Connaissez-vous la différence entre une PA et une SC ? Que signifie PPF ? La réforme de la facturation électronique possède sont lots d'acronymes qui peuvent sembler obscures. Pourtant, connaître le vocabulaire de la facture électronique est essentiel pour comprendre cette réforme qui impacte toutes les entreprises, même les micro-entreprises. Voici la définition des termes essentiels à connaître.
Adresse électronique de facturation
L'adresse électronique de facturation est un identifiant propre à l'entreprise qui lui permet d'envoyer et recevoir des factures électroniques. Elle est composée du numéro SIREN/SIRET de l'entreprise et d'un code de routage. Il est possible de disposer de plusieurs adresses électroniques de facturation, avec les numéros SIRET de ses différents établissements ainsi que les identifiants des différents départements de l'entreprise.
Annuaire central national
Cet annuaire de la facturation électronique rassemble les entreprises et les entités publiques soumises à l'obligation de recevoir et/ou d'émettre des factures électroniques. Il est plus communément désigné comme " l'annuaire des entreprises et des platesformes " ou encore comme " l'annuaire central national ".
Archivage à valeur probante
L'archivage numérique probant (dit aussi archivage à valeur probante") permet de respecter les obligations de conservation des factures électroniques pendant 10 ans. Il garantit l'authenticité, l'intégrité et l'intelligibilité des documents conservés.
Certaines platesformes agréées (PA), ainsi que certains logiciels de facturation, incluent dans leurs fonctionnalités l'archivage à valeur probante.
Chorus Pro
Les entreprises qui fournissent des entités publiques (administrations et collectivités) doivent leur faire parvenir leurs factures via le portail Chorus Pro.
Dématérialisation
Dématérialiser un document papier, par exemple une facture, consiste à la scanner ou l'enregistrer au format PDF pour le conserver ou le transmettre. Une facture dématérialisée n'est pas une facture électronique au sens de la réforme.
EDI (échange de données informatisées)
L'échange de données informatisées (ou EDI) consiste en un échange de données dans un format normé entre les systèmes informatiques d'un client et de son fournisseur. Les partenaires EDI d'une entreprise effectuent les déclarations et paiements à l'administration fiscale en mode EDI.
e-invoicing
Terme désignant la facturation électronique, c'est-à-dire l'émission et l'échange de factures électroniques entre entreprises ou avec des entités publiques, via les plateformes agréées ou Chorus Pro.
e-facture
Terme désignant la facture électronique.
e-reporting
L'e-reporting, ou reporting électronique, est la transmission de données de transaction ou de paiement à l'administration fiscale via une plateforme agréée. L'obligation d'e-reporting porte sur les opérations de vente de biens et/ou de prestations de services que les entreprises assujetties à la TVA et établies en France réalisent avec des personnes non assujetties à la TVA (particuliers, associations...) et/ou avec des fournisseurs ou des clients assujettis étrangers.
L'e-reporting est obligatoire pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) à partir du 1er septembre 2026. Puis pour les micro-entreprises et PME à compter du 1er septembre 2027.
EN16931
La norme européenne EN16931 définit le modèle de données sémantiques (couche conceptuelle qui donne un sens et contextualise les données brutes dans un système d'information) indispensables en matière de facturation électronique.
Facture électronique
Pour être considérée comme une facture électronique selon la réforme, une facture doit être établie dans un nouveau format imposé par la réglementation. Ce format électronique structuré contient des données lisibles par l'ordinateur qui peuvent être extraites et exploitées par des logiciels de comptabilité des entreprises mais aussi par l'administration fiscale.
formats de facture électronique
Il existe 3 types de formats de facturation électronique conformes à la règlementation.
CII (Cross Industry Invoice)
Le format Cross Industry Invoice (CII) est un standard international de facturation, déjà utilisé depuis plusieurs années. Il contient des spécifications techniques propres. Le format CII est lisible uniquement par des logiciels.
Factur-X
Le format Factur-X est un format mixte, lisible à la fois par un ordinateur et par un utilisateur. Il comprend un PDF et un fichier électronique au format XML.
UBL (Universal Business Language)
Le format Universal Business Language (UBL) est un format standard qui permet aux entreprises d'échanger des documents en garantissant l'intégrité des données. Il est basé sur le format XML et lisible uniquement par des logiciels.
XML
XML signifie Extensible Markup Language. Ce format universel permet de définir et de stocker des données pour les partager entre systèmes informatiques. Il peut être lu par la majorité des logiciels professionnels.
Plateforme agréée (PA)
Une Plateforme Agréée (PA), anciennement appelée Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), est un outil qui permet l'envoi et la réception de factures électroniques et la transmission des données de facturation à l'administration fiscale, le tout dans le respect des nouvelles obligations de la réforme. Les PA sont immatriculées et listée par l'État ce qui garantit leur conformité.
PPF (Portail public de facturation)
Le Portail public de facturation (PPF) comprend l'Annuaire des entreprises, où sont référencées les plateformes agréées et les adresses électroniques de facturation des entreprises, et le concentrateur de données, qui transmet ces dernières à l'administration fiscale.
Solution compatible (SC)
Une Solution compatible (SC) - anciennement appelé Opérateur de dématérialisation (OD) - est un logiciel ou un service numérique en ligne qui permet de produire des factures ou des données conformes aux obligations de la réforme de la facturation électronique. Cet outil vient se connecter entre l'entreprise utilisatrice et la plateforme agréée.
Statuts de traitement
Dans une plateforme agréée, le cycle de vie d'une facture électronique suit différents statuts. Certains statuts existent par défaut. Il est possible d'en créer de nouveaux.
- " Dépôt " (facture envoyée à la plateforme mais non encore mise à disposition du client),
- " Mise à disposition " (facture reçue),
- " Prise en charge " (facture acceptée),
- " Irrecevabilité " (facture non traitée du fait d'une anomalie),
- " Approuvée " (facture traitée),
- " Rejet " (rejet dû à une anomalie liées aux données ou au format),
- " Refus ",
- " Approuvée partiellement " (une partie seulement de la facture est traitée),
- " Paiement transmis ".