Le départ d’un salarié n’est pas qu’une formalité : en tant qu’employeur, vous devez connaître les étapes à suivre pour que la rupture ou fin de contrat de travail soit faite en bonne et due forme.
Démission, rupture conventionnelle, licenciement économique ou pour motif personnel : à chaque situation de rupture de contrat de travail ses obligations. Nous avons réuni dans cet article les grandes lignes des démarches à suivre en fonction du motif de sortie, et les délais à respecter entre chaque étape du processus par l’employeur. L’objectif : rester dans le cadre légal et juridique pour éviter la case d'une procédure aux Prud’hommes.
En tant qu’employeur, et quel que soit le motif de départ du salarié et que ce soit à son initiative ou non, vous devez remettre 3 documents au moment de sa sortie de l’entreprise :
- un certificat de travail avec les coordonnées du salarié, les dates d’arrivée et de départ dans l’entreprise et l’intitulé du poste de travail occupé ;
- un reçu pour solde de tout compte qui rassemble les sommes que le salarié peut récupérer à la fin de son contrat de travail ;
- une attestation Pôle Emploi qui permet éventuellement au salarié de percevoir des droits à l’allocation chômage après la fin de son contrat dans votre entreprise.
En cas de commun accord entre l’employeur et le salarié qui souhaite quitter l’entreprise, vous devez procéder à une rupture conventionnelle du contrat de travail.
Les 3 étapes à suivre par l’employeur lors d’une rupture conventionnelle avec un salarié sont les suivantes :
- convoquez votre salarié pour un entretien sur les modalités de sortie de l’entreprise ;
- rédigez une convention de rupture conventionnelle avec la date de rupture de contrat et le montant de l’indemnité que votre entreprise offre à l’employé, puis remettez le document au salarié qui doit le signer ;
- la convention de rupture conventionnelle doit ensuite être transmise à la Direction départementale de l'emploi, du travail, des solidarités et de la protection des populations pour être validée dans un délai de 15 jours ouvrables après la date de signature (en cas de non-réponse, la convention est homologuée).
Le licenciement d’un salarié est une décision prise de façon unilatérale par l’employeur. Ce mode de rupture de contrat de travail à l'initative de l'employeur peut avoir plusieurs motivations, et pour chacune d’entre elles, les obligations du dirigeant d’entreprise sont différentes.
Le licenciement économique
Si vous devez vous séparer d’un salarié, car la croissance de l’activité de votre entreprise vous pousse à réaliser des coupes budgétaires, vous devez suivre ces 4 étapes :
- Organisez un entretien préalable pour présenter les motifs de la décision de rupture du contrat de travail (le plus souvent un CDI). Pour prévenir le salarié concerné par le licenciement économique, remettez-lui une lettre de convocation avec les informations importantes : lieu, date, heure, objet, possibilité d’être accompagné, ainsi que les coordonnées de la mairie et de l’inspection du travail. Comptez au minimum 5 jours ouvrables entre la présentation de la lettre et l’entretien préalable au licenciement.
- Envoyez une lettre de licenciement au salarié par voie recommandée avec accusé de réception au moins 7 jours ouvrables après l’entretien préalable.
- Envoyez une notification à la Dreets (Direction départementale en charge de l'emploi, du travail et des solidarités) dans un délai de 8 jours après l’envoi de la lettre de licenciement du salarié.
- Donnez les documents de fin de contrat au salarié après le préavis de licenciement.
Si vous devez licencier plusieurs salariés pour ce même motif économique, les obligations légales peuvent varier. Vous devrez, par exemple, consulter les représentants du personnel ou du CSE avant de licencier les employés de votre entreprise.
Le licenciement pour motif personnel
Le licenciement pour motif personnel s’applique pour des employés coupables d’une faute ou d’une incompétence dans le cadre de leur travail. Dans tous les cas, vous devez justifier ce licenciement d’un motif basé sur une “cause réelle” avec des preuves concrètes et vérifiables à l’encontre du salarié.
Pour notifier le salarié de son licenciement pour motif personnel, vous devez suivre ces 2 étapes :
- remettre une lettre de convocation au salarié (avec ou sans mise à pied selon la situation) contre décharge pour un entretien préalable entre l’employeur et l’employé planifié au moins 5 jours ouvrables plus tard ;
- envoyer une lettre de licenciement au salarié concerné par voie recommandée avec accusé de réception au moins 2 jours ouvrables après l’entretien préalable, dans un délai maximum d’un mois.
Un préavis est prévu dans le cas de la faute simple ou d’un motif non disciplinaire, avec la possibilité, pour le salarié, de percevoir des indemnités. La fin du contrat de travail est actée dès la notification du licenciement pour une faute grave ou lourde sans possibilité d’obtenir des indemnités.
Si un salarié voit son contrat à durée déterminée dans votre entreprise arriver à terme, vous devez lui verser une indemnité de fin de contrat (prime de précarité) qui doit être égale au moins à 10 % de la rémunération brute totale que vous avez versé pendant ce contrat. Le montant doit figurer sur la dernière fiche de paie.
Le salarié qui décide de démissionner de son poste de travail dans votre entreprise doit vous en faire part par lettre recommandée avec accusé de réception. Libre à vous d’organiser un entretien pour discuter des modalités de sortie (ce type de fin de contrat de travail ne donne généralement pas lieu à des indemnités pour le salarié).
En cas de démission, le salarié doit respecter le préavis indiqué dans son contrat de travail avec votre entreprise - le cas échéant, vous pouvez, en tant qu’employeur, saisir les Prud’hommes pour demander une compensation. À la fin du préavis, vous devrez remettre les documents de fin de contrat de travail au salarié.