La mise en place d’une complémentaire santé au sein de l’entreprise impose, pour l’employeur, de suivre certaines règles en termes de panier de soins, de financement… Mais au-delà des aspects contraignants, vous pouvez choisir de faire de ce dispositif une opportunité : proposer une bonne mutuelle est un plus dans un processus.
Le principe est simple : quel que soit l’effectif de votre entreprise, vous avez l’obligation depuis le 1er janvier 2016 de souscrire une couverture « frais de santé » (également appelée mutuelle d’entreprise ou complémentaire santé) au profit de vos salariés. Ce dispositif permet de renforcer la protection de base offerte par la Sécurité sociale, le plus souvent insuffisante.
Cette complémentaire santé est collective : elle doit bénéficier à tous les salariés de l’entreprise, y compris les apprentis. Sachant qu’il est possible d’étendre cette couverture aux ayants droit (conjoints et enfants) si vous le souhaitez.
Plusieurs choses sont également bonnes à savoir sur la complémentaire santé :
- Les salariés en arrêt maladie doivent continuer de bénéficier de la mutuelle d’entreprise
- En revanche, sauf si cela est prévu dans le contrat de complémentaire santé, vous n’êtes pas obligé de maintenir une couverture pour ceux dont le contrat de travail est suspendu sans indemnisation (comme pour un congé parental par exemple)
- Un salarié qui quitte votre entreprise peut bénéficier de la « portabilité », c’est-à-dire qu’il conserve la complémentaire santé de votre entreprise. Des conditions doivent toutefois être remplies :
- il a adhéré à la mutuelle de l’entreprise lorsqu’il était en poste
- il n’est pas licencié pour faute lourde
- il bénéficie de l’assurance chômage (suite à une rupture conventionnelle par exemple)
Le salarié en question ne verse aucune cotisation. Le coût étant réparti sur l’ensemble des salariés de l’entreprise.
Bien que la mutuelle d’entreprise soit obligatoire pour les salariés, certaines dispenses d’adhésion sont prévues (de plein droit ou si l’acte instaurant la complémentaire frais de santé dans l’entreprise le prévoit).
Par exemple, votre salarié peut refuser votre complémentaire santé si et seulement si :
- il a déjà une complémentaire individuelle. La dispense valant alors jusqu’à l’échéance du contrat individuel
- il dispose déjà d’une mutuelle collective en tant qu’ayant droit
- il est en CDD et bénéficie d’une couverture collective inférieure à 3 mois, tout en justifiant par ailleurs d’une complémentaire santé individuelle avec des garanties au moins égales à celles du panier de soins minimum
- il est à temps très partiel ou est apprenti, et sa cotisation représente au moins 10% de son salaire…
Si un salarié ne souhaite pas souscrire à la complémentaire santé de l’entreprise, il lui revient de vous en faire la demande. Mais alors soyez vigilant ! Vous devez, chaque année, être en mesure de justifier de cette dispense sous peine de redressement Urssaf.
Enfin, vous noterez qu’un accord de branche ou d’entreprise peut prévoir un « versement santé » pour vos salariés en contrats courts (CDD et intérim de 3 mois ou moins) ou à temps partiel (jusqu’à 15h par semaine). Il s’agit d’une aide financière versée directement au salarié, en remplacement de la contribution que vous auriez dû assumer pour la couverture collective et obligatoire.
Vous devez proposer à vos salariés certaines garanties minimales définies par la loi. C’est ce qu’on appelle « le panier de soins ». Il comprend :
- l’intégralité du ticket modérateur sur les actes, consultations, médicaments et prestations remboursables par la Sécurité sociale (sauf exceptions)
- la totalité du forfait journalier hospitalier
- les dépenses de certains frais dentaires, à hauteur de 125% minimum du tarif conventionnel
- certaines dépenses de frais d’optique
Au-delà de ces garanties minimales, vous pouvez bien sûr décider de proposer une couverture plus étendue (tiers payant, assistance à domicile…) et/ou ajustée en fonction des familles de métiers présentes au sein de votre entreprise (technicien, cadre, ouvrier…).
Vous devez financer au moins 50% du prix des cotisations, mais vous pouvez aller jusqu’à 100% si vous le souhaitez. Le cas échéant, le reste est à la charge du salarié.
Par ailleurs, vos contributions au financement de cette complémentaire santé sont déductibles du résultat de l’entreprise. Elles sont aussi exonérées de cotisations sociales (dans certaines limites). Deux conditions pour bénéficier de ce régime fiscal et social avantageux :
1. la mutuelle mise en place répond au cahier des charges des contrats solidaires et responsables
2. le régime mis en place est collectif et obligatoire pour tous les salariés
Toutefois, ces contributions patronales restent assujetties à :
- la CSG-CRDS ;
- au forfait social au taux réduit de 8%, sauf pour les employeurs de moins de 11 salariés.
Consultez tout d’abord votre convention collective ou accord de branche applicable dans votre entreprise : ils peuvent imposer des modalités de mise en place pour la complémentaire santé.
Si rien n’est prévu, vous pouvez négocier un accord au sein de votre entreprise. En cas d’échec ou si votre entreprise n’est pas dotée d’un délégué syndical, il est possible, en tant qu’employeur, de mettre en place la mutuelle d’entreprise par une décision unilatérale (DUE).
Concernant le choix de l’assureur, vous êtes libre de prendre celui qui vous convient.
Avant de vous lancer dans cette démarche, il est important d’évaluer vos besoins :
- quel est le profil de vos salariés (situation familiale, niveau de revenus…) ?
- quels postes exercent-ils (type d’activité et risques auxquels ils peuvent être exposés…) ?
Le coût d’une complémentaire santé dépend de plusieurs paramètres : l’assureur, le lieu d’implantation de votre entreprise, l’âge moyen des salariés…
N’hésitez pas à demander plusieurs devis, à comparer les offres et à négocier ! Soyez particulièrement attentif aux garanties proposées, et particulièrement à la prise en charge des frais de santé mal remboursés par la Sécurité sociale.
Veillez aussi à la qualité du service client. Si vous souhaitez changer d’assureur, sachez que depuis le 1er décembre 2020, il n’est plus nécessaire d’attendre la date d’échéance du contrat. Si celui-ci a été souscrit depuis au moins un an, il est possible de le résilier à tout moment, et cela sans frais ni pénalité. C’est ensuite votre nouvel organisme qui se chargera d’accomplir les démarches de résiliation auprès de votre ancien assureur.
Vous informerez vos salariés de leur couverture santé en leur remettant la notice d’information établie par l’assureur.
Sachant que les organismes se sont engagés à rédiger des documents le plus lisible possible autour des 5 postes de remboursement principaux :
1. hospitalisation ;
2. dentaire ;
3. optique ;
4. soins courants ;
5. aides auditives.
Des informations chiffrées permettent aussi de simuler la prise en charge des frais de santé les plus courants.
En cas d’évolution de la mutuelle d’entreprise et plus particulièrement de diminution des garanties, vous devez prévenir vos salariés au plus tôt, avant la mise en place du nouveau contrat. Il est conseillé de respecter un délai suffisamment long, cela pour éviter que vos salariés n’engagent des soins en se référant aux anciens barèmes de remboursement.