En France, les entreprises doivent conserver leurs factures de vente et d'achat pendant 10 ans sous peine de sanctions, en cas de contrôle fiscal. Toutefois, si une facture non parvenue (FNP) d'un fournisseur est requise pour justifier une dépense professionnelle, il est possible de la comptabiliser provisoirement en attendant sa réception. En cas de facture perdue, d'autres justificatifs probants, comme les relevés bancaires, peuvent également être utilisés dans les écritures comptables.
Qu'est-ce qu'une facture non parvenue (FNP) ?
Définition d'une facture non parvenue ou facture à recevoir
Une facture non parvenue (aussi appelée facture manquante ou facture à recevoir) désigne une charge liée à une prestation réalisée ou à des marchandises livrées avant la clôture d'un exercice comptable, mais pour laquelle la facture correspondante n'a pas encore été émise ni reçue.
Ce décalage doit être corrigé pour respecter la comptabilité d'engagement. Ce principe impose à toutes les entreprises (hors auto-entrepreneurs) de rattacher les produits, les marchandises et les charges à l'exercice comptable au cours duquel ils ont été engagés, indépendamment de leur facturation ou de leur paiement.
Exemple de facture non parvenue (FNP)
Illustrons cette définition de la facture manquante dans la gestion de comptes comptables d'une entreprise avec un cas concret : votre entreprise, dont l'exercice comptable se termine à date du 31 décembre 2024, commande pour 2 000 € de marchandises le 1er décembre 2024. Toutefois, le fournisseur n'émet et n'envoie la facture qu'à partir du 1er janvier 2025. Cette situation correspond à ce que l'on appelle une facture non parvenue, car la facture n'a pas pu être saisie dans les écritures comptables avant le bilan comptable de l'entreprise.
Comment constater une facture manquante ?
Pour repérer une facture non parvenue, plusieurs méthodes peuvent être utilisées :
- le rapprochement bancaire : comparez les paiements effectués avec les factures reçues pour identifier les éventuels décalages ;
- le suivi des bons de commande et livraison : vérifiez que chaque prestation ou livraison a une facture correspondante ;
- le lettrage des comptes comptables : associez chaque facture aux règlements pour détecter les absences.
Si vous sollicitez l'aide d'un expert-comptable, ce dernier sera également en mesure de vous signaler la facture à recevoir.
Comment comptabiliser les factures non parvenues ?
Les FNP (ou facture à recevoir) doivent impérativement être intégrées dans la comptabilité de votre entreprise.
En tant que dirigeant, vous devez faire apparaitre le montant TTC de l'opération que vous avez réglé dans la comptabilité de l'exercice en cours, et ce même si le document sera envoyé dans le prochain exercice. On parle alors de “dettes fournisseurs”, qui feront ensuite l'objet d'une régularisation.
Qu'est-ce que le compte 408 ?
Le compte 408 "Fournisseurs - Factures Non Parvenues" est un compte utilisé en comptabilité pour enregistrer les charges liées à des biens ou services reçus avant la clôture de l'exercice comptable, mais pour lesquels la facture n'a pas encore été émise ou reçue.
Ce compte permet de respecter le principe de la comptabilité d'engagement, qui impose de rattacher les charges à l'exercice où elles ont été engagées, indépendamment de leur facturation ou de leur paiement.Si la facture n'est pas reçue à la clôture de l'exercice comptable en cours, une écriture d'inventaire est passée pour enregistrer la charge correspondante :
- débit : compte 60X “Achats” (montant HT) ;
- débit : compte 445860 “TVA sur Factures Non Parvenues” (montant de la TVA) ;
- crédit : compte 408 “Fournisseurs - Factures Non Parvenues” (montant TTC)
Comptes : quelle est la différence entre un 401 et un 408 ?
Le compte 401 "Fournisseurs" est utilisé pour enregistrer les dettes envers les fournisseurs une fois les factures reçues, tandis que le compte 408 "Fournisseurs - Factures Non Parvenues" sert à comptabiliser les charges liées à des factures manquantes (mais payées) à la clôture de l'exercice de l'entreprise.Lors de la réception de la facture, l'écriture comptable classique est passée, et le compte 408 est soldé au profit du compte 401 “Fournisseur”.
Prenons un exemple : vous achetez pour le compte de votre entreprise une fourniture à 1 000 € HT le 15 décembre, mais la facture arrive après la clôture de l'exercice, en janvier.
Écriture d'inventaire au 31 décembre N :
- débit : 606 “Achats” 1 000 € ;
- débit : 445860 “TVA sur FNP” 200 € ;
- crédit : 408 “Fournisseurs - FNP” 1 200 €.
Régularisation à la réception de la facture en janvier N+1 :
- débit : 408 " Fournisseurs - FNP " 1 200 € ;
- crédit : 401 " Fournisseurs " 1 200 €.
Facture perdue ou facture disparue : comment faire ?
Si votre fournisseur vous avait transmis une facture que vous avez égarée, vous pouvez le contacter pour en demander un duplicata. Cette copie doit porter la mention "Duplicata" ou une indication équivalente, attestant qu'il s'agit d'une copie conforme à l'original.
Vous ne parvenez pas à récupérer la facture manquante ? Il existe, dans ce cas, un dernier recours :
- vous conservez une copie du relevé bancaire sur lequel apparaît la date et la dépense afin de la prouver en cas de contrôle ;
- vous rédigez, en plus, une attestation sur l'honneur qui mentionne votre identité, les coordonnées de l'entreprise, le montant de la dépense et sa nature.
Quels sont les risques en cas d'absence de facture ?
Il est obligatoire de fournir une facture dans tout échange entre professionnels. Des manquements aux règles de facturation sont sanctionnés par une amende pouvant atteindre :
- 375 000 € pour les sociétés ;
- 75 000 € pour une personne physique (entreprise individuelle, dite aussi auto-entreprise).
De votre côté, si vous ne régularisez pas une facture non parvenue, vous vous exposez à un risque de redressement fiscal. La dépense pourrait également être requalifiée en avantage en nature, entraînant des conséquences non négligeables.