Le suivi des collaborateurs revêt différents aspects à l’heure du travail à distance, du RGPD aux vols de données par des collaborateurs. Plutôt que de le vivre comme une contrainte, le micro-entrepreneur aura intérêt à en prendre les rênes pour en exploiter la valeur ajoutée que cela représente pour son activité et pour ses collaborateurs. 

Les technologies à portée de main

Les outils de collaboration sont un moyen efficace de suivre ses collaborateurs. Il est souvent question de permettre aux équipes d’être plus productives avec des outils visant à optimiser la collaboration.
 
En termes de popularité, Slack arrive en pole position en la matière, véritable couteau suisse de la collaboration numérique grâce à ses nombreuses intégrations d’outils tiers.
 
Mais, l’aspect collaboration est aussi l’apanage de nombreux autres outils de communication ou de gestion de projet, tels que Invision, Asana, Trello, Yammer, Teams, Chanty, Mailbird, Miro, TextMagic, Flock, Crew, Mural, Concept Inbox, Cage, Zeplin, Red Pen, GoVisually, Logo Maker, Xtensio, Google Docs, Bit.ai, Hightail, Toggle Plan, Podio, Freshconnect, GoToMeeting, Basecamp, Zoho Projects, GitHub, Gitlab…
 
Des outils numériques destinés à la déclaration du temps de travail, tels que So’Horsys et Chronos, sont aussi essentiels pour se conformer à la législation et permettre aux collaborateurs de ne pas foncer droit dans une situation de burnout.

Optimiser le travail à distance

C’est une des découvertes réalisées durant et après le confinement lié à la pandémie de COVID-19 : le télétravail n’est pas l’affreux épouvantail que certains managers avaient en tête.

Il permet bien au contraire de réinventer les interactions entre collaborateurs et managers.
 
Au cœur de ce new deal, on trouve l’aspect confiance. Qu’il soit imposé ou non, il permet d’assurer la continuité d’activité, tout en protégeant les salariés.
 
Au-delà des plages horaires de travail, qui sont définis à la fois par l’accord collectif de mise en place du travail à distance et le contrat de travail, le micro-entrepreneur devra veiller à ne pas contacter ses collaborateurs en dehors de plages horaires définies. Il en va de la séparation nécessaire pour ces derniers de la vie professionnelle et de la vie privée.
 
Par ailleurs, l’article L. 1222-9 du Code du Travail définit comme accident de travail tout accident qui aura lieu durant les plages horaires définies.

La collaboration devra donc être portée aux nues afin d’optimiser le temps de travail. Le suivi des projets, la gestion des tâches et du temps de travail devront donc être renseignés en temps réel par les collaborateurs pour permettre au manager d’avoir une image précise de l’avancement du travail.

On en revient aux différents outils numériques qui permettent d’installer ce rapport ténu, que ce soit à distance ou dans des locaux, entre les différents collaborateurs et le manager.

Le RGPD en embuscade

Il est fréquent que des collaborateurs, pour les besoins de leur tâche, soient amenés à collecter et à traiter des données dites à caractère personnel. Celles-ci peuvent porter sur des clients ou encore d’autres collaborateurs ou des prospects, des prestataires, des fournisseurs…
 
Sont concernés des services tels que la paye, les ressources humaines, les achats ou encore le marketing.
 
C’est alors à un véritable défi auquel le micro-entrepreneur ou encore la PME sont confrontés car, dès lors que l’on parle de données personnelles au sein de l’Union Européenne, il est question du RGPD (règlement général sur la protection des données) et de la LIL (Loi informatique et Libertés).
 
Le RGPD vise à renforcer et à unifier la protection des données pour tous les individus au sein de l’UE, quand les données sont, elles, protégées par la LIL.

A ce titre, l’organisation devra tenir un registre interne des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre.    

L’employeur souhaitera donc d’un côté contrôler l’activité de ses employés, chose grandement facilitée par les nouvelles technologies et permise par le code du travail. Mais, de l’autre, il devra scrupuleusement veiller à être conforme au RGPD. Il en va du droit au respect de leur vie privée et à la protection de leurs données personnelles.

Tiraillé entre ces deux aspects, l’employeur aura toutefois intérêt à jouer la carte de la confiance. Comment ? En renforçant ce lien grâce à la protection des données personnelles et à la transparence quant aux mesures de surveillance mises en œuvre.

Pour rappel, sont concernées par le RGPD toutes les organisations, quelle que soit leur taille ou forme juridique, pourvu qu’elles traitent des données personnelles de résidents de l’UE.

Guide de sensibilisation au RGPD pour les petites et moyennes entreprises

Se prémunir des vols de données

On parle souvent de cyber hacking ou de risques informatiques pour le vol de données informatiques. Qu’un hacker s’immisce dans le système informatique est le véritable cauchemar des services informatiques.

Mais, la menace est souvent bien plus proche puisque la plupart des vols de données informatiques sont dus à des collaborateurs situés au sein de l’organisation. Qu’ils soient munis d’une simple clef USB, d’un hdd externe ou encore d’un casier numérique dans le cloud, le phénomène existe bel et bien. Les motivations peuvent être très variées, qu’il s’agisse d’une volonté de vengeance ou bien du souhait de monter sa propre activité.

Il peut également se faire au gré du mot de passe d’un ancien collègue ou bien d’une connexion au réseau de son ex-employeur après l’avoir quitté. Il peut aussi faire suite à une externalisation d’analyse de portefeuille clients ou bien de routage de campagnes marketing.  

La menace est toujours prégnante et peut avoir des répercussions catastrophiques sur l’activité de l’organisation.

L’employeur et l’ex-collaborateur doivent garder à l’esprit que juridiquement les données appartiennent à la personne morale, l’entreprise, et non à la personne physique, le salarié.

Même s’il s’agit du fruit de leur travail, les données recueillies relèvent en effet d’un temps de travail rémunéré. Les données appartiennent donc à l’employeur qu’il s’agisse de brevets mis au point par le salarié ou de bases de données clients créés par celui-ci.

L’employeur pourra donc brandir le spectre de la loi (article L 1227-1) qui prévoit que tout salarié est tenu au « secret de fabrique, sous peine d’une amende de 30 000 € et d’un emprisonnement de 2 ans ».

Par ailleurs, elle dispose d'outils juridiques tels que la clause de non-concurrence, strictement réglementée, permettant de limiter la liberté qu’à un salarié de partir pour la concurrence.
 
Même si le cadre juridique est clair, l’insertion dans le contrat de travail d'une clause licite de non-concurrence permettra de se protéger ultérieurement d’une potentielle exploitation future de son fichier clients au profit de concurrents.
 
Les données sont une véritable mine d’or. Et, à, ce titre, l’employeur aura intérêt à prendre les mesures empêchant les vols de données. Il peut s’agir de désactiver les ports USB des ordinateurs des collaborateurs, de changer régulièrement les mots de passe, de restreindre les accès aux données uniquement nécessaires aux collaborateurs, de limiter l’accès à internet et à le monitorer également. Le tout devra toutefois être en accord avec le RGPD.

Le suivi des activités des collaborateurs est essentiel pour l’activité d’une organisation, du micro-entrepreneur au grand compte. Toutefois, elle doit s’inscrire dans un cercle vertueux pour les deux parties : l’employeur et le collaborateur.  

Initié dans une volonté de renforcer la confiance, avec la notion de transparence, il doit permettre de bonifier le temps de travail, l’avancement des projets et le cloisonnement de la vie privée. L’arsenal de nouvelles technologies existant permet de s’inscrire dans une telle logique.

 
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