Une adresse mail personnalisée est un gage de professionnalisme et un moyen efficace d'accroître la notoriété de votre entreprise à travers de simples conversations par mail. Les courriers électroniques que vous envoyez à vos clients et prospects incarnent votre entreprise.
Il est déconseillé d'utiliser une adresse générique ou attribuée par un fournisseur d'accès à Internet dans le cadre de votre activité professionnelle. L'adresse mail est le point de contact le plus couramment utilisé en entreprise vis-à-vis de la clientèle. Cet outil de communication ne doit donc pas être négligé.
Pourquoi personnaliser son adresse mail ?
Obtenir une adresse e-mail personnalisée, en tant que professionnel, présente de nombreux avantages, aussi bien en termes d'image que de visibilité.
Améliorer votre visibilité
Avec l'objet du mail, votre adresse est le premier élément que liront les destinataires de vos messages. Elle permet donc à vos interlocuteurs – clients, prospects, fournisseurs, prestataires – de se faire une idée rapide de qui vous êtes et, surtout, d'identifier immédiatement votre entreprise.
Compte tenu du nombre important de mails que peuvent recevoir certains décideurs, cette démarche est loin d'être anodine. Vos destinataires n'auront pas tous le réflexe ou la patience de se souvenir de votre nom ou d'aller chercher dans la signature de quelle entreprise le mail provient.
Un gage de professionnalisme
Une adresse mail avec un nom de domaine renvoie une image de professionnalisme et de crédibilité. Un e-mail générique peut notamment être perçu comme un signe que vous ne maîtrisez pas suffisamment les rouages du web.
Un signal qui n'inspirera pas la confiance à vos clients, fournisseurs, voire investisseurs et peut impacter directement votre business. À l'inverse, créer une adresse e-mail personnalisée, incluant votre nom de domaine, dès le lancement de votre projet représente un gage de sérieux et de professionnalisme.
Un mail sobre et unique
Plusieurs millions d'internautes utilisent des adresses de fournisseurs de mail gratuits. Aujourd'hui, il est donc devenu difficile – pour ne pas dire impossible – d'obtenir une boîte mail à l'adresse concise, constituée de votre nom et prénom. Il est alors fréquent de devoir composer avec une adresse mail complétée par des chiffres, par exemple, pierre.dubois1986@fournisseur.fr.
Non seulement, comme expliqué ci-dessus, ce type de mail ne renvoie pas une image sérieuse et professionnelle. Mais elle augmente la difficulté de mémorisation et les risques de fautes de frappe. Obtenir une adresse de messagerie avec un nom de domaine vous offre l'opportunité de posséder un mail simple, concis et sobre.
Une sécurité accrue
Une adresse mail personnalisée est également synonyme de davantage de sûreté pour votre système informatique et votre entreprise. En effet, les adresses de fournisseurs gratuits restent des cibles de choix des cyberattaques, notamment via le hacking ou le hameçonnage. Configurer une adresse mail avec un nom de domaine réduit ce genre de risques.
Toutefois, une vigilance constante est nécessaire en matière de cybersécurité, de protection des données sur tous vos appareils connectés et, plus généralement, pour sécuriser votre site internet professionnel.
1. Obtenir un nom de domaine
Une adresse mail personnalisée est accessible lorsque vous devenez propriétaire d'un nom de domaine. La procédure est extrêmement simple : il suffit de trouver un nom de domaine libre et de veiller à ce que ce dernier soit, si possible, celui de votre marque. Plusieurs sites web gratuits vous permettent d'effectuer cette vérification.
Les adresses mail sont alors gérées par votre hébergeur. Vous pouvez ainsi créer différentes boîtes mail personnalisées et les administrer pour leur accorder l'espace de stockage nécessaire.
2. Définir vos adresses mails
Personnaliser son adresse mail avec nom de domaine est, là encore, une étape relativement simple. Il suffit de configurer le préfixe au moment de sa création : ce dernier ne pouvant être modifié, il est fréquent d'intégrer le nom et/ou le prénom, notamment en fonction de la taille de l'entreprise.
Pour vous aider, voici plusieurs possibilités d'adresses mail professionnelles personnalisées :
- nom@nomdedomaine.com ;
- prenom@nomdedomaine.com ;
- prenom.nom@nomdedomaine.com ;
- initiales@nomdedomaine.com ;
- initiales.nom@nomdedomaine.com.
Au-delà des adresses mail renvoyant vers les membres de votre équipe et vous, pour plus de professionnalisme et une gestion simplifiée des mails, vous pouvez également créer des adresses orientées vers certains pôles ou services de l'entreprise :
- service@nomdedomaine.com : par exemple, rh@nomdedomaine.com ou compta@nomdedomaine.com ;
- contact@nomdedomaine.com : pour créer une boîte mail générique en entreprise ;
- info@nomdedomaine.com ;
- candidature@nomdedomaine.com, etc.
Notez qu'il n'est pas possible d'intégrer les caractères particuliers de la langue française : les accents ou la ponctuation autre que les points ne sont pas admis. Pour le reste, la créativité est tout à fait possible !
3. Synchroniser vos adresses mail avec votre service de messagerie
Si vous utilisez Google Workspace, Outlook, Thunderbird ou l'un des nombreux outils en ligne servant à gérer et synchroniser une ou plusieurs boîtes mail, vous pouvez y intégrer n'importe quel compte e-mail.
L'enregistrement de vos adresses e-mail est en effet géré depuis votre hébergement. Ce dernier leur attribue des serveurs POP, IMAP et SMTP pour gérer l'envoi et la réception de courriers électroniques. Il suffit alors de renseigner les adresses des serveurs demandés (ces adresses sont accessibles depuis votre hébergement), ainsi que votre mot de passe.
Ensuite, vous devez vous rendre dans les paramètres de votre service de messagerie – en ligne ou via une application - et ajouter une adresse mail. Lorsque celle-ci est synchronisée, vous êtes en mesure de recevoir et envoyer vos mails en utilisant votre adresse personnalisée.