Le développement des outils numériques et l’amélioration des infrastructures web ont permis aux TPE et PME d’adopter des solutions collaboratives. Cloud, serveur privé… les différentes options de stockage pour entreprise présentent chacune des avantages et des inconvénients en fonction de vos besoins. Quelques explications pour vous aider à y voir plus clair.

Le collaboratif, au cœur de la digitalisation des entreprises

En entreprise, les solutions de travail en équipe sont désormais essentielles pour optimiser les performances des effectifs. Elles permettent de fluidifier la communication entre les collaborateurs.

Dans un contexte où les flux d’informations à gérer sont toujours plus grands et complexifient la gestion de projets, il devient indispensable de pouvoir rassembler dans un endroit unique et accessible par tous l’ensemble des données de l’entreprise. Ce besoin est également accentué par la mobilité accrue des professionnels, qui doivent pouvoir accéder à leurs documents en déplacement, que ce soit depuis un smartphone, une tablette ou un ordinateur portable. Pour toutes ces raisons, intégrer un outil collaboratif d’entreprise permet de simplifier les processus et de gagner en efficacité. D’autant plus que les coûts liés à ces espaces de stockage sont aujourd’hui raisonnables, les rendant de ce fait accessibles aux TPE et aux PME, au même titre qu’aux grandes structures.

Comment les outils numériques simplifient-ils le travail en équipe à distance ?

Les outils numériques de travail en équipe centralisent tous les documents de l’entreprise au même endroit. Ils offrent ainsi aux collaborateurs la possibilité de travailler sur des fichiers communs mis à jour en temps réel. Ils ont également accès au partage des informations et aux historiques des modifications effectuées, pour un véritable confort de travail. Tout cela permet d’optimiser la coordination des effectifs, ou qu’ils se trouvent, tout en restreignant les risques de confusion entre plusieurs versions d’un même document.

Enfin, les outils numériques de travail en équipe simplifient le travail en mobilité. Un atout de taille à l’heure ou le smartphone et les équipements mobiles permettent de travailler depuis n’importe quel endroit équipé d’une connexion internet. Il est alors possible d’accéder aux fichiers de l’entreprise synchronisés automatiquement.

Cloud computing, intégration en interne ou cloud hybride ?

Si le recours à un outil collaboratif semble une évidence, encore faut-il s’y retrouver au milieu des nombreuses offres existantes pour savoir vers quel cloud se tourner. Il existe trois solutions principales d’espace de stockage : le cloud privé, le cloud public et le cloud hybride. Votre choix doit dépendre de votre stratégie de traitement des données.

Quels sont les points forts du cloud public ?

Le cloud public est une solution de stockage en ligne très facile à mettre en place et particulièrement adaptée aux TPE et aux PME. Un cloud est un espace en ligne partagé, dans lequel il est possible de stocker tout type de documents. Les données sont accessibles dès lors que le collaborateur dispose d’une connexion internet. Cette solution est entièrement externalisée et ne demande donc aucun investissement supplémentaire en termes d’infrastructures pour l’entreprise.

De plus, aucune expertise technique n’est requise dans la mesure où le déploiement est totalement pris en charge par le fournisseur de service cloud. Un argument de poids pour les TPE et les PME qui ne disposent pas forcément de compétences digitales approfondies en interne. Bien entendu, il existe de nombreux prestataires disponibles et il convient de bien se renseigner afin de faire le choix le plus adapté aux besoins de votre entreprise. Faites également bien attention à vous informer sur les conditions de sécurisation des informations échangées, ceci afin de limiter les risques de pertes de données.

Quels sont les atouts de l’internalisation ?

Les entreprises qui souhaitent avoir la main et le pouvoir de gestion sur leurs outils numériques de travail en équipe doivent privilégier le cloud privé en local. Cette option consiste à créer un environnement sur mesure pour s’adapter aux besoins très spécifiques de certaines applications métiers. Outre la personnalisation, l’autre avantage du cloud privé concerne la sécurité, avec une protection totale des données. Comme les échanges se déroulent via des serveurs propres à l’entreprise, leur confidentialité est assurée. Toutefois, cette option implique de réaliser des investissements importants :

  • Ressources matérielles
  • Ressources logicielles
  • Montée en compétence technique du pôle informatique

De ce fait, l’intégration en local des outils numériques collaboratifs est généralement réservée aux grandes entreprises, ou aux petites entreprises qui souhaitent investir pour mettre la stratégie digitale au cœur de leur développement.

Le cloud hybride : allier flexibilité et puissance

Le déploiement du cloud public ou l’internalisation des infrastructures sont deux solutions qui présentent chacune des avantages et des inconvénients. Il existe une autre possibilité, qui mixe ces deux systèmes et qui est particulièrement intéressante pour les petites entreprises qui n’ont pas les moyens nécessaires pour déployer un serveur d’entreprise privé. L’alternative consiste à recourir au cloud privé hébergé auprès d’un prestataire de confiance qui dispose déjà du savoir-faire nécessaire. On parle alors de cloud hybride. Le cloud hybride présente une capacité de sécurité indéniable. Cet outil permet aussi d’allier le meilleur du cloud privé en termes de flexibilité et d’organisation avec la puissance du cloud public.

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Auteur Valérie Ramarozatovo - création le : 17.01.2019