12 étapes pour organiser un événement réussi

Organiser un événement professionnel réussi constitue un excellent levier dans la stratégie marketing et commerciale d'une entreprise. Que ce soit à destination de clients, de prospects, de partenaires ou de collaborateurs, ce type de rendez-vous offre de nombreux avantages :

• présenter des produits, des services, des offres commerciales comme des ventes privées, etc. ; 
• introduire un nouveau produit ou service de manière marquante, voire spectaculaire ;
• faire connaître l'entreprise et la marque ;
• renforcer la notoriété de l'entreprise ;
• démarcher de nouveaux prospects et clients, et fidéliser la clientèle existante ;
• renforcer les relations et garder le contact avec des clients, des partenaires, des professionnels de votre secteur d'activité ;
• créer de nouvelles opportunités commerciales ;
• célébrer un événement important : anniversaire de l'entreprise, levée de fonds, départ d'un cadre de la société, etc. ;
• renforcer l'esprit et la cohésion d'équipe.

Organiser un événement professionnel réussi, ça ne s'improvise pas. Pour marquer les esprits et profiter de toutes les retombées positives d'un tel rendez-vous, il est impératif de mettre en place une préparation précise.

1. Définir les objectifs

Pour bien organiser un événement, il est évidemment nécessaire de savoir ce que l'on en attend. Cette date importante peut par exemple constituer :

• la présentation ou la sortie d'un produit ;
• une rencontre avec des partenaires, des clients ;
• un séminaire professionnel ;
• une journée de team-building, etc.

Définir les objectifs et les résultats espérés reste le meilleur moyen de créer une manifestation parfaitement adaptée à vos enjeux, et de planifier précisément les étapes suivantes.

2. Prévoir un budget

Si certaines entreprises possèdent un budget événement au sein de leur budget global de l'année, il reste nécessaire de prévoir un coût pour la manifestation. Le budget prévisionnel doit être très détaillé, évidemment réaliste et inclure une petite marge de sécurité en cas de dépenses imprévues.

Parmi les éléments habituels à prendre en compte dans le budget d'un événement professionnel, on retrouve :

• la location des lieux ;
• la location du matériel : tables, chaises, écrans, enceintes, etc. ;
• le matériel de sonorisation et de projection ;
• le traiteur ;
• du personnel : hôtes et hôtesses, serveurs, etc. ;
• l'animation musicale ;
• la sécurité ;
• les assurances.

3. Fixer une date

Il convient de fixer la date de l'événement en fonction des disponibilités des principaux intervenants de la journée. Pour optimiser les chances de succès de la manifestation, choisissez le jour qui convient à la plus grande majorité de participants et d'invités.

Il est préférable de prévoir l'événement en semaine afin de ne pas interférer avec la vie privée et familiale des intervenants durant le week-end. Également, évitez de fixer une date sur les périodes de vacances ou de fêtes, notamment en fin d'année.

4. Trouver le lieu de l'événement

Le choix du lieu de l'événement est primordial : il doit répondre aux besoins et aux objectifs de la manifestation et, surtout, être adapté au nombre de participants.

Pour vous aider dans votre recherche, certaines plateformes comme Kactus, ABC Salles ou encore 20 000 lieux sont spécialisées dans la recherche de lieux pour événements professionnels.

Prévoyez la planification du lieu suffisamment tôt afin de vous assurer de la disponibilité de la salle ou de l'établissement à la date souhaitée. Vous pourrez également vérifier que les offres de services correspondent à vos attentes pour réussir cet important projet événementiel.

5. Définir un thème ou un style

La décoration du lieu joue un rôle important dans le succès d'un événement professionnel. Par exemple, si vous fêtez les 10 ans de votre entreprise, vous pouvez décorer les lieux aux couleurs de votre identité visuelle.

Pour le lancement d'un produit ou un changement d'identité visuelle de la marque, prévoyez des affiches, flyers, logos et autres objets publicitaires autour de ces nouveautés. Le thème et le style de l'événement contribuent à marquer les esprits des participants.

6. Établir la liste des participants

Autre étape importante pour organiser un événement professionnel réussi : identifier précisément les participants. D'une part, ciblez les intervenants de cette journée : un expert pour la présentation d'un sujet précis, un animateur en cas d'activités, etc.

Ensuite, établissez la liste des différents invités à convier à l'événement. N'hésitez pas à demander une confirmation suffisamment en amont pour pouvoir prévoir un lieu adapté au nombre de personnes présentes, mais aussi commander une quantité suffisante de cafés, boissons ou repas.

7. Définir un planning

Il est essentiel de définir un rétroplanning pour planifier le plus précisément possible votre événement. Une bonne organisation passe par la planification exhaustive sur plusieurs mois de toutes les tâches nécessaires tout au long du projet, de la préparation jusqu'au jour J.

Parmi toutes les différentes étapes à planifier, on retrouve notamment :

• la constitution d'une équipe en interne chargée de l'organisation ;
• la recherche de partenaires, d'intervenants, d'invités et de prestataires ;
• la planification de la communication et des outils nécessaires ;
• la production des différents éléments nécessaires pour l'événement : présentation de conférences, activités, etc. ;
• la recherche de lieux, de traiteurs, d'un groupe de musique ou d'un DJ, etc. ;
• la planification des différentes étapes administratives, légales, de sécurité ;
• la création d'une billetterie en ligne, si nécessaire.

8. Rechercher des partenaires

La recherche de partenaires ou de sponsors peut se montrer très précieuse dans la bonne organisation de l'événement, aussi bien d'un point de vue financier, que matériel et humain.

L'intervention d'experts réputés pour des débats, une table-ronde ou une conférence peut améliorer la visibilité de l'événement et contribuer à son succès et sa notoriété.

Les recherches de partenaires demandent du temps et de l'énergie. Essayez de vous rapprocher d'entreprises, d'associations ou d'organisations qui trouvent, elles aussi, en échange, des intérêts dans leur participation : visibilité, notoriété, ancrage local, etc.

9. Dresser les besoins en matériel et logistique

Vous avez trouvé le lieu et le thème, fixé la date, établi le budget et invité les participants ? Il reste encore à définir tous vos besoins matériels et logistiques pour la journée ou la soirée. Une étape obligatoire pour pouvoir passer des commandes auprès de fournisseurs et prestataires extérieurs.

Il est nécessaire de lister tous les éléments dont vous aurez besoin le jour J :

• matériel technique : micros, enceintes, écrans, projecteurs ;
• la papeterie : stylos, blocs notes, etc. ;
• les éléments de promotion : affiches, flyers, brochures, etc. ;
• les plaquettes d'identification avec les noms, fonctions, entreprises des intervenants ;
• les cadeaux promotionnels avec le logo de votre entreprise.

10. Choisir des prestataires

L'organisation d'un événement professionnel implique le choix de plusieurs prestataires, dont le nombre peut varier en fonction de la taille et de la thématique de la manifestation.

Il est généralement courant de faire appel à :

• un traiteur ou une entreprise de restauration ;
• un prestataire technique pour la gestion des sons, lumières ou réseaux Internet ;
• un prestataire chargé de faire des photos et/ou vidéos de l'événement pour les utiliser ensuite en communication post-événement ;
• un prestataire gérant la sécurité et l'accès au site.

N'hésitez pas à établir un cahier des charges avec tous vos besoins précis afin de pouvoir comparer les offres et tarifs de chaque entreprise.

11. Élaborer le programme de l'événement

Vous devez mettre à jour un programme clair de votre événement afin d'informer tous les participants du déroulement de la journée :

• heures et salles des différentes conférences ou interventions ;
• détails des ateliers ou des activités de groupe ;
• heures des pauses et des repas.

Pour plus de précision, n'hésitez pas à mettre brièvement en avant une description rapide des conférences et les noms des intervenants.

12. Communiquer et diffuser l'événement

Une bonne communication reste essentielle pour promouvoir un événement professionnel. N'hésitez pas à utiliser supports et outils de marketing et communication pour offrir de la visibilité à la manifestation :

• Un site web dédié ou une page sur votre site professionnel : les visiteurs pourront y retrouver toutes les informations essentielles, la billetterie ou un formulaire d'inscription.
• Les réseaux sociaux : communiquez sur le réseau social le plus adapté à votre cible. Pour cela, il peut être judicieux de faire appel à un ou des influenceurs. Au-delà des informations et d'un visuel attractif, pensez à inclure votre logo ainsi que l'URL de la page de l'événement.
• Une newsletter : grâce à une campagne emailing ciblée, vous pouvez facilement communiquer sur l'événement.
• Les invitations : envoyez un "Save the date" par mail ou par courrier suffisamment en avance pour que vos invités puissent réserver ce jour. Envoyez un rappel de l'événement, par mail, quelques temps avant, en apportant de nouveaux détails sur le déroulé de la journée et/ou de la soirée.

C'est le grand jour ! Mais, même si votre événement a été parfaitement organisé, il faut rester vigilant le jour J. 

Tout d'abord, attention à la ponctualité. Respectez les horaires prévus par le planning : vous serez plus serein au moment de gérer les inévitables imprévus ainsi que les demandes spontanées sur place.

Également, fournissez une liste des responsabilités de chaque membre de l'équipe d'organisation. Une manière d'être efficace et de ne pas perdre de temps. Chacun sait ce qu'il doit faire et vers qui il doit se tourner en cas de demandes spécifiques.

Enfin, assurez-vous de prévoir un moyen de communication efficace entre les membres de l'équipe. Vous pouvez équiper vos collaborateurs de talkie-walkies ou utiliser un système de messagerie collaborative comme Slack.

Votre événement est désormais passé mais il reste encore quelques actions à mener pour tirer bénéfice de ce moment.

Faire un bilan de l'événement

Une fois l'événement terminé, organisez un débriefing avec vos équipes. En vous basant sur vos objectifs et vos attentes, faites le bilan des résultats obtenus, des retours des participants, des réussites mais aussi des possibles ratés.

Tous ces éléments, positifs comme négatifs, vous seront très utiles. Grâce à ces enseignements, vous aurez une base pour les prochains événements à organiser : vous gagnerez du temps et pourrez améliorer certains aspects.

Remercier les participants

À l'issue de l'événement, il est d'usage de prendre le temps de remercier les participants, les intervenants, les prestataires et, bien évidemment, votre équipe d'organisation pour le travail accompli.

Également, pensez à payer les prestataires, les fournisseurs, voire les intervenants, dans un délai raisonnable, en fonction des contrats établis au préalable.

Diffuser les images de l'événement

Si vous avez filmé les conférences et réalisé des photos tout au long de l'événement, il peut être intéressant de diffuser toutes ces images sur vos réseaux sociaux et sur votre site web, dans un article de blog, par exemple.

Une occasion de remercier à nouveau les personnes présentes, de mettre en avant votre réussite, de faire parler de votre entreprise, mais aussi de partager les conférences importantes avec les personnes absentes. De quoi motiver davantage de monde à s'inscrire à votre prochain événement professionnel.