Visite médicale, accueil, entretiens, affichage… À chaque embauche d’un nouveau salarié, il est nécessaire de se rappeler les règles importantes et les obligations que vous avez en tant qu’employeur.

Créer un cadre de travail adéquat et sécurisé quand on est employeur est primordial afin de baliser la relation que vous entretenez avec vos équipes. C’est la raison pour laquelle il est important d’acquérir quelques notions clefs en droit du travail pour comprendre vos obligations et éviter tout manquement dans votre entreprise. Comment préparer l’arrivée d’un nouveau collaborateur ? L’entretien professionnel et annuel est-il obligatoire ? Qu’en est-il des visites médicales ? Réponse ci-dessous.

Préparer l’arrivée et l’intégration d’un nouveau salarié

Avant toute chose, les employeurs se doivent de réaliser un certain nombre de formalités garantissant l’arrivée en douceur du salarié qui commence son contrat dans votre entreprise.

  • La rédaction du contrat de travail : si la règle veut que le contrat de travail soit signé avant l’embauche par l’employeur et le personnel embauché, dans les faits un délai d’une durée de deux jours après la prise de poste est toléré. Quoi qu’il en soit, la rédaction de ce document crucial doit être correctement anticipée.
  • En plus de la rédaction des contrats de travail pour les salariés que vous venez d’embaucher, il faudra établir une fiche de paie, ou bulletin de paie selon les conditions prévues dans les conventions et accords collectifs.
  • D’autres formalités doivent être effectuées concernant l’arrivée d’un nouveau salarié, comme l’inscription à la mutuelle, à la caisse de retraite complémentaire, la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) auprès de l’Urssaf et l’inscription au registre unique du personnel.
  • La préparation du matériel adéquat pour une prise de poste réussie : matériel informatique, de sécurité, badge d’accès… Pensez à informer au préalable les services concernés de la date d’arrivée du nouveau salarié et de la durée de son contrat.

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est particulièrement importante, car elle permet de réaliser en une seule démarche les formalités obligatoires auprès de l’Urssaf, comme l’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM) et la demande d’examen médical d’embauche.

L’onboarding, un premier pas dans l’entreprise pour la nouvelle recrue

Le premier jour d’un salarié dans une nouvelle entreprise marque son premier véritable contact avec son équipe, ses missions, son manager, pour résumer son nouvel environnement professionnel. Pour accueillir au mieux votre nouvelle recrue, mieux vaut définir en amont un parcours d’intégration avec plusieurs étapes : visite de l’entreprise, présentation aux collègues, première réunion de présentation des missions et objectifs, déjeuner d’équipe ou autre évènement convivial etc. Ce processus, s’il est bien huilé, permet au salarié de se sentir en phase avec son équipe et son management et à l’aise avec les valeurs de l’entreprise.

Quoi qu’il en soit, pensez à bien préparer l’arrivée de la personne : ses outils de travail comme son adresse mail doivent être mis en place au préalable pour une première journée sans stress.

L’obligation de sécurité avec les visites médicales

La visite d’information et de prévention

La visite d’information et de prévention (VIP), auparavant appelée « visite médicale d’embauche » est une visite médicale obligatoire pour tous les nouveaux salariés d’une entreprise. Ces derniers doivent ainsi l’honorer dans les trois mois suivant la prise de poste dans leur nouvelle entreprise.

Elle se déroule selon ces 3 étapes :

  • Le médecin du travail pose des questions sur l’état de santé général du salarié ;
  • Les risques liés à la nature du métier du salarié lui sont ensuite présentés ;
  • Le salarié reçoit enfin les informations en lien avec la médecine du travail (contact, modalités de rendez-vous, etc.) pour d’éventuels besoins futurs.

La visite d’information et de prévention (visite médicale d’embauche) doit se faire de façon individuelle, entre le salarié et un médecin du travail uniquement. Vous n’avez donc pas à y assister en tant qu’employeur.

La visite médicale d’aptitude pour les postes à risques

Le salarié de l’entreprise devra être soumis à un suivi individuel renforcé, soit des examens plus approfondis, s’il évolue sur des postes à risques (tels qu’ils sont décrits par l’article R 4624-22 du Code du travail). C’est notamment le cas si le salarié est en contact avec des agents cancérigènes, par exemple, ou autres éléments toxiques durant son travail dans l’entreprise.

Ainsi, le salarié en suivi individuel renforcé est en droit de demander davantage de visites médicales au cours de sa carrière. L’employeur n’a donc pas à s’y opposer.

La visite de pré-reprise

Si votre salarié s’apprête à retrouver son poste après une période de congé maladie ou de congé maternité, celui-ci devra passer en amont une visite médicale de pré-reprise afin de réintégrer l’équipe dans les meilleures conditions possibles. Des aménagements de poste peuvent être organisés si le médecin du travail juge que cela est nécessaire pour la santé du salarié.

La visite de pré-reprise d’activité n’est toutefois pas obligatoire. Cela dépend des entreprises et du type de poste occupé par le salarié.

La visite de reprise

La visite de reprise s’intègre quant à elle dans les visites médicales obligatoires en entreprise pour les salariés qui intègrent leur poste après un congé de moyen ou long terme. Cette visite médicale permet de faire l’état des lieux de la santé du salarié et de s’assurer que la reprise du poste est bien possible en l’état.

L’obligation d’affichage en entreprise

Les TPE-PME sont tenues d’afficher et de diffuser certaines informations obligatoires comme :

  • Le contact de l'inspecteur du travail compétent
  • Le contact du médecin du travail compétent rattaché à l’entreprise et les numéros d’urgence
  • Les règles en matière d’horaires, de repos et de congés payés dans l’organisation de l’entreprise
  • Les règles concernant le harcèlement moral ou sexuel
  • Les interdictions en tout genre : fumer, vapoter
  • Et plus encore : retrouvez la liste exhaustive sur le site du Service Public

L’obligation d’affichage n’est pas une simple formalité pour les entreprises. En cas de non-respect des obligations d’affichage, vous vous soumettez, en tant qu’employeur, à un risque d’amende allant d’un montant de 450 à 10 000 euros, voire jusqu’à 37 500 euros et un an de prison en cas de récidive.

L'obligation des entretiens avec vos salariés

Maintenir une bonne communication avec vos équipes est primordial pour booster la productivité et fidéliser vos salariés lorsqu'on est employeur. Si nous vous encourageons à échanger avec vos collaborateurs sur une base régulière, il est également important de fixer un rendez-vous annuel global, l’entretien annuel, qui permet de partager à votre salarié votre avis sur son travail et de soulever des points d’amélioration si besoin.

En revanche, il existe un rendez-vous que vous devez obligatoirement honorer en tant qu’employeur : l’entretien professionnel qui doit avoir lieu tous les deux ans à partir de l’entrée du salarié dans l’entreprise. Ce dernier permet d’échanger sur les perspectives d’évolution pour le salarié (en CDI, CDD ou intérim), et d’échanger à propos des formations continues qu’il pourrait faire pour monter en compétence. La formation des salariés est un élément essentiel de votre plan de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) : la formation est donc un sujet d’importance pour l’employeur comme pour le salarié. L’entretien donne ensuite lieu à un compte-rendu écrit qu’il est important de conserver en cas de contrôle.

Par ailleurs, l’entretien professionnel doit généralement avoir lieu au retour d’un congé maternité, d’adoption, sabbatique, ou toute période d’interruption du travail du salarié dans l’entreprise.

Vous savez désormais ce qui est attendu de vous, en tant qu’employeur, en matière d’affichage au sein de l’entreprise, d’entretien annuel et professionnel et de visites médicales. N’oubliez pas non plus de vous former en matière de primes (bonus) qui permettent elles aussi de baliser la relation dirigeant-employé.