Intégrer un nouveau salarié : la checklist

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Rédaction d’un livret d’accueil, désignation d’un tuteur, communication auprès des salariés… : toutes les actions à mettre en place pour réussir le processus d’accueil et d’intégration des nouveaux collaborateurs (aussi appelé « onboarding »).

Intégrer un nouveau salarié : la checklist

L’arrivée de votre nouveau collaborateur est confirmée : le compte à rebours est lancé ! Pour réussir son intégration, voici la liste des actions à mettre en place bien avant sa prise de poste.

Le parcours d’intégration des salariés, aussi appelé « onboarding », représente un enjeu important.  Il ne s’agit pas seulement de bien les former pour leur permettre d’être rapidement opérationnels. La réussite de cette phase d’intégration contribue aussi à limiter le sentiment de déception et les démissions prématurées. C’est pourquoi il est recommandé de bien réfléchir en amont à votre processus d’accueil et d’intégration des nouveaux salariés.

Etape 1 : maintenez le lien avec votre futur collaborateur

Une fois l’offre d’embauche acceptée, votre futur collaborateur pourrait être inquiet de ne plus avoir de nouvelle, surtout si la prise de poste intervient dans un délai de plusieurs semaines ou mois.

Vous devez entretenir le premier lien qui a pu se créer tout au long des entretiens de recrutement et installer les bases d’une future relation de confiance : 

-    tenez votre salarié au courant de l’avancée des procédures (envoi de la promesse d’embauche, rédaction du contrat de travail…) ;   
-    répondez toujours et le plus rapidement possible aux questions qu’il pourrait vous poser ;   
-    quelques jours avant son arrivée, envoyez-lui un e-mail de bienvenue afin qu’il se sente attendu. C’est aussi l’occasion de lui indiquer toutes les informations utiles qui limiteront le stress du premier jour : son heure d’arrivée, la personne qui l’accueillera si ce ne peut être vous, les conditions d’accès aux locaux (parking, digicode…), le programme des premiers jours…

Etape 2 : préparez l’espace de travail et les équipements du nouvel arrivant

D’un point de vue logistique, l’arrivée d’un nouveau salarié peut impacter l’organisation de vos locaux. Certains travaux ou achats peuvent s’avérer nécessaires et doivent être anticipés :
-    où va s’installer votre nouvelle recrue ?  
-    faut-il réaménager les espaces de travail ?
-    disposez-vous du bon mobilier (bureau, chaise, armoire…) ?
Il convient de faire l’inventaire du matériel indispensable à votre collaborateur pour exercer ses missions, et cela dès le premier jour :  
-    en termes de bureautique, aura-t-il besoin d’équipements informatiques (ordinateur, écran, souris…), d’un poste de téléphone fixe et/ou d’un smartphone professionnel ? Listez les logiciels à installer et les serveurs à configurer sur son poste de travail. Si nécessaire, n’oubliez pas de lui créer une adresse e-mail et de lui attribuer une ligne de téléphone ;
-    selon la nature du poste occupé et les risques auxquels votre salarié est exposé (travail sur un chantier, au sein d’un atelier…), des équipements de protection individuelle (EPI) peuvent être obligatoires. Assurez-vous d’être en mesure de les lui remettre à son arrivée. Le cas échéant, pensez aux uniformes ou aux vêtements de travail à fournir.

Enfin, vous pouvez d’ores et déjà régler les détails pratiques comme la création du badge d’entrée si vous en avez un, la mise à disposition d’un vestiaire, l’attribution d’une place de parking…

Etape 3 : rédigez le livret d’accueil des nouveaux salariés

C’est un document généralement remis au salarié lors de son arrivée : le livret d’accueil donne toutes les clés pour bien comprendre votre entreprise, appréhender son fonctionnement et prendre ses marques. Bien conçu, il peut devenir un guide de référence qui accompagnera votre nouvelle recrue au cours des premiers mois.

Quelques idées d’informations à y faire figurer :

-    l’histoire de votre entreprise, sa culture et ses valeurs ;
-    une présentation de vos principaux produits et services ;
-    un organigramme, voire un trombinoscope selon le nombre de vos salariés ;
-    un plan des locaux ;  
-    les règles de fonctionnement : obligation de badger, horaires de travail, procédure pour déposer des demandes de congés… ;
-    la vie au sein de l’entreprise : modalités de restauration, connexion au réseau wifi… ;
-    le règlement intérieur ;  
-    les contacts pour toutes questions RH, informatiques…

Etape 4 : préparez vos équipes à accueillir votre nouveau collaborateur

Dans une démarche d’onboarding, il est important de préparer vos salariés à l’arrivée de ce nouveau collaborateur :

-    prévenez le plus grand nombre de sa date de prise de fonction et de ses missions, par le biais d’un e-mail ou à l’occasion de réunions de service par exemple. Plus vite votre recrue sera identifiée, plus vite les collaborations au sein de l’entreprise se mettront en place ;   
-    accordez une attention particulière à ses collègues directs : pour éviter toute tension ou inquiétude, prenez le temps de bien préciser le périmètre des tâches confiées au nouvel arrivant et la manière dont chacun sera amené à travailler avec lui. En vue d’aider à briser la glace le premier jour, pourquoi ne pas présenter aussi le parcours de leur futur collègue et souligner des centres d’intérêts communs qu’ils pourraient avoir ?

Etape 5 : désignez un référent, interlocuteur clé aux cours des premiers mois

Vous pouvez désigner un référent dont le rôle sera d’être présent aux côtés du collaborateur au cours des premiers mois. Il devra se montrer présent pour répondre à toutes les questions que le nouvel arrivant pourrait avoir :

-    d’un point de vue professionnel, concernant son poste, la transmission du savoir-faire, l’utilisation des outils, le fonctionnement de l’entreprise et de ses services… ;
-    mais aussi d’un point de vue plus informel, en l’aidant à se socialiser avec le reste des salariés, en explicitant le jargon utilisé en interne…
Attention à désigner le bon guide pour votre nouvel arrivant ! Si possible, choisissez quelqu’un de volontaire, qui saura faire preuve de disponibilité, de patience et de pédagogie.

Etape 6 : soignez l’accueil de votre nouveau collaborateur le jour J

Les premiers jours dans une entreprise peuvent être des moments particulièrement anxiogènes. Mais vous pouvez aider votre collaborateur à prendre ses marques :

-    soyez présent pour l’accueillir à son arrivée et accompagnez-le jusqu’à son poste de travail (que vous aurez veillé à rendre le plus accueillant possible !) ;
-    remettez-lui un sac de bienvenue, qui peut contenir des goodies, le livret d’accueil… ;
-    organisez un moment de convivialité avec le reste de l’équipe, sous la forme d’un petit déjeuner ou d’un déjeuner de bienvenue. Toutes les occasions sont bonnes pour encourager les échanges informels parmi les membres de l’équipe ;   
-    faites visiter les locaux. Profitez-en pour présenter le nouvel arrivant à l’ensemble des services ;
-    faites un premier point avec votre salarié : prenez le temps de lui rappeler le fonctionnement du service et le rôle de chacun. Présentez-lui les tâches attendues ces premiers jours. Donnez-lui de la visibilité en lui exposant les projets en cours. Faites le tour des fichiers de travail et autres outils collaboratifs utilisés par les membres de l’équipe… Le cas échéant, formez-le aux règles de sécurité sur le lieu de travail ;
-    Vérifiez ensemble que tous ses équipements (informatiques…) fonctionnent bien ;
-    Prévoyez du temps pour régler les questions administratives (signature du contrat de travail, mutuelle…). Indiquez-lui la personne à contacter pour toutes questions.

Etape 7 : accompagnez votre collaborateur tout au long des premières semaines

Votre nouveau collaborateur va devoir assimiler beaucoup d’informations. Pour réussir cette phase de l’onboarding : 

-    Dispensez de vraies formations pour chacun des logiciels, outils et machines utilisées. Rassemblez également tous les tutoriels et guides de prise en main associés ;
-    Mettez-lui à disposition tous les documents décrivant vos process et l’annuaire des salariés ;  
-    Mettez en place un circuit d’intégration : organisez des rendez-vous avec les différents services, pour que chacun puisse faire connaissance, présenter son activité et son métier, préciser les modes de collaboration future… ;
-    Pendant les réunions de service, mettez-vous à la place de votre collaborateur qui découvre vos projets en cours. Dans la mesure du possible, essayez de rappeler le contexte et les objectifs pour l’aider à s’approprier vos enjeux.

Même si vous avez désigné un référent, vous devez absolument rester présent pour votre collaborateur et prévoir des points réguliers, au moins pendant la période d’essai. Ces rencontres doivent permettre d’échanger de manière constructive, de vérifier que vous êtes bien en accord sur la nature des missions réalisées et de rectifier le tir sans tarder en cas de difficultés, aussi bien de sa part que de la vôtre.

Enfin, il peut être intéressant de demander à votre collaborateur de rédiger un rapport d’étonnement. L’occasion pour vous d’améliorer en permanence votre parcours d’intégration et d’accueillir ainsi toujours mieux vos nouveaux salariés.

 
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