués.
- Un représentant du personnel peut solliciter l'intervention de l'inspection du travail. Ce cas de figure est probable lorsque les conditions de travail dans l'entreprise sont dégradées : discrimination, non-respect des modalités de fin de contrat, harcèlement…
- L'inspection du travail peut contrôler spontanément une entreprise. L'hypothèse est fréquente lorsqu'il existe un risque spécifique. Les restaurateurs, par exemple, sont contrôlés dans les stations balnéaires eu égard au risque de non-respect de la réglementation en matière de durée de travail légal dans le droit du travail. Autre exemple : dans le BTP, le risque accru d'accidents du travail est de nature à inciter aux contrôles de l'inspection du travail.
Les modalités du contrôle de l'inspection du travail
L'inspecteur du travail se déplace dans vos locaux professionnels pour le contrôle – bureaux, commerces, chantiers…
- Vous n'êtes pas prévenu.
- Votre présence n'est pas requise.
Les documents à fournir
Une fois sur place, l'inspecteur du travail vous avertit de sa présence (sauf s'il estime que cela peut nuire au contrôle) et procède au contrôle. Pour faciliter son travail, et écourter sa présence dans votre entreprise, veillez à toujours tenir à disposition, à jour :
- Les registres obligatoires : registre unique du personnel, document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP), registres des accidents bénins, registre des questions du CSE…
- La liste des chantiers et autres lieux de travail temporaire : ce document, particulièrement utile dans le BTP, permet à l'inspection du travail de se rendre sur les lieux de travail, éventuellement pour s'entretenir avec vos salariés.
- Les justificatifs de déclaration d'embauche, les contrats de travail et les fiches de paie de l'ensemble de vos salariés.
Les pouvoirs de l'inspecteur du travail
Les pouvoirs de l'inspection du travail sont étendus. Pour contrôler efficacement votre entreprise, l'inspecteur peut :
- Exiger l'accès à tous documents sur votre entreprise.
- Interroger vos salariés sur leurs conditions de travail.
- Prélever des échantillons de produits pour s'assurer de leur non-dangerosité pour vos salariés.
- S'adjoindre l'aide d'experts pour vérifier que les locaux et les matériels sont conformes aux normes de sécurité et d'hygiène du droit du travail.
Que risquez-vous en cas de contrôle de l'inspection du travail ?
Les suites possibles d'un contrôle de l'inspection du travail de votre entreprise sont, par ordre de gravité :
- De simples observations : l'inspecteur vous rappelle vos obligations. Plus de 60 % des contrôles de l'inspection du travail aboutissent à cette situation.
- Une mise en demeure de mise en conformité : vous devez vous mettre en règle dans un délai indiqué. L'inspecteur du travail vient vérifier votre entreprise à l'issue du délai pour s'assurer de la mise en place des corrections demandées
- Un procès-verbal, transmis au procureur de la République : il décide d'engager ou non des poursuites pénales sur la non-conformité au droit du travail de votre entreprise.
- La suspension d'activité : vous mettez votre activité en pause car la sécurité de vos salariés est en péril et est contraire au droit du travail.