Métros, bus, trains... Le réseau de transports publics dans les métropoles facilite les déplacements. Les abonnements, toutefois, coûtent cher. Pour alléger l'effort financier des salariés sur leurs trajets domicile-travail, la loi oblige les employeurs à cofinancer les abonnements. Au-delà d'une obligation, le remboursement partiel des frais de transport des salariés peut constituer un avantage pour l'entreprise.
Qui est concerné par le remboursement partiel des frais de transport des employés ?
Vous devez rembourser au moins la moitié des frais de transport :
- Quels que soient vos effectifs en tant qu'employeur. PME ou TPE : peu importe l'envergure de votre entreprise et vos moyens financiers, vous devez prendre en charge une partie des frais de transport de vos salariés.
- Pour tous les trajets domicile-travail en transports publics. Les transports publics incluent le bus, le tramway, le métro et le train, mais aussi les services publics de location de vélos. Vélib', Vélo'v ou encore V'Lille : vos employés qui se rendent au bureau à vélo bénéficient du remboursement partiel de leurs frais d'abonnement.
Le remboursement obligatoire de 50 % concerne uniquement la location de vélo auprès d'un service public. En dehors de ce cas, l'indemnisation des trajets domicile-travail à vélo obéit à un régime distinct.
- Pour tous vos employés. Vos salariés à temps plein ou à temps partiel, ainsi que vos intérimaires et vos stagiaires, en bénéficient. Le montant de la prise en charge toutefois est inférieur pour les salariés qui travaillent moins qu'un mi-temps.
Les dépenses exclues de l'obligation de remboursement
Sur le sujet de la mobilité, l'obligation de remboursement de 50 % des frais de transport ne concerne pas :
- Les trajets des salariés itinérants, qui suivent un régime de remboursement distinct.
- Les titres achetés à l'unité. Seuls les abonnements ou forfaits hebdomadaires, mensuels et annuels sont concernés. Rappelez à vos salariés de vous transmettre le justificatif de leur abonnement ou de leur forfait acheté.
- Les trajets en 1ère classe. La prise en charge obligatoire de 50 % est calculée sur la base du tarif de 2nde classe.
Quelles exonérations fiscales sur les remboursements des frais de transport des salariés ?
Les sommes versées en remboursement des frais de transport des salariés sont fiscalement exonérées à plusieurs égards :
- Les sommes sont exclues de la base de calcul de l'impôt sur le revenu du salarié.
- De votre côté, vous ne payez pas de cotisations sociales.
Ce système d'exonérations fiscales peut représenter un avantage sur le plan de votre marque employeur, au même titre que les tickets-restaurant.
Comment élaborer une politique de remboursement attractive ?
Rembourser une partie des abonnements de transport des employés a un coût. Vous pouvez toutefois en tirer parti.
- Vous avez l'obligation de rembourser au moins 50 % des titres d'abonnement, mais vous pouvez tout à fait rembourser plus.
- Vous bénéficiez de l'exonération de cotisations sociales sur vos remboursements jusqu'à 75 % du prix des titres. Notez que ce pourcentage est applicable en 2023, il peut évoluer en 2024.
Proposer un remboursement à hauteur de 75 % peut s'avérer avantageux, pour vos employés comme pour votre entreprise. C'est en effet un argument efficace à moindre coût pour recruter de nouveaux talents : au lieu de proposer une rémunération élevée, et coûteuse sur le plan des cotisations sociales, vous offrez un avantage social exonéré de cotisations à chaque salarié.
Le forfait mobilités durables et la prime transport, qui prennent en charge une partie des frais de transport personnel des salariés, sont facultatifs. Vous pouvez en faire un avantage social au même titre que le remboursement des frais de transport public !
Le remboursement des frais de transport des salariés en 3 étapes :
- Établissez votre politique de remboursement des frais en tenant compte de vos objectifs stratégiques et de vos moyens financiers. Si vous décidez de prendre en charge 75 % du coût des abonnements de transport, cet avantage doit bénéficier à tous vos employés.
- Procédez aux remboursements au plus tard en fin de mois, sur présentation de justificatifs. Veillez à conserver les justificatifs : en cas de contrôle de l'administration de votre entreprise, vous pouvez prouver que le remboursement – exonéré de cotisations sociales – est justifié. En l'absence de justificatif nominatif et personnel, l'employé doit vous fournir une attestation sur l'honneur.
- Faites figurer le montant du remboursement sur le bulletin de paie.
Vos salariés ne se rendent pas au bureau en transports publics ?
Le lieu de travail n'est pas forcément accessible en transports en commun.
Si vos salariés utilisent leur voiture personnelle pour faire au quotidien le trajet dans le cadre professionnel allant du domicile au travail :
- Vous avez le droit de verser une prime de transport à vos salariés pour rembourser leurs frais de carburant lors de ce déplacement. La prime de transport est exonérée de cotisations sociales jusqu'à 400 €, et jusqu'à 700 € si vos salariés utilisent une voiture électrique ou un véhicule hybride.
- Vos salariés peuvent bénéficier, sous conditions, de l'indemnité carburant d'un montant de 100 €. Ce dispositif mis en place par le gouvernement est reconduit en 2024. Faites circuler l'information !